Identificación de los coordinadores de un programa de doctorado entre los cursos 2003-2010

Resolución 833/2025, de 5 de junio

Resumen: Sobre la reclamación de la identificación de los coordinadores de un doctorado realizado en un período determinado que es información pública, la Universidad ha consultado el archivo y no ha encontrado el nombramiento de los coordinadores demandados y, aparentemente, podría dar lugar a considerar que se informa de que no se dispone de la información demandada. No obstante, esta Comisión precisa que no disponer de los nombramientos de los coordinadores de los cursos demandados no debe impedir que, mediante otros procedimientos de búsqueda, como actas de calificación de los cursos mencionados y otros documentos de docencia, los servicios de la Universidad puedan informar sobre las personas encargadas de esta responsabilidad académica. Es por ello que se reconoce el derecho de acceso a esta información.

ANTECEDENTES

El 26 de marzo de 2025 entra en la GAIP la reclamación 470/25 presentada en relación con la solicitud de acceso a la información pública (SAIP) indicada en el antecedente siguiente, de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP).

El 24 de febrero de 2025 la persona reclamante presentó una solicitud de acceso a la información pública a la Universidad Autónoma de Barcelona en los siguientes términos:

"Solicito acceso a la información sobre: - La relación de coordinadores del Programa de doctorado en Ciencias y técnicas de estudio y de conservación del patrimonio bibliográfico y documental de esta Universidad Autónoma de Barcelona, desde el curso 2003-2004 al 2009-2010 (ambos incluidos)."

El 3 de abril de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

El 3 de abril de 2025 la GAIP comunica la Reclamación a la Universidad y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación.

El 16 de mayo de 2025 la GAIP recibe de la Universidad un informe de la Oficina de Coordinación Institucional que, tras exponer las vicisitudes que han dado lugar a la falta de respuesta a la petición de información formulada por el reclamante, manifiesta lo siguiente:

"En cuanto a la información solicitada por el interesado "La relación de coordinadores del Programa de doctorado en Ciencias y técnicas de estudio y de conservación del patrimonio bibliográfico y documental de esta Universidad Autónoma de Barcelona, desde el curso 2003-2004 al 2009-2010 (ambos incluidos)", debe tenerse en cuenta que, aun no existiendo ningún impedimento para entregarla, se han revisado los archivos correspondientes a los nombramientos de cargos académicos para los años solicitados y no se ha encontrado ningún nombramiento de coordinador del Programa de doctorado en Ciencias y técnicas de estudio y de conservación del patrimonio bibliográfico y documental."

El 19 de mayo de 2025 la GAIP traslada la respuesta de la Universidad al reclamante para su conocimiento.

El 22 de mayo de 2025 la GAIP recibe alegaciones de la persona reclamante que manifiesta su disconformidad sobre las explicaciones de las actuaciones realizadas sobre la instancia genérica, plazo de respuesta y respecto a la información solicitada sobre "relación de coordinadores del Programa de doctorado en Ciencias y técnicas de estudio y de conservación del patrimonio bibliográfico y documental de esta Universidad Autónoma de Barcelona, desde el curso 2003-2004 al 2009-2010 (ambos incluidos)", considerando que:

"Esta respuesta no resuelve mi petición. Es un hecho, acreditado, que la UAB tenía un programa de doctorado en Ciencias y técnicas de estudio y de conservación del patrimonio bibliográfico y documental de esta Universidad Autónoma de Barcelona, desde el curso 2003-2004 al 2009-2010. Si hay un programa de doctorado, tiene que haber un coordinador del mismo. Así lo exige el vigente art. 8.4 del Real Decreto 99/2011, de 28 de enero, por el que se regulan las enseñanzas oficiales de doctorado y así se realizaba anteriormente, donde todos los programas de doctorado tenían uno o diversos coordinadores. Independientemente de que existiera un nombramiento expreso, mi petición se formula para conocer quién ejercía las funciones de coordinador del respectivo programa de doctorado.

Solo quiero dejar anotado que el respectivo programa de doctorado de la UAB se ofertaba con indicación de uno o diversos coordinadores. En definitiva, me consta que estos programas tenían uno o diversos coordinadores durante los años solicitados." Finaliza con una referencia al régimen sancionador previsto en la LTAIPBG sobre la ocultación o impedimento en el acceso o conocimiento de la información pública."

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c de la LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 de la LTAIPBG, ya sea a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 de la LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, estableciendo que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 de la LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Sobre la estimación del derecho de acceso a la información pública

La información solicitada y reclamada —identificación de coordinadores de un doctorado realizado en un período determinado— es información pública de acuerdo con lo que establece el artículo 2.b de la LTAIPBG, ya que es "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". Debe tenerse en cuenta que el artículo 53.1 de la DTAIP incluye "cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones".

La Universidad reclamada es un sujeto que se incluye dentro del ámbito de aplicación subjetiva previsto en el artículo 3 de la LTAIPBG.

