Acceso a contratos de la fiesta mayor 2024 y al expediente digital en formato electrónico

ANTECEDENTES

El 18 de marzo de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 415/2025, presentada contra el Ayuntamiento de Puigverd de Lleida, por una persona electa de este ayuntamiento, en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente, de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP).

El 27 de febrero de 2025 la persona electa reclamante presentó una instancia genérica al Ayuntamiento en los siguientes términos: "Se faciliten lo antes posible los contratos referentes a las actuaciones y actos de la Fiesta Mayor 2024. - Se facilite el acceso al expediente digital referente a la Fiesta Mayor 2024.".

En fecha 28 de febrero de 2025 el Ayuntamiento hizo llegar un comunicado al electo reclamante donde, en relación a la petición de "adjudicación contratos Fiesta Mayor 2024", se indica que en virtud del artículo 32 de la Ley 19/2014 de 29 de diciembre:

"Desde secretaría se ha dado traslado a la Alcaldía, órgano competente para el ejercicio del derecho de acceso a la información pública".

Asimismo, el reclamante acompaña a la reclamación un decreto de alcaldía de 17 de febrero de 2025, anterior a la presentación de la instancia, que hace referencia a impugnaciones de acuerdo de Pleno a la secretaría, solicitud de emisión de informes, y acaba resolviendo: "Que las próximas solicitudes de información, emisión de informes y cualquier otro acto que solicite el concejal no adscrito se dirijan a la Alcaldía, órgano competente para facilitar la información que obre en poder de la Corporación y resulte necesaria para el desarrollo de su función".

El 26 de marzo de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le pide especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

En la misma fecha la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento de Puigverd de Lleida y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación.

El 26 de marzo de 2025 la GAIP recibe el informe del Ayuntamiento donde se indica de manera generalista que "se dio respuesta a todas y cada una de las instancias presentadas. Asimismo, y ante el gran volumen de peticiones del Sr. XXX (desde el 25 de noviembre y hasta la fecha ha presentado más de 40 solicitudes de acceso a la información pública) se ha emplazado al Sr. XXX para que comparezca en las oficinas del Ayuntamiento en horario de audiencia pública (de 7:00 a 15:00 horas) con el objeto de que pueda examinar y obtener copia de los expedientes que considere, por lo cual no es cierto que no se haya dado respuesta. Al contrario, se le ha facilitado el acceso a los expedientes, se han evacuado los informes correspondientes para elevar al Pleno sus peticiones y todo esto en el plazo que estipula la Ley".

El 16 de abril de 2025 la GAIP traslada esta información a la persona reclamante con la advertencia de que si en el plazo de 5 días no presenta alegaciones, entenderemos que se ha dado respuesta a su SAIP. El reclamante aceptó la notificación el 27 de abril.

El 27 de abril la persona reclamante presenta las siguientes alegaciones a la GAIP en referencia a la indicación del Ayuntamiento para que el concejal pueda consultar la información en la sede del ayuntamiento: "Se considera una excusa y una mala praxis el hecho de no facilitar la información solicitada, ya que ya se dispone de esta documentación en el mismo consistorio y que se optimiza más el tiempo y los recursos utilizando el formato digital, y haría falta la voluntad de facilitar esta información ya sea con voluntad de servicio o bien, priorizando y organizando de forma más adecuada al personal municipal" y acaba solicitando de nuevo: "Se proceda a facilitar el acceso al expediente solicitado y en formato digital a través del portal Gestiona que dispone el Ayuntamiento de Puigverd de Lleida, de los contratos en formato digital, todo dentro del plazo legalmente establecido".

Con las alegaciones el electo hace llegar a la Comisión una carta que le ha dirigido la Síndica de Agentes en contestación de diversas quejas que ha dirigido, entre ellas, la falta de entrega de la información pública que demanda, y en este sentido la Síndica indica que ha instado al Ayuntamiento de Puigverd de Lleida: "Adoptar medidas organizativas que permitan minorar demoras en la atención de las demandas de información presentadas por los concejales de la oposición, con el fin de facilitar la información municipal a los concejales dentro del plazo previsto legalmente para que el acceso sea efectivo".

