Reclamación de acceso a la trazabilidad de accesos al expediente académico y remitentes de correos electrónicos en la Universitat de Lleida

Resolució 609/2024, de 9 de maig Número d’expedient de la Reclamació: 440/2024 Administració reclamada: Universitat de Lleida Informació reclamada: Traçabilitat d’accessos a l’expedient acadèmic Sentit de la resolució: Estimació Resum: Atès que la Universitat no ha col·laborat amb la GAIP en la identificació dels tercers afectats per la Reclamació davant aquesta Comissió, a ella li correspon fer-los-hi el trasllat d’aquesta Resolució, per a donar compliment a la normativa vigent, com s’escau, i en particular per respectar el previst a l’article 31.1 de la LTAIPBG. No és sobrer, en aquest punt, recordar que correspon en exclusiva a la Universitat de Lleida vetllar per l’aplicació correcta dels articles 23 i 24 de la LTAIPBG. Paraules clau: Universitats. Interessats. Expedient acadèmic. Accessos. Reclamació contra silenci. Estimació. Límits. Protecció de dades. Ponent: Clara I. Velasco Rico Antecedents El 26 de març entra a la GAIP la Reclamació 440/202 derivada de l’APDCAT. En el text de la derivació consta el següent: “Us trasllado l’expedient corresponent a la reclamació indicada a l’assumpte, que es va presentar davant l’APDCAT a l’empara del procediment de tutela de drets regulat per la normativa de protecció de dades personals. Això no obstant, la reclamació relativa a la identitat de les persones treballadores de la Universitat de Lleida (UDL) que han tractat les dades personals de la persona reclamant, no té com a objecte accedir a informació que formi part del dret d'accés regulat en aquesta normativa, sinó a un altre tipus d'informació a la qual seria d’aplicació la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern”. El 23 de novembre la persona reclamant sol·licita a la Universitat de Lleida entre altres coses el següent: “El dia o dies, hora i, a l’empara de l’article 53b de la Llei 39/2015 d’1 d’octubre del procediment administratiu comú de les administracions públiques, nom i cognoms de la persona o persones que han accedit al meu expedient acadèmic, identificador digital del maquinari (adreça IP de la LAN o identificador MAC del o dels equips), expedient administratiu o aplicatius de gestió de qualsevol tipus entre els dies 4 d’octubre de 2023 (0:00h) i 23 de novembre de 2023 a les (23:59h), així com l’objectiu del mateix. (...). - El nom i cognoms de la persona que ha emès les comunicacions per correu electrònic des de l’adreça [email protected] a qualsevol de les adreces que indico més endavant, en data: 16/10/2023 a les 14:30h; 19/10/2023 a les 13:05h. 16/11/2023 a les 10:28h. 22/11/2023 a les 9:24h. 22/11/2023 a les 9:46h El 16 d’abril de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamaci ó, informa la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li d emana especialment que informi la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 16 d’abril la GAIP comunica la Reclamació a la Universitat de Lleida i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació, així com còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. Vençut el termini indicat, no consta a la GAIP la recepció de la documentació requerida a la Universitat de Lleida. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació pública i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir -la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tant a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Manca de col·laboració de la Universitat L’antecedent 4 posa de manifest que la Universitat no aporta a aquest procediment la documentació que li ha estat sol·licitada per la GAIP, d’acord amb el previst per l’article 33.4 RGAIP. Si bé aquest fet ha de ser qualificat d’una manca de col·laboració de l’administració amb l’efectivitat dels procediments previstos legalment per a la garantia del dret d’accés a la informació pública, no pot impedir la resolució de la Reclamació, i que a més, l’article 33.7 RGAIP preveu expressament que “la manca de tramesa de la informació o la no emissió dels informes sol·licitats per la Comissió no impedeix que aquesta continuï la tramitació”. 3. Sobre el dret a la informació sol·licitada El primer que hem d’examinar és si l’objecte de la reclamació és informació pública. La informació sol·licitada està relacionada amb la gestió dels accessos als expedients acadèmics dels estudiants. Vist l’objecte de la sol·licitud, efectivament, d’acord amb l’article 2.b) de l’LTAIPBG és informació pública “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. En el cas que ens ocupa, tota la informació sol·licitada, si existia prèviament al moment en què es va formular la sol·licitud d’accés, ha de ser considerada informació pública. A més, la Universitat és un subjecte obligat per l’LTAIPBG (art. 3) a tramitar les sol·licituds d’accés a la informació pública i a facilitar-ne, quan s’escaigui, l’accés. La informació ara reclamada és, per tant, informació que la Universitat previsiblement ha de tenir, ja que deriva de l’exercici de facultats que li són pròpies. En segon lloc, una vegada constatat que la informació sol·licitada és informació pública, cal recordar que l’LTAIPBG reconeix el dret subjectiu d’accés a la informació pública a qualsevol persona, en els termes i condicions regulats per la pròpia Llei (art. 2.c). Cal tenir en compte igualment que l’exercici del dret d’accés no està condicionat a l’existència d’una motivació prèvia expressada per la persona sol·licitant (art. 26.2 in fine de l’LTAIPBG). En tercer lloc, s’ha de tenir en compte que l’exercici del dret d’accés a la informació pública resta afectat per l’eventual concurrència de límits que puguin justificar, d’acord amb les previsions de l’LTAIPBG, un accés parcial o una denegació de l’accés a la informació. Així mateix, l’aplicació dels límits al dret d’accés i la determinació del seu abast s’han de realitzar prèvia ponderació dels béns jurídics protegits i dels interessos en presència. En el cas que ens ocupa, la GAIP no aprecia d’ofici la concurrència de cap d’aquests límits i la Universitat -atès que no ha col·laborat amb aquesta Comissió en el si d’aquest procediment- tampoc ha al·legat la concurrència de cap obstacle perquè es pugui lliurar la informació sol·licitada. En definitiva, la GAIP empara el dret de la persona reclamant a accedir a la informació pública sol·licitada, que és la següent: “nom i cognoms de la persona o persones que han accedit al meu expedient acadèmic, identificador digital del maquinari (adreça IP de la LAN o identificador MAC del o dels equips), expedient administratiu o aplicatius de gestió de qualsevol tipus entre els dies 4 d’octubre de 2023 (0:00h) i 23 de novembre de 2023 a les (23:59h), així com l’objectiu del mateix. (...). - El nom i cognoms de la persona que ha emès les comunicacions per correu electrònic des de l’adreça [email protected] a qualsevol de les adreces que indico més endavant, en data: 16/10/2023 a les 14:30h; 19/10/2023 a les 13:05h. 16/11/2023 a les 10:28h. 22/11/2023 a les 9:24h. 22/11/2023 a les 9:46h” I tot això tenint en compte que l’APDCAT en supòsits similars al que ens ocupa, i específicament a l’informe (Ref.: IAI 56/2023) evacuat en relació a la Reclamació 837/2023 tramitada per aquesta Comissió ha especificat el següent: “La normativa de protecció de dades no impedeix comunicar a la persona reclamant la informació que sol·licita sobre l’accés al seu expedient d’àmbit social, en concret, les dades relatives a la identitat, el càrrec o la categoria dels professionals que hi han accedit al seu expedient, així com la informació que resulti pertinent sobre l’accés (data, hora, lloc des de la que s’ha produït i motiu), sense que sigui necessari el consentiment dels professions afectats”. Atès que la Universitat no ha col·laborat amb la GAIP en la identificació dels tercers afectats per la Reclamació davant aquesta Comissió, a ella li correspon fer-los-hi el trasllat d’aquesta Resolució, per a donar compliment a la normativa vigent, com s’escau, i en particular per respectar el previst a l’article 31.1 de la LTAIPBG. No és sobrer, en aquest punt, recordar que correspon en exclusiva a la Universitat de Lleida vetllar per l’aplicació correcta dels articles 23 i 24 de la LTAIPBG. 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 9 de maig de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 440/2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 2. Requerir a la Universitat de Lleida que traslladi aquesta Resolució a les terceres persones que identifiqui i que puguin resultar-ne afectades, en el termini de cinc dies comptadors des de l’endemà de la seva notificació, tot informant-les que la Universitat obre un tràmit d’audiència i que disposen d’un termini de 10 dies per a presentar les al·legacions que considerin oportunes. Així mateix, es requereix que la Universitat informi la persona reclamant de les dates d’obertura i de tancament d’aquest termini. 3. Requerir a la Universitat de Lleida que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies, un cop hagi finalitzat el tràmit d’audiència a les terceres persones identificades i afectades per aquesta Resolució i havent ponderat els interessos en presència, d’acord amb el fonament jurídic 3. Si es produeix l’ oposició al lliurament de la informació per part d’una tercera persona afectada, caldrà estar al que disposa l’article 34.3 de la LTAIPBG i s’ha notificat aquesta circumstància a la persona reclamant. 4. Requerir a la Universitat de Lleida que informi la GAIP, dins del termini de cinc dies, a comptar des de l’endemà de la recepció d’aquesta Resolució, de l’òrgan o la persona responsable del seu compliment, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 440/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació. Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar- ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.