El reclamante hace uso del derecho reconocido en los artículos 18.1 y 20.1 de la LTAIPBG. Sobre los posibles límites previstos en el artículo 21 de la LTAIPBG que determinen la denegación o el acceso restringido de la información solicitada, la Universidad no ha invocado ninguno y esta Comisión no aprecia ninguno.

La Universidad manifiesta que "se han revisado los archivos correspondientes a los nombramientos de cargos académicos para los años solicitados y no se ha encontrado ningún nombramiento de coordinador del Programa de doctorado en Ciencias y técnicas de estudio y de conservación del patrimonio bibliográfico y documental".

Esta respuesta aparentemente podría dar lugar a considerar que la Universidad reclamada informa de que no dispone de la información demandada, pero es necesario precisar que no disponer de los nombramientos de los coordinadores de los cursos demandados, una vez realizada la búsqueda en los archivos del período solicitado (curso 2003-2004 al 2009-2010, ambos incluidos), no debe impedir que la Universidad, mediante otros procedimientos de búsqueda, pueda determinar quiénes fueron las personas encargadas de esta responsabilidad académica. No disponer de los nombramientos de estos coordinadores no debe impedir que, mediante otros mecanismos de búsqueda, como actas de calificación de los cursos mencionados y otros documentos de docencia, los servicios de la Universidad puedan investigar e informar respecto de los titulares responsables de la coordinación de esta docencia.

Es por ello que esta Comisión estima el derecho del reclamante a que se le informe sobre la identidad de las personas coordinadoras del curso demandado en el período indicado, mediante los recursos de identificación que tengan al alcance los servicios de gestión docente de los que disponga la Universidad reclamada. Esta Comisión no dispone de información que le permita conocer de forma ajustada cuánto tiempo precisan los servicios de esta Universidad para realizar la tarea de búsqueda necesaria para la entrega de la información solicitada, pero en ningún caso debería superar el plazo de un mes a partir de esta resolución.

Para finalizar, cabe señalar que la información demandada, a pesar de hacer referencia a un período docente (cursos 2003 a 2010) y, por tanto, sobre el cual ya ha pasado tiempo, se constata que hace referencia a una información que formaría parte de la publicidad activa de la Universidad, incluso por consistir en parte de la oferta docente de este centro universitario. Posiblemente, los archivos y otra información digitalizada almacenada de la que dispongan los servicios tecnológicos del centro universitario puedan contribuir en la búsqueda de esta información.

3. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos a disponer de un sistema de gestión documental (SGD)

El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia. El artículo 8 añade que la organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de los respectivos titulares. Y las universidades forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña (artículo 20 LAD) y, por tanto, tienen la obligación de cumplir con todos los requerimientos que allí se establecen.

No obstante, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Asimismo, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán, que regula los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña, incluye, entre otros, "los documentos producidos o recibidos, en el ejercicio de sus funciones y como consecuencia de su actividad política y administrativa, por la Generalitat, por los entes locales y por las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades que de ellas dependan" y, en consecuencia, están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de diferentes expedientes administrativos o bien formar parte de diferentes documentos recapitulativos que deben estar perfectamente clasificados de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, su acceso.

4. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 de la LTAIPBG establece que "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las efectuadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo que prevén los artículos 48 y 49 del RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas que allí se prevén en caso de incumplimiento.

El artículo 43 de la LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b de la LTAIPBG, debe ser calificada de infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 de la LTAIPBG). El artículo 49.2 del RGAIP prevé que, a los efectos anteriores, la Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para ordenar la incoación del procedimiento sancionador correspondiente al que hace referencia el artículo 86 de la LTAIPBG.

Asimismo, el artículo 25.2.k del RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos han sido desatendidos por los sujetos obligados.

5. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 de la LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 del RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 5 de junio de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 470/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones realizadas en el fundamento jurídico 2; esto es, a la identificación de las personas coordinadoras del Programa de doctorado en Ciencias y técnicas de estudio y de conservación del patrimonio bibliográfico y documental, de los cursos 2003 a 2010.
2. Requerir a la Universidad que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de un mes.
3. Requerir a la Universidad informar a la GAIP, dentro del plazo de cinco días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a informar a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 470/2025 y disponer la publicación de esta resolución en la web de la GAIP.

Los plazos establecidos en esta Resolución para la entrega de la información deben contarse en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, si no se especifica otra cosa, comienzan a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por parte de la Administración reclamada. La Administración obligada podrá solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el suministro de la información. Esta solicitud solo podrá ser admitida a trámite si se notifica a la GAIP antes de que expire el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar de ello a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.

Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido por esta Resolución, la persona reclamante puede ponerlo en conocimiento de la GAIP, para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k del RGAIP. Si la Administración desatiende el requerimiento de ejecución que le dirija la GAIP, la Comisión pondrá los hechos en conocimiento del órgano competente, de acuerdo con lo previsto en el artículo 86 de la LTAIPBG.

Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada ha reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.