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

El artículo 39.1 LTAIPBG establece que "Las resoluciones expresas o presunciones en materia de acceso a la información pública y, si procede, las que resuelvan el recurso de reposición pueden ser objeto de reclamación gratuita y voluntaria ante la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública, encargada de velar por el cumplimiento y las garantías del derecho de acceso a la información pública que regula este título".

La reclamación se presenta por parte de una persona concejal del mismo Ayuntamiento. Esta condición de electo local de la persona reclamante no es obstáculo para la admisión a trámite de esta Reclamación, tal como la GAIP ha señalado en numerosas Resoluciones -la primera de las cuales la que resolvió la Reclamación 3/2016-, como ha estimado el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña (TSJC) en su sentencia 1074/2019, desestimatoria del recurso ordinario 334/2016, que precisamente atacaba la competencia de la GAIP para atender reclamaciones de electos locales y negaba la admisibilidad de que los electos locales pudieran emplear para la defensa de su derecho de acceso la vía de reclamación prevista en la LTAIPBG, sentencia que fue recurrida ante el Tribunal Supremo (rec. 3382/2020) y plenamente confirmada por el alto tribunal en su Sentencia 312/2022, de 10 de marzo de 2022, que establece jurisprudencia sobre la admisión de las reclamaciones de los electos locales ante los órganos de garantía del derecho de acceso a la información pública, al amparo de la aplicación supletoria de la legislación de transparencia respecto de los regímenes jurídicos especiales de acceso prevista en la Disposición Adicional Primera de las leyes básica y autonómica de transparencia y acceso a la información pública.

El TSJC, en la Sentencia 1074/2019, confirma la competencia de la GAIP para atender reclamaciones de los electos locales y valida que los electos locales puedan emplear la vía de reclamación de la LTAIPBG, remitiéndose a los propios argumentos y fundamentos jurídicos expuestos por la GAIP en las resoluciones recurridas, que se concretan en que, aunque la normativa de régimen local (artículo 164 del Texto Refundido de la Ley Municipal y de Régimen Local de Cataluña, TRLMRLC, aprobado por el Decreto Legislativo 2/2003, de 28 de abril, que cabe recordar que es anterior a la LTAIPBG) remite para su garantía a la jurisdicción contencioso-administrativa, lo cierto es que la aplicación supletoria de la normativa de transparencia expresamente establecida en la disposición adicional primera, apartado 2, de la LTAIPBG permite y legitima la intervención de esta Comisión en garantía del derecho de acceso de las personas concejales, si estas voluntariamente optan por buscar su amparo, sin perjuicio de su derecho a obtener la tutela de la jurisdicción contencioso-administrativa.

2. Sobre el formato de la entrega de la información solicitada

El caso que nos ocupa no trata de determinar si la información solicitada es pública o no, pues el Ayuntamiento de Puigverd de Lleida ya le ha dado acceso de forma presencial en las oficinas municipales en horario de atención (antecedente 5) y, por tanto, dando por hecho que se trata de información pública, y sin hacer referencia a ningún tipo de límite aplicable, más allá de una advertencia genérica a la protección de datos personales. Lo que resulta en discordia en este caso es cuál es la forma en que se debe dar acceso a la información solicitada. En la SAIP de fecha 27 de febrero el electo ahora reclamante demanda el acceso al expediente digital (antecedente 2) y muestra su desacuerdo con la respuesta del ayuntamiento cuando le trasladen el informe (antecedente 7).

Puesta en contexto esta Reclamación, la cuestión en este caso no es considerar dado el derecho de acceso a la información pública solicitada dado que el Ayuntamiento ya ha reconocido que le facilitará el acceso a esta información de forma presencial en el Ayuntamiento en horario de oficina, sino el formato y la modalidad propuesta para dar este acceso. Por tanto, esta Resolución se centra únicamente en esta cuestión y será necesario hacer énfasis en la garantía del derecho de aquella información que, en el marco de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas (LPACAP), se ha generado en soporte electrónico, tal como ya ha hecho la GAIP en otras resoluciones, entre ellas la 481/2024, de 18 de abril.

Pel que fa al dret d'accés a informació pública en suport electrònic

La Ley 29/2010, de 3 de agosto, del uso de los medios electrónicos en el sector público de Cataluña, aplicable a la totalidad del sector público autonómico y local, parte de lo que la propia ley denomina modelo catalán de administración electrónica "de una visión integrada de país para conseguir una mejor solución para el conjunto de las administraciones públicas catalanas, y a la vez, es una oportunidad para transformarlas". Como se expresa en el preámbulo, este modelo tiene como finalidad mejorar la transparencia, la eficacia y la calidad del sector público en Cataluña mediante el uso de los medios electrónicos en las relaciones entre las entidades del sector público y las personas, basado en la corresponsabilidad entre las administraciones públicas catalanas y todos los actores implicados en el uso de los medios electrónicos para definir las estrategias para el avance del uso de los medios electrónicos en las administraciones públicas catalanas. Entre las finalidades de esta ley, para mejorar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y la calidad en las relaciones entre el sector público y los ciudadanos, se encuentra el "garantizar que el uso de los medios electrónicos promueva una administración pública abierta, transparente, accesible, eficaz y eficiente" (artículo 3.a). En esta misma línea el artículo 11.4 dice "las entidades que integran el sector público deben promover herramientas y buscadores que faciliten a los ciudadanos el acceso sencillo y eficaz a la información pública por medios electrónicos, y deben garantizar siempre la protección de los datos de carácter personal".

En este marco legislativo y en lo que respecta a los expedientes iniciados a partir de la entrada en vigor de la LPACAP, debemos entender que son expedientes electrónicos, que de acuerdo con su artículo 70.1 se definen como "el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla" y en el punto 2 establece que el formato de los expedientes debe ser "electrónico y deben formarse mediante la agregación ordenada de todos los documentos, las pruebas, los dictámenes, los informes, los acuerdos, las notificaciones y otras diligencias que deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, debe constar en el expediente una copia electrónica certificada de la resolución adoptada". Por tanto, los expedientes electrónicos se configuran a partir de documentos electrónicos y las actuaciones de los entes públicos quedan acreditadas, con plena validez legal, en estos documentos electrónicos (artículos 26 y 34).

El Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el cual se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos detalla en el artículo 46 qué se entiende por documento administrativo electrónico; esto es, "la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico, según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado admitido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y la normativa correspondiente, y que hayan generado, recibido o incorporado las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones sujetas a derecho administrativo" y añade "cuando en el marco de un procedimiento administrativo tramitado por medios electrónicos el órgano actuante esté obligado a facilitar al interesado un ejemplar de un documento administrativo electrónico, este documento puede sustituirse por la entrega de los datos necesarios para su acceso por medios electrónicos adecuados".

En el ámbito de la LTAIPBG y en lo que respecta a la información que se haya generado en soporte electrónico en aplicación de la legislación referida hasta ahora, cabe tener en cuenta lo que establece el artículo 37.1 LTAIPBG: "El acceso a la información pública es gratuito si los datos son consultados en el lugar donde se encuentran depositados, o bien si existen en formato electrónico, en cuyo caso deben ser entregados por correo electrónico".

En definitiva, el expediente de la contratación de la fiesta mayor 2024 es un expediente del año 2024 y, por tanto, en formato de expediente electrónico. De acuerdo con todo lo expuesto, se estima el derecho de acceso al citado expediente, mediante la puesta a disposición en un punto de acceso general electrónico de la administración o en la sede electrónica o sede electrónica asociada que corresponda de acuerdo con las previsiones del referido Real Decreto 203/2021.

3. Sobre el acceso a la información a través de la carpeta del concejal

Llegados a este punto y continuando con el argumento del anterior fundamento jurídico, es adecuado recordar cómo ya ha mencionado repetidamente esta Comisión, desde la resolución 138/2024, de 8 de febrero, la recomendación en relación con la carpeta del concejal.

Ciertamente, la GAIP no es competente para determinar y concretar cómo debe organizarse una determinada administración y qué y cómo debe hacer visible la información a través de la carpeta del concejal. No obstante, en lo que respecta a la opción de acceder a la información a través de medios electrónicos, nos reiteramos nuevamente al artículo 164 del TRLