Acceso parcial al expediente de personal de una funcionaria del Ayuntamiento de Mataró para verificación de méritos en proceso selectivo

Resolució 1176/2023, de 14 de desembre Número d’expedient de la Reclamació: 420/2023 Administració reclamada: Ajuntament de Mataró Informació reclamada: Accés a l'expedient de la Sra. Xxxx, per verificar els mèrits al·legats en la convocatòria del procés d'estabilització d'ocupació temporal. Sentit de la resolució: Estimació parcial Resum: En relació amb la resta de dades personals que constin a l’expedient reclamat que no tinguin la consideració de dades especialment protegides, caldrà efectuar una ponderació raonada entre l’interès públic en la divulgació de la informació i els drets de les persones afectades en els termes de l’article 24.2 LTC. Per tant, no sembla que facilitar l’accés a la informació que ha estat objecte de difusió en el transcurs del procés selectiu que pugui constar en l’expedient reclamat hagués de tenir especial rellevància pel que fa al dret a la protecció de dades personals de la persona afectada, particularment quan la persona que sol·licita l’accés, com en els cas que ens ocupa, ha participat en el procés selectiu, per la qual cosa seria probable que ja fos del seu coneixement. Respecte l’accés als mèrits al·legats per la candidata finalment seleccionada, a efectes de la ponderació prevista a l’article 24.2 LTC, s’ha de tenir en compte els motius pels quals a la sol·licitant li interessa conèixer la informació. Segons consta en la reclamació la persona sol·licitant va participar en el mateix procés selectiu i va quedar per darrera de la persona seleccionada i justifica l’accés en l’interès directe en verificar que el procediment s’ha adequat a la normativa reguladora del mateix. Donar accés als currículums, titulacions, formació, serveis prestats, etc. Facilitaria l’elaboració de perfils i això, en l’àmbit laboral, és una mesura que pot resultar força invasiva de la privacitat de les persones afectades, que pot afectar tant el desplegament de la seva vida en l’esfera personal, com en l’esfera social o professional. Tal i com ha vingut sostenint aquesta Autoritat (entre d’altres als informes IAI 18/2021, IAI 20/2021, IAI 26/2022 O IAI 45/2022, disponibles al seu web) des del punt de vista del principi de minimització de dades (article 5.1.c) RGPD), segons el qual les dades objecte de tractament han de ser adequades, pertinents i necessàries per al compliment de la finalitat pretesa amb l’accés, s’ha de poder accedir a la informació esmentada relativa als candidats que han obtingut millor puntuació que la persona sol·licitant, però no els que han obtingut una puntuació pitjor, ni a dades personals innecessàries per a la defensa de la persona interessada, com serien el domicili, número de telèfon, correu electrònic, etc. (...) En el cas de la persona finalment seleccionada, l’òrgan encarregat de la valoració dels mèrits podria haver tingut alguna errada en l’aplicació dels criteris de valoració que podria justificar un accés a aquesta informació. El control d’aquesta possibilitat d’error, només es pot dur a terme si el subjecte perjudicat per la decisió administrativa (el candidat no seleccionat) té la possibilitat de conèixer els elements fàctics dels quals parteix la valoració efectuada per l’òrgan de selecció. Així, en exercici del dret de defensa i als efectes de poder comprovar eventuals errors de l’òrgan qualificador podrien justificat que la persona sol·licitant pugui disposar d’informació sobre els diferents aspectes que s’han pogut valorar en el procés selectiu, això és els mèrits (tant acadèmics com d’experiència) i la puntuació obtinguda, així com la valoració d’aquests mèrits”. Aquesta Comissió comparteix l’argumentació desplegada per l’APDCAT en el seu informe, i això traslladat a l’informe del Registre de personal de la persona afectada suposaria que només es donés accés a aquella informació que consti en l’expedient que faci referència als mèrits al·legats en el procés de selecció. No es pot donar accés total i indiscriminat a l’expedient del registre de personal de la persona interpel·lada, doncs l’expedient pot contenir dades que estiguin afectades per algun límit d’accés, com ara la investigació o sanció de les infraccions administratives o disciplinàries (art. 21.1.b) LTAIPBG, o bé contenir dades personals especialment protegides com ara un informe acreditatiu d’una discapacitat (art. 23 LTAIPBG), dades que tampoc servirien a la reclamant per la finalitat que pretén: verificar els mèrits