Solicitud de expedientes disciplinaris del Instituto Municipal de Parcs i Jardins con estimación parcial basada en la condición de delegado sindical

Resolució 747/2023, de 31 d’agost Número d’expedient de la Reclamació: 453/2023 Administració reclamada: Institut Municipal de Parcs i Jardins. Ajuntament de Barcelona. Informació reclamada: Expedients disciplinaris de l'Institut Municipal de Parcs i Jardins des d’inicis de 2022 fins a data d'avui. Sentit de la resolució: Estimació parcial Resum: Atesa la seva condició de membre del comitè d’empresa, si escau, la persona reclamant té dret a conèixer la informació relativa a la imposició de sancions a treballadors per la comissió d’infraccions molt greus (en els termes de la normativa aplicable) i, com a delegat sindical, cal reconèixer-li el dret també a accedir als expedients tramitats a treballadors afiliats del seu sindicat. Per la resta de supòsits afectats per la sol·licitud d’accés cal estar a les possibilitats de facilitar la informació anonimitzada si no hi ha risc de reidentificació, o bé, facilitar un resum de les actuacions, si es possible fer-ho amb garanties contra la reidentificació de les persones afectades. Paraules clau: Ajuntament, delegat sindical, protecció de dades, infraccions i sancions, intimitat, àmbit, anonimització, resum d’actuacions, resolució contra desestimació. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents El 5 de maig de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 453/2023, presentada per una persona interessada contra l’Institut Municipal de Parcs i Jardins de l’Ajuntament de Barcelona en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 16 d’abril de 2023 la persona reclamant sol·licita a l’Institut Municipal de Parcs i Jardins de l’Ajuntament de Barcelona els “Expedients disciplinaris de l'Institut Municipal de Parcs i Jardins des de inicis de 2022 fins a data d'avui” La Reclamació presentada el 5 de maig de 2023 indica que l’organisme reclamat no li ha lliurat la informació sol·licitada. El 24 de maig de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 26 de maig de 2023 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Barcelona i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 15 de juny de 2023 la GAIP rep l’informe i l’expedient mencionats a l’antecedent anterior. En aquest informe s’explicita el següent: “Considerem que aquest dret d’accés esta subjecte a limitacions que entren en conflicte amb altres drets com podria ser el dret fonamental a la protecció de dades personals de terceres persones ( article 18 CE), o amb les limitacions previstes a la LTAIPBG, en l’article 21 apartat b) “La investigació o la sanció de infraccions penals, administratives o disciplinàries” f) “ la intimitat i els altres drets privats legítims” i g) “El secret professional i els drets de propietat intel·lectual i industrial”. El 16 de juny de 2023 la GAIP sol·licita l’informe preceptiu a l’APDCAT previst per l’article 42.8 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, en relació amb la reclamació presentada El 14 de juliol de 2023 l’APDCAT tramet a la GAIP l’informe esmentat a l’antecedent anterior amb la conclusió següent: “Des del punt de vista de la normativa de protecció de dades no resulta justificat l’accés de la persona reclamant, delegada sindical i membre del comitè d’empresa al contingut dels expedients disciplinaris als que es refereix la sol·licitud, tramitats des de l’inici de l’any 2022, fins el moment de formular la sol·licitud. No obstant això, en la seva condició de membre del comitè d’empresa, si escau, el reclamant tindria dret a conèixer la informació relativa a la imposició de sancions a treballadors per la comissió d’infraccions molt greus (en els termes de la normativa aplicable) i com a delegat sindical tindria dret també a accedir als expedients tramitats a treballadors afiliats del seu sindicat”. El 18 de juliol de 2023 la GAIP trasllada l’informe esmentat a l’antecedent anterior a l’administració reclamada, a l’espera del seu retorn. A data d’aquesta resolució la GAIP no ha rebut cap resposta. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre la informació reclamada i la condició de delegat sindical i membre del comitè d’empresa L’objecte d’aquesta reclamació es centra en conèixer la informació següent: “ Expedients disciplinaris de l'Institut Municipal de Parcs i Jardins des d’inicis de 2022 fins a data d'avui (entesa com la data de presentació de la SAIP”. El primer que hem d’examinar és si l’objecte de la reclamació és informació pública. Efectivament, d’acord amb l’article 2.b) de la LTAIPBG és informació pública “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de els seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. En el cas que ens ocupa, tota la informació sol·licitada, si existia prèviament al moment en què es va formular la sol·licitud d’accés, ha de ser considerada informació pública. A més, Institut Municipal de Parcs i Jardins de l’Ajuntament de Barcelona és un subjecte obligat per la LTAIPBG (art. 3) a tramitar les sol·licituds d’accés a la informació pública i a facilitar-ne, quan s’escaigui, l’accés. Això no implica però, i com veurem, que la informació pública hagi de ser accessible sempre i en qualsevol cas. En segon lloc, una vegada constatat que la informació sol·licitada és informació pública, cal recordar que la LTAIPBG reconeix el dret subjectiu d’accés a la informació pública a qualsevol persona, en els termes i condicions regulats per la pròpia Llei (art. 2.c). Cal tenir en compte igualment que l’exercici del dret d’accés no resta condicionat a l’existència d’una motivació prèvia expressada per la persona sol·licitant (art. 26.2 in fine de la LTAIPBG). Abans d’analitzar l’eventual concurrència de límits legals al dret d’accés a la informació pública, una qüestió prèvia a destacar és que la persona que presenta la reclamació ho fa en qualitat de delegat sindical i membre del comitè d’empresa. Aquesta condició també queda palesa en l’escrit de sol·licitud prèvia registrada a l’Ajuntament, i consta igualment a l’expedient. El fet que la persona reclamant sigui un delegat sindical és rellevant, atès que els delegats de personal tenen atribuïdes, d’acord amb la normativa els regula, les funcions de representació dels treballadors públics (art. 39 del TRLEBEP (Reial decret legislatiu 5/2015, de 30 d’octubre, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de l’Estatut bàsic de l’empleat públic). Així mateix, l’article 40.1 del mateix Estatut determina que els delegats de personal tenen, entre d’altres, les funcions següents: “a) Recibir información, sobre la política de personal, así como sobre los datos referentes a la evolución de las retribuciones, evolución probable del empleo en el ámbito correspondiente y programas de mejora del rendimiento (...) [i] e) Vigilar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de condiciones de trabajo, prevención de riesgos laborales, Seguridad Social y empleo y ejercer, en su caso, las acciones legales oportunas ante los organismos competentes”. Nogensmenys, cal apreciar un especial dret a la informació del delegat sindical reclamant en l’exercici de la seva funció de control de la legalitat de les actuacions en matèria de personal de l’Administració, que podria justificar un accés a informació personal sempre que resulti essencial i rellevant per a aquest control. D’altra banda, per a fer la ponderació és útil conèixer les motivacions al·legades per la persona reclamant, encara que l’ordenament jurídic no obligui a motivar les sol·licituds d’accés a la informació pública. En el cas que ens ocupa, la persona reclamant ha expressat el següent: “Demano aquesta informació per poder fer les tasques pròpies com a delegat sindical, que no són altres que les de la representació dels treballadors, la defensa dels seu drets laborals i la protecció envers a situacions de risc per a la seva salut”. Emperò, en aquest supòsit la informació sol·licitada no semblaria tenir una connexió directa amb les funcions que l’ordenament jurídic atribueix als delegats sindicals. Quant a les garanties a les que es refereix l’article 24.2.b) de la LTAPIBG hem d’emfasitzar que d’acord amb l’article 10.3.1 Ley Orgánica 11/1985, de 2 de agosto, de Libertad Sindical, els delegats sindicals estan subjectes al deure de sigil en aquelles matèries en les que la llei així ho estableixi, com és el cas que ens ocupa. 3. Sobre els límits al dret d’accés a la informació pública reclamada i la ponderació dels béns i interessos protegits en presència Cal tenir en compte que l’exercici del dret d’accés a la informació pública resta condicionat per l’eventual concurrència de límits que puguin justificar, d’acord amb les previsions de la LTAIPBG, un accés parcial o una denegació de l’accés a la informació. En qualsevol cas, les resolucions que concedeixen un accés parcial a la informació reclamada o determinen una desestimació de la sol·licitud d’accés han de ser degudament motivades. Així mateix, l’aplicació dels límits al dret d’accés i la determinació del seu abast s’han de realitzar prèvia ponderació dels béns jurídics protegits i dels interessos en presència. L’Institut Municipal de Parcs i Jardins ha considerat el següent: “Considerem que aquest dret d’accés esta subjecte a limitacions que entren en conflicte amb altres drets com podria ser el dret fonamental a la protecció de dades personals de terceres persones (article 18 CE), o amb les limitacions previstes a la LTAIPBG, en l’article 21 apartat b) “La investigació o la sanció de infraccions penals, administratives o disciplinàries” f) “ la intimitat i els altres drets privats legítims” i g) “El secret professional i els drets de propietat intel·lectual i industrial”. Aquesta Comissió -com ja ha afirmat manta vegades- vol emfasitzar que la mera invocació dels límits previstos al dret d’accés a la informació pública, sense que es manifesti i s’evidenciï motivadament un perjudici real i efectiu, i no merament potencial, als béns i interessos jurídics protegits, no és admissible per a limitar el dret d’accés a la informació pública. Primerament, i en caràcter general, les Taula d'avaluació i accés documental (TAAD) núm. 13, 87 i 751 referides als expedients disciplinaris lleus, greus i molt greus respectivament, estableix un règim d’accés restringit perquè majoritàriament contenen dades personals especialment protegides. I pel que fa a l’avaluació, s’estableix la destrucció total en el termini de quatre anys des de la finalització de l’expedient per les infraccions lleus i greus i la conservació permanent per a les infraccions molt greus. Així, procedint a ponderar, com obliga la LTAIPBG, la GAIP té en compte les consideracions de l’APDCAT i que consten a l’informe que aquesta li ha remès i que s’ha afegit a l’expedient d’aquesta reclamació. Així, en relació a les dades de les persones infractores que constin en els expedients als quals pretén accedir la persona reclamant, per a ponderar adequadament els drets i els interessos en presència, s’ha d’emfasitzar que l'article 21.2 de la Llei 19/2014 estableix que el dret d'accés a la informació pública pot ésser denegat o restringit quan la informació té la condició de protegida i així ho estableix expressament una norma amb rang de llei. En aquest sentit i més enllà de determinar si ens trobem en el supòsit previst a l’article 23 de LTAIPBG, on no es determina que aquestes dades tinguin la consideració de dades especialment protegides, el que és rellevant en aquest concret és tenir en compte allò disposat a l’article 27.1 de l’LOPDGDD, en relació amb l’article 86 de l’RGPD (tractament i accés del públic a documents oficials), que el tractament de les dades relatives a les infraccions i sancions disciplinàries requereix que el responsable sigui l’òrgan competent per a la instrucció del procediment sancionador, per a la declaració de les infraccions o la imposició de sancions, i que el tractament es limiti a aquelles dades estrictament necessàries per a la finalitat perseguida per aquest. En el cas que ens ocupa, la sol·licitud d’accés a la informació pública demana informació que queda afectada per allò establert en aquest precepte legal. D’una banda, és obvi que la persona reclamant no ocupa la posició esmentada per aquesta previsió legal. D’una altra i, en qualsevol cas, a l’apartat segon d’aquest precepte es disposa que el tractament ha de tenir el consentiment de l’afectat – consentiment que no consta que s’hagi sol·licitat i/obtingut en aquest cas- o estar autoritzat per una norma amb rang de llei, norma que ha de regular necessàriament les garanties addicionals pels drets i llibertats dels afectats, extrem que no aplica en el supòsit que ara examinem. Per tot això, en principi, no s’ha de facilitar l’accés a aquella informació sobre els presumptes infractors o dels infractors que consti a les actuacions i expedients l’accés el qual se sol·licita, excepte en aquells casos en què la comissió de la infracció hagi dut aparellada una amonestació pública a la persona infractora, s’hagi obtingut el consentiment de la persona afectada o bé aquesta hagi manifestament públicament aquesta informació. I això és, en principi, perquè atesa la consideració de delegat sindical de la persona reclamant i membre del comitè d’empresa, existeix la possibilitat de comunicar als membres del comitè d’empresa les sancions imposades únicament per infraccions molt greus, en els termes previstos a la normativa sectorial aplicable. Pel que fa a les dades d’altres persones que constin a l’expedient i que siguin personal de l’administració reclamada, cal tenir en compte que, la normativa de protecció de dades no impedeix l’accés de la persona reclamant a la informació relativa als empleats públics que haguessin intervingut en els expedients disciplinaris tramitats i ja resolts, que no hagin participat en les conductes irregulars, llevat que concorri alguna circumstància excepcional. Correspon a l’òrgan competent per donar compliment a aquesta resolució apreciar motivadament la concurrència o no d’aquestes “circumstàncies excepcionals”. 4. Sobre la possibilitat o impossibilitat de facilitar la informació anonimitzada i/o un resum de les actuacions A banda de subministra-li aquesta informació, és a dir, la relativa les sancions imposades únicament per infraccions molt greus, en els termes previstos a la normativa sectorial aplicable, d’acord amb el principi de proporcionalitat (art. 22 de la LTAIPBG) i atès el que disposa l’article 1.2 de la LTAIPBG, s’ha d’aplicar allò disposat a l’article 25 de la LTAIPBG, en relació a l’accés a la informació sol·licitada. En aquest sentit, s’hauria d’estar al que es disposa a l’article 70.6 sobre el concepte d’anonimització. En aquest supòsit és imprescindible recordar que, en cas de procedir l’anonimització de la informació sol·licitada, caldria establir mesures per a que la informació proporcionada no pogués ser relacionada amb una persona física identificada o identificable, de tal manera que no fos possible la reidentificació sense fer esforços desproporcionats. L’òrgan que faciliti la informació hauria de verificar objectivament el risc de reidentificació que es pogués produir en aquest cas concret, a la llum de la informació que es pretengui subministrar a la persona reclamant. De fet, l’Institut Municipal de Parcs i Jardins ja fa constar al seu informe que: “Doncs bé, les brigades de Parcs i Jardins acostumen a ser d’entre 3 i 4 persones. Aquestes brigades són fixes, sempre amb el mateix personal, són destins de lloc de treball que no varien. A més, cada brigada té unes funciones específiques, moltes vegades tasques úniques. Per això, les dades a les quals es vol tindre accés són dades totalment identificables, tot i que s’eliminessin les dades identificatives. Les persones contràries a què aportem aquests expedients, han manifestat expressament el seu desig que es vetlli pel seu dret a la intimitat. Ja han complert la seva sanció corresponent i no han de rebre un perjudici addicional”. Si aquesta és la situació i pel cas que no sigui possible subministrar altra informació respectant les condicions fins ara establertes, i a fi de preservar de la manera més àmplia possible el dret d’accés a la informació pública, cal estar, sempre motivadament, a allò disposat a l’article 68.4 de l’RLTC, que permet que, en aquests casos, es pugui facilitar un resum dels expedients sol·licitats o d’altra informació (estadística, per exemple) que permeti a la persona reclamant, delegat sindical en aquest cas, veure emparat el seu dret d’accés encara que sigui de forma parcial. En qualsevol cas, en la confecció d’aquest resum de les actuacions realitzades s’ha de garantir que no s’hi incloguin dades especialment protegides (art. 23 de la LTAIPBG) ni qualsevol altra dada que permeti a la persona reclamant identificar les persones afectades. Certament, cal entendre que pot presentar moltes dificultats agregar la informació o assolir un grau de generalització suficient que garanteixi aquesta no reidentificació dels afectats, en el cas que ara ens ocupa. Amb tot, és responsabilitat de l’entitat reclamada avaluar el risc i la possibilitat de reidentificació de les persones afectades, per valorar la viabilitat de facilitar cert grau d’informació anonimitzada degudament. A més de tot el que s’ha explicitat fins ara, en atenció al que estableix l’informe de l’APDCAT cal concloure també que, com ja s’ha dit, atesa la seva condició de membre del comitè d’empresa, si escau, la persona reclamant té dret a conèixer la informació relativa a la imposició de sancions a treballadors per la comissió d’infraccions molt greus (en els termes de la normativa aplicable) i, que com a delegat sindical, cal reconèixer-li el dret també a accedir als expedients tramitats a treballadors afiliats del seu sindicat. En la resta de casos, cal procedir d’acord amb les consideracions fetes al llarg dels fonaments jurídics 3 i 4. Finalment, i en línia amb el que acabem d’esmentar, atès que l’Institut Municipal de Parcs i Jardins no ha traslladat a la GAIP la informació reclamada, i, atès que aquesta Comissió no ha pogut examinar-ne el contingut, procedeix recordar que és responsabilitat íntegra de l’administració reclamada donar compliment a les condicions en què s’ha de proveir la informació a la persona reclamant, d’acord amb el que venim exposant fins ara, i que també es la seva responsabilitat exclusiva atendre les previsions contingudes als articles 23 i 24 de la LTAIPBG. 5. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. 6. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 7. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 31 d’agost de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar parcialment la Reclamació 453/2023 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3, 4 i 5. 2. Requerir a l’Institut Municipal de Parcs i Jardins de l’Ajuntament de Barcelona que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Institut Municipal de Parcs i Jardins de l’Ajuntament de Barcelona a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 453/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar -ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.