al·legats. Els mèrits i requisits al·legats per la tercera afectada i que han estat validats pel tribunal estan perfectament identificats, pel que no resultarà molt complicat, comprovar si tots o alguns o cap d’aquests mèrits i requisits al·legats i validats es troben dins de la fitxa de registre de personal. Aquesta seria la documentació / informació que s’ha de facilitar a la reclamant. En conclusió, aquesta comissió estima parcialment la reclamació i no dona accés a tot l’expedient de Registre laboral de la Sra. Xxxx sinó sols a aquella documentació / informació que consti a l’expedient relativa als mèrits al·legats per la candidata finalment seleccionada, i a la valoració d’aquests mèrits efectuada pel tribunal qualificador. Paraules clau: Ajuntament. Recursos humans. Selecció. Accés a expedient. Mèrits. Requisits. Validació. Verificació. Procés d’estabilització. Ocupació temporal. Estimació parcial. Ponent: Iolanda Pineda Balló Antecedents El 30 d’abril de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 420/2023, presentada per una persona interessada contra l’Ajuntament de Mataró, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 13 d’abril de 2023 la persona reclamant presenta a l’Ajuntament de Mataró sol·licitud d’accés a la informació pública en la que demanava: “Accés a l’expedient de la Sra. Xxx per verificar els mèrits al·legats en la Convocatòria del procés d’estabilització d’ocupació temporal. Còpia del nomenament efectuat l’any 2017, juntament amb còpia dels mèrits al·legats per ella mateixa en la Convocatòria esmentada”. Se sol·licita obtenir l’accés amb màxima celeritat, en tenir drets legítims afectats”. La Reclamació presentada el 30 d’abril de 2023 indica: “L'Administració únicament ha facilitat còpia del nomenament efectuat l'any 2017. No obstant, s'ha sol·licitat Accés a l'expedient íntegre de la Sra. Xxxx, el qual no s'ha facilitat. En aquest sentit, la Sra. Xxxx és treballadora de l'Ajuntament de Mataró i ha obtingut major valoració en el procés d'estabilització de la plaça que ocupo en l'actualitat. Tenint per tant, drets legítims afectats”. L’11 de maig la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Mataró i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. En la mateixa data la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 13 de maig la persona reclamant dirigeix correu electrònic a la GAIP indicant que: “La informació sol·licitada afecta directament als meus interessos, per quant la Sra. Xxxx ha quedat en primera posició d’un procés d’estabilització efectuar recentment, havent quedat en segona posició. Per quant es vol revisar tota la informació relacionada, tenint drets i interessos legítims afectats. La informació sol·licitada és informació pública, de conformitat amb l’article 2.b de la Llei 19/2014”. L’1 de juny de 2023 la GAIP rep de l’Ajuntament de Mataró l’expedient i l’informe sol·licitats. L’informe indica que: “Primer.- Per una banda, en relació a la petició d’accés a l’expedient de la senyora Xxx per verificar els mèrits al·legats en la convocatòria del procés d’estabilització d’ocupació temporal (expedient 2022/000069494 - codi AJMCM- 13), juntament amb còpia dels mèrits al·legats per ella mateixa en la convocatòria esmentada, atès que tant els mèrits al·legats per la senyora Xxxx en l’esmentat procés selectiu com la valoració dels mateixos us van ser facilitats en data 21 d’abril de 2023, en resposta a la vostra sol·licitud de data 11 d’abril de 2023 (expedient 2023/000027306), entenem que ja ha estat atesa la vostra sol·licitud. Segon.- Per altra banda, us adjuntem còpia del nomenament de la senyora Xxx efectuat l’any 2017. Tercer.- Com es pot comprovar, la senyora Yyyy en la seva sol·licitud de data 13 d’abril de 2023 demanava accés a l’expedient de la senyora Xxxx per tal de verificar els mèrits al·legats en la convocatòria del procés d’estabilització d’ocupació temporal. Així doncs, la senyora Yyyy no sol·licitava accés a l’expedient íntegre de la senyora Xxx (tal i com ara indica en la seva sol·licitud davant del vostre organisme), sinó que ho limitava a aquella documentació mitjançant la qual pogués verificar els mèrits al·legats en el procés selectiu. En aquest sentit i tal i com es va contestar a la senyora Yyyy mitjançant ofici de data 24 d’abril de 2023 (en l’expedient 2023/000028067), tant els mèrits al·legats per la senyora Xxxxx en l’esmentat procés selectiu com la valoració dels mateixos per part de l’òrgan selectiu, li van ser facilitats en data 21 d’abril de 2023, en resposta a la seva altra sol·licitud de data 11 d’abril de 2023 (expedient 2023/000027306), i per tant, la seva sol·licitud ja havia estat atesa. Per major claredat i transparència, aquesta corporació, us adjunta còpia de la documentació facilitada a la senyora Yyy, en la tramitació de l’expedient 2023/000027306, consistent en: - Relació de mèrits baremats de l’aspirant senyora Xxxx. - Còpia de la validació de la declaració responsable de presentació de mèrits i requisits de participació de la senyora Anna Rabassa Iglesias, persona que va obtenir la major puntuació. Amb aquesta documentació, la senyora Yyyy ja pot verificar els mèrits al·legats per la senyora Xxxx en la convocatòria del procés d’estabilització d’ocupació temporal, que és el motiu que la senyora Yyyy manifestava en la seva sol·licitud. Quart.- Així mateix, tal i com aquesta corporació ja va posar de manifest en l’informe emès per aquest director en data 24 de maig de 2023, en resposta a la Reclamació 400/2023 de la GAIP, la senyora Xxxx és la persona que va obtenir major puntuació en el procés selectiu d’estabilització d’ocupació temporal (expedient 2022/000069494 - codi AJMCM- 13). Segons consta a l’acta final de data 11 de maig de 2023 de l’esmentat procés selectiu, publicada al web municipal, el tribunal de selecció va procedir a fer el contrast amb la documentació presentada per les persones aspirants convocades i la informació declarada i un cop finalitzada aquesta comprovació, l’òrgan de selecció va atorgar les puntuacions corresponents i es va publicar el detall de les puntuacions finals atorgades a tots els aspirants. Per tant, la documentació acreditativa dels mèrits i els requisits es retorna als aspirants convocats un cop feta la comprovació i, per tant, l’esmentada documentació no consta a l’expedient. Cinquè.- Així doncs, aquesta Corporació ha donat compliment a la sol·licitud presentada per la senyora Yyyy, no procedint, en conseqüència, aquesta reclamació”. El 15 de juny de 2023, després que la reclamant sol·licités informació per correu electrònic sobre l’estat de l’expedient, la Comissió li trasllada l’informe que havia fet arribar l’Ajuntament amb l’advertiment que si en el termini de 5 dies no es justificava el contrari es donava resposta a la seva petició. El 22 de juny de 2023 la reclamant presenta al·legacions on fa diverses valoracions sobre l’informe de l’Ajuntament i concretament al·lega: “la sol·licitud és una, concreta i determinada: “accedir a l’expedient de la Sra. Xxxx” i no s’ha proporcionat. En aquest sentit, s’aclareix que cada persona que treballa a l’Ajuntament, disposa d’un expedient a Recursos Humans. Sent aquest accés el que se sol·licita i no el de la Convocatòria. En aquest, hi ha la documentació relacionada amb l’experiència professional i formació i l’accés, tal i com es va demanar, serviria per verificar els mèrits al·legats. No obstant, tal com es pot apreciar tant de la resposta donada com de la documentació proporcionada, no s’ha proporcionat. Motiu pel qual no s’ha donat compliment a la Sol∙licitud efectuada. (...) Addicionalment s’exposa (malgrat no haver el deure de justificar l’accés, sent informació pública), que del llistat de mèrits proporcionats, precisament no es pot verificar res, perquè no van aportar cap document justificatiu al respecte. Sent que precisament l’accés a la informació s’exerceix per poder fiscalitzar l’acció duta a terme. Qüestió que avala, reforça i justifica la necessitat de proporcionar l’accés a la informació sol·licitada per, tal i com es diu, verificar els mèrits. Sent que en el seu expedient, hi haurà documentació al respecte. En aquest sentit, l’article 20.1 de la Llei 19/2014 estableix que el dret d’accés a la Informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb l’establert a la present Llei. I el dret d’accés a la informació pública únicament pot ser denegat o restringit per causes expressament establertes per les Lleis. No havent indicat cap causa legal per no proporcionar‐ho i reconeixent que no s’ha proporcionat, procedeix donar accés íntegre a la informació sol·licitada”. Les al·legacions presentades acaben sol·licitant que “s’estimi íntegrament la sol·licitud efectuada i s’insti a l’Ajuntament de Mataró, a proporcionar-la, sense més demora” Atès que la informació sol·licitada conté dades de caràcter personal, com es desprèn de la sol·licitud d’accés a la informació pública, el 24 de juliol de 2023 la Comissió sol·licita l’emissió d’informe a l’APDCAT, i comunica a la reclamant i l’Ajuntament reclamat la sol·licitud de l’informe i l’ampliació del termini per resoldre. Durant els mesos d’agost i setembre la Comissió rep diverses comunicacions de la reclamant demanant l’estat de l’expedient i interessant-se per si l’APDCAT havia aportat l’informe sol·licitat i el seu contingut. El 12 de setembre la GAIP rep informe APDCAT que acaba concloent que: “La normativa de protecció de dades no impedeix l’accés de la persona reclamant a la informació que consti a l’expedient reclamat que no faci referència a categories especials de dades, en concret a la sol·licitud de participació així com a la declaració dels mèrits i la seva valoració pel tribunal qualificador i el resultat del procés de selecció. Tampoc impediria accedir a les dades merament identificatives com el nom i el cognom i el càrrec de les persones que han intervingut en la tramitació de l’expedient”. El 29 de setembre la GAIP trasllada l’informe de l’APDCAT a la reclamant pel seu coneixement. El 3 d’octubre es fa el mateix respecte de l’Ajuntament de Mataró. En aquest cas també es requereix a l’Ajuntament reclamat per tal que faciliti les dades de la tercera persona afectada per tal de poder realitzar el trasllat a tercers. El 3 d’octubre de 2023 la reclamant presenta al·legacions i observacions a l’informe APDCAT en el sentit que: “Tant la Sol·licitud inicial presentada a l’Ajuntament, així com la reclamació posterior presentada a la GAIP fa referència a “Accés a l’expedient de la Sra. Xxxx”. Per tant, s’aclareix que no se sol·licitava l’accés a l’expedient de valoració de mèrits. Sinó al propi expedient de la treballadora que disposa Recursos Humans de cada treballador i on estaria la informació i documentació relativa a l’experiència professional i acadèmica. Sent rellevant, perquè precisament es va veure que no hi havia cap document justificatiu al respecte en el procediment de valoració de mèrits i així poder accedir als documents justificatius”. “Addicionalment, es matisa que quan a l’Informe consta “la informació ja hauria estat lliurada a la persona reclamant” no és cert. Donat que, tal i com s’ha explicat no se sol·licitava l’accés a l’expedient de valoració de mèrits (ref. 2022/000069494) amb el que es confon, sinó al de la Sra. Xxxx, constant a tot arreu especificat així. Com fàcilment es pot comprovar. No obstant, s’al·lega que les argumentacions i anàlisi efectuats serien els mateixos perquè la Sol·licitud es fonamenta precisament en la tasca de supervisió i revisió de la valoració de mèrits, que només es pot dur a terme si el subjecte perjudicat per la decisió administrativa (el candidat no seleccionat) té la possibilitat de conèixer els elements fàctics dels quals parteix la valoració efectuada per l’òrgan de selecció”. Durant el mes d’octubre de 2023 en diverses ocasions la reclamant contacta amb la GAIP per interessar-se sobre l’estat de tramitació de l’expedient i des de la Comissió li contestem que estem pendents de rebre les dades de la tercera persona afectada per tal de poder fer el trasllat a tercers. Després de diversos requeriments l’Ajuntament de Mataró presenta informe el 25 d’octubre mostrant la seva conformitat amb l’informe de l’APDCAT indicant que: “Aquesta Corporació comparteix plenament els arguments jurídics i conclusió efectuada per l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades en l’informe de data 7 de setembre de 2023. De fet, tal com determina l’APDCAT en el seu informe i reconeix la GAIP, aquesta informació ja ha estat lliurada a la persona reclamant per part de l’Ajuntament de Mataró”. Així mateix aporta les dades de la tercera persona afectada. El 27 d’octubre es dona trasllat a la tercera persona afectada l’expedient de la qual sol·licita la reclamant, indicant-li que disposa de 10 dies per tal que tal de presentar al·legacions que estimi oportunes. Així mateix es posa en coneixement de la reclamant que s’ha procedit al trasllat. El trasllat és acceptat per la tercera afectada el 6 de novembre i el 16 de novembre, dins el termini establert, presenta al·legacions a la mateixa en el següent sentit: • “Que consta que l’Ajuntament de Mataró ha facilitat a la reclamant, amb anterioritat a la present reclamació, la informació que de nou sol·licita. • Que l’Ajuntament de Mataró disposa de la informació adequada, pertinent i necessària per al compliment de la finalitat pretesa amb l’accés al meu expedient per part de la reclamant: verificar els mèrits al·legats (tal com expressa la reclamant com a motiu de la Reclamació 0420/2023). • Que l’informe de la APDCAT confirma que la informació que l’Ajuntament de Mataró ha facilitat a la reclamant ja constitueix els elements fàctics dels quals parteix la valoració efectuada per l’òrgan de selecció”. Així mateix acaba sol·licitant en resum que es tinguin en compte les seves al·legacions en el procediment en curs, que es desestimi la reclamació per ser repetitiva i se l’informi quin tractament de les seves dades s’ha realitzat i que es requereixi el seu consentiment pel cas que se sol·licitin altres dades no incloses en l’expedient o amb finalitat diferent de la present reclamació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada La reclamació inici del present expedient sol·licita: “Accés a l'expedient de la Sra. Xxxx, per verificar els mèrits al·legats en la Convocatòria del procés d'estabilització d'ocupació temporal” Aclareix en l’apartat de “Motiu de la reclamació”: “L'Administració únicament ha facilitat còpia del nomenament efectuat l'any 2017. No obstant, s'ha sol·licitat Accés a l'expedient íntegre de la Sra. Xxxx, el qual no s'ha facilitat”. L’objecte de la reclamació coincideix amb la sol·licitud d’accés a la informació pública presentada a l’Ajuntament de Mataró: “Accés a l’expedient de la Sra. Xxxx per verificar els mèrits al·legats en la Convocatòria del procés d’estabilització d’ocupació temporal. Còpia del nomenament efectuat l’any 2017, juntament amb còpia dels mèrits al·legats per ella mateixa en la Convocatòria esmentada”. Donat que estem parlant d’expedient d’una persona treballadora de l’Ajuntament de Mataró es tracta d’informació pública d’acord amb l’article 2 b) de la LTAIPBG, ja que es tracta d’informació elaborada per l’Administració i que aquesta te en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. L’Ajuntament reclamat resol desestimar la sol·licitud d’accés ja que “tant els mèrits al·legats per la senyora Xxxx en l’esmentat procés selectiu com la valoració dels mateixos us van ser facilitats en data 21 d’abril de 2023, en resposta a la vostra sol·licitud de data 11 d’abril de 2023 (expedient 2023/000027306), entenem que ja ha estat atesa la vostra sol·licitud”. En aquest fet rau l’error d’identificació per saber de quin expedient estem parlant. L’Ajuntament fa referència a l’expedient 2022/000069494 – codi AJMCM-13) corresponent al procés selectiu d’estabilització d’ocupació temporal. En canvi la reclamant fa referència, i així ho aclareix en les seves al·legacions a l’informe de 23 de juny: “(...) cada persona que treballa a l’Ajuntament, disposa d’un expedient a Recursos Humans. Sent aquest accés el que se sol·licita i no el de la Convocatòria. En aquest, hi ha la documentació relacionada amb l’experiència professional i formació i l’accés, tal i com es va demanar, serviria per verificar els mèrits al·legats”. L’expedient de la Sra. Xxxx al que es refereix la reclamant no és altre que el Registre de personal que cada administració, en aquest cas l’administració local disposa d’acord amb l’article 71 del Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público (TREBEP): 1. Cada Administración Pública constituirá un Registro en el que se inscribirán los datos relativos al personal contemplado en los artículos 2 y 5 del presente Estatuto y que tendrá en cuenta las peculiaridades de determinados colectivos. 2. Los Registros podrán disponer también de la información agregada sobre los restantes recursos humanos de su respectivo sector público. 3. Mediante convenio de Conferencia Sectorial se establecerán los contenidos mínimos comunes de los Registros de personal y los criterios que permitan el intercambio homogéneo de la información entre Administraciones, con respeto a lo establecido en la legislación de protección de datos de carácter personal. 4. Las Administraciones Públicas impulsarán la gestión integrada de recursos humanos”. El Registre de Personal és un instrument tècnic de gestió del personal en què s’han d'anotar totes les dades significatives per a la vida administrativa o professional de cada una de les persones que presta o ha prestat serveis a l’entitat local. Podríem dir que és el conjunt informatitzat d’expedients personals. És un instrument de constància i acreditació de les dades que conté i no produeix efectes administratius ex novo. Entre les dades que ha de contenir el registre, hi ha: data de nomenament o de firma del contracte de treball i pròrrogues, data de la presa de possessió o inici dels efectes del contracte, grau personal inicial i modificacions de grau, canvis en la situació administrativa o laboral, reconeixement de serveis prestats i triennis, reconeixement o autorització de compatibilitats, títols, diplomes, idiomes, etc. premis i sancions, jubilació o altres causes de pèrdua de la condició de funcionari. És evident que estem davant d’un expedient en el que hi consten dades personals d’una treballadora de l’Ajuntament i per aquest motiu que es va sol·licitar l’informe de l’APDCAT. En aquest sentit l’informe de 12 de setembre (antecedent 12) en el fonament jurídic III manifesta que: “Cal fer avinent que en aquest procés selectiu no sembla que hagin de constar els documents originals acreditatius dels mèrits al·legats ja que es preveu una fase de validació davant d’un empleat públic de la documentació acreditativa d’aquests”. A la vista d’aquesta manifestació resulta evident que l’APDCAT també ha confós l’expedient al que demana accés la reclamant, doncs fa referència a l’expedient d’estabilització d’ocupació temporal i no a l’expedient personal. En tot cas, les conclusions a les que arriba l’informe son perfectament aplicables a l’expedient personal on efectivament ha demanat accés la reclamant. L’APDCAT en el seu informe (fonament IV), fa referència a les bases de convocatòria en els següents termes: “En les bases de la convocatòria es preveu la possibilitat que els aspirants sol·licitin adaptació per a la realització de les proves que cal justificar amb un dictamen expedit per un “equip multiprofessional competent”. En el cas que a l’expedient reclamat constés informació especialment protegida o mereixedora d’una especial protecció i, en particular, el dictamen de valoració de discapacitats que preveuen les bases de la convocatòria, caldria preservar-ne la confidencialitat, llevat que amb la sol·licitud s’hagués aportat el consentiment exprés de la persona afectada o que concorri alguna altra de les circumstàncies habilitants previstes a l’article 15.1 de l’LT. De no concórrer cap d’aquestes circumstàncies, el dret a la protecció de dades prevaldria sobre el dret a l’accés a aquesta informació”. La mateixa valoració que fa l’APDCAT respecte a la possible existència d’una valoració de discapacitat de la persona afectada es pot traslladar a l’expedient de registre de personal de la mateixa persona. Si en l’expedient de registre de personal hi ha cap valoració referent a una possible discapacitat, caldria preservar-ne la confidencialitat. En aquest cas resulta bastant improbable que l’afectada hagués prestat el seu consentiment exprés per fer públiques les dades sobre una possible discapacitat de manera permanent. En el fonament jurídic V del seu informe l’APDCAT segueix: “No es pot descartar que a l’expedient sol·licitat hi constin dades relatives als empleats públics, els membres del tribunal o càrrecs electes responsables de la tramitació i resolució del procés de selecció. (..) En conseqüència, no hauria inconvenient en facilitar l’accés a les dades merament identificatives dels responsables de la tramitació de l’expedient que puguin constar en l’expedient reclamat”. Aquest mateix cas traslladat a l’expedient de registre de personal, pot succeir que hi hagi certificacions expedides per empleats públics en els contractes signats, dels cursos duts a terme,... en aquest cas, al tractar-se de dades merament identificatives del personal que signa o emet certificats, no hi hauria inconvenient a donar-les. Finalment l’APDCAT, en el fonament jurídic VI del seu informe fa les següents consideracions: “En relació amb la resta de dades personals que constin a l’expedient reclamat que no tinguin la consideració de dades especialment protegides, caldrà efectuar una ponderació raonada entre l’interès públic en la divulgació de la informació i els drets de les persones afectades en els termes de l’article 24.2 LTC, segons el qual: “2. Si es tracta d’altra informació que conté dades personals no incloses a l’article 23, es pot donar accés a la informació, amb la prèvia ponderació raonada de l’interès públic en la divulgació i els drets de les persones afectades. Per a dur a terme aquesta ponderació s’ha de tenir en compte, entre altres, les circumstàncies següents: a) El temps transcorregut. b) La finalitat de l’accés, especialment si té una finalitat històrica, estadística o científica, i les garanties que s’ofereixin. c) El fet que es tracti de dades relatives a menors d’edat. d) El fet que pugui afectar la seguretat de les persones e) (...)” La ponderació prèvia raonada prevista a l’article 24.2 de l’LTC, porta a concloure, en primer lloc, que es pot facilitar l’accés a la informació que ha estat objecte de difusió en el transcurs del procés selectiu que pugui constar en l’expedient. En aquest sentit, la mateixa LTC estableix, al seu article 9.1.e), l’obligació de publicar (al portal de la transparència o seu electrònica) les convocatòries i els resultats dels processos de selecció i provisió de personal. L’article 21.2 del RLTC concreta, al respecte, que “les dades a publicar han de fer referència, com a mínim, a l’anunci de la convocatòria, a les bases, als anuncis oficials i al nom i cognoms i al quatre números del document nacional d’identitat o document equivalent de les persones admeses en cada prova o exercici del procés i de la persona finalment seleccionada, d’acord amb les criteris establerts en matèria de protecció de dades”. Per tant, no sembla que facilitar l’accés a la informació que ha estat objecte de difusió en el transcurs del procés selectiu que pugui constar en l’expedient reclamat hagués de tenir especial rellevància pel que fa al dret a la protecció de dades personals de la persona afectada, particularment quan la persona que sol·licita l’accés, com en els cas que ens ocupa, ha participat en el procés selectiu, per la qual cosa seria probable que ja fos del seu coneixement. Respecte l’accés als mèrits al·legats per la candidata finalment seleccionada, a efectes de la ponderació prevista a l’article 24.2 LTC, s’ha de tenir en compte els motius pels quals a la sol·licitant li interessa conèixer la informació. Segons consta en la reclamació la persona sol·licitant va participar en el mateix procés selectiu i va quedar per darrera de la persona seleccionada i justifica l’accés en l’interès directe en verificar que el procediment s’ha adequat a la normativa reguladora del mateix. Donar accés als currículums, titulacions, formació, serveis prestats, etc. Facilitaria l’elaboració de perfils i això, en l’àmbit laboral, és una mesura que pot resultar força invasiva de la privacitat de les persones afectades, que pot afectar tant el desplegament de la seva vida en l’esfera personal, com en l’esfera social o professional. Tal i com ha vingut sostenint aquesta Autoritat (entre d’altres als informes IAI 18/2021, IAI 20/2021, IAI 26/2022 O IAI 45/2022, disponibles al seu web) des del punt de vista del principi de minimització de dades (article 5.1.c) RGPD), segons el qual les dades objecte de tractament han de ser adequades, pertinents i necessàries per al compliment de la finalitat pretesa amb l’accés, s’ha de poder accedir a la informació esmentada relativa als candidats que han obtingut millor puntuació que la persona sol·licitant, però no els que han obtingut una puntuació pitjor, ni a dades personals innecessàries per a la defensa de la persona interessada, com serien el domicili, número de telèfon, correu electrònic, etc. (...) En el cas de la persona finalment seleccionada, l’òrgan encarregat de la valoració dels mèrits podria haver tingut alguna errada en l’aplicació dels criteris de valoració que podria justificar un accés a aquesta informació. El control d’aquesta possibilitat d’error, només es pot dur a terme si el subjecte perjudicat per la decisió administrativa (el candidat no seleccionat) té la possibilitat de conèixer els elements fàctics dels quals parteix la valoració efectuada per l’òrgan de selecció. Així, en exercici del dret de defensa i als efectes de poder comprovar eventuals errors de l’òrgan qualificador podrien justificat que la persona sol·licitant pugui disposar d’informació sobre els diferents aspectes que s’han pogut valorar en el procés selectiu, això és els mèrits (tant acadèmics com d’experiència) i la puntuació obtinguda, així com la valoració d’aquests mèrits”. L’informe acaba concloent que: “La normativa de protecció de dades no impedeix l’accés de la persona reclamant a la informació que consti a l’expedient reclamat que no faci referència a categories especials de dades, en concret a la sol·licitud de participació així com a la declaració dels mèrits i la seva valoració pel tribunal qualificador i el resultat del procés de selecció. Tampoc impediria accedir a les dades merament identificatives com el nom i el cognom i el càrrec de les persones que han intervingut en la tramitació de l’expedient”. Aquesta Comissió comparteix l’argumentació desplegada per l’APDCAT en el seu informe, i això traslladat a l’informe del Registre de personal de la persona afectada suposaria que només es donés accés a aquella informació que consti en l’expedient que faci referència als mèrits al·legats en el procés de selecció. No es pot donar accés total i indiscriminat a l’expedient d el registre de personal de la persona interpel·lada, doncs l’expedient pot contenir dades que estiguin afectades per algun límit d’accés, com ara la investigació o sanció de les infraccions administratives o disciplinàries (art. 21.1.b) LTAIPBG, o bé contenir dades personals especialment protegides com ara un informe acreditatiu d’una discapacitat (art. 23 LTAIPBG), dades que tampoc servirien a la reclamant per la finalitat que pretén: verificar els mèrits al·legats. Els mèrits i requisits al·legats per la tercera afectada i que han estat validats pel tribunal estan perfectament identificats, pel que no resultarà molt complicat, comprovar si tots o alguns o cap d’aquests mèrits i requisits al·legats i validats es troben dins de la fitxa de registre de personal. Aquesta seria la documentació / informació que s’ha de facilitar a la reclamant. En conclusió, aquesta Comissió estima parcialment la reclamació i no dona accés a tot l’expedient personal de la Sra. Xxxx sinó sols a aquella documentació / informació que consti a l’expedient relativa als mèrits al·legats per la candidata finalment seleccionada, i a la valoració d’aquests mèrits efectuada pel tribunal qualificador. 3. Al·legacions de la persona afectada Segons indiquen els antecedents, la persona afectada per la Reclamació ha formulat al·legacions en el procediment de la sol·licitud d’accés a la informació davant l’Ajuntament de Mataró, que han de ser interpretades com a oposició a l'accés a la informació pública sol·licitada (antecedent 18). El contingut d'aquestes al·legacions bàsicament se centren en deixar acreditat que ja s’ha donat accés a la informació demanada per part de la reclamant i sol·licita que es desestimi la reclamació per entendre que és repetitiva i que ja s’ha donat accés a la informació sol·licitada. Ja que l’accés que s’acaba donant en aquesta resolució sobre l’expedient personal sols és sobre aquella documentació / informació que faci referencia als mèrits i requisits ja al·legats i validats en el procés selectiu, és procedent desestimar -les. L’estimació a l’accés parcial de la informació que s’ha determinat en el fonament jurídic anterior protegeix les dades de caràcter personal i qualsevol altra dada sensible que pogués constar a l’expedient. No obstant això, l'article 34.3 LTAIPBG estableix que “si la resolució és estimatòria de la sol·licitud i hi ha hagut oposició de tercers, l'accés a la informació només es pot fer efectiu un cop transcorregut el termini per interposar recurs contenciós administratiu sense que s'hagi formalitzat o, en cas que s'hagi presentat aquest recurs, si no s'ha acompanyat de petició de mesures cautelars de suspensió o s'ha resolt aquest incident mantenint l'executivitat de l'acte administratiu”. En conseqüència, és procedent demorar el lliurament de la informació sol·licitada a què hagi transcorregut el termini de dos mesos des de la notificació per recórrer la Resolució, sense que s'hagi presentat cap recurs contenciós administratiu contra ella amb petició de la mesura cautelar de suspensió. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluador, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedor/a de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsor/a si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual ell/ella n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, hauria de formar part d’un expedient administratiu, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació de la documentació municipal del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Prestació i finalització del servei actiu (codi 0060) i la sèrie documental Expedients personals (1848). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 14 de desembre de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar parcialment la Reclamació 420/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Mataró que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies després d’haver transcorregut dos mesos des de la notificació de la present resolució a la interessada i a la tercera afectada sense que s’hagi interposat recurs contenciós administratiu. 3. Requerir a l’Ajuntament de Mataró a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, després que hagin transcorregut dos meses des de la notificació de la present resolució al interessat i al tercer afectat sense que s’hagi interposat recurs contenciós administratiu, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 420/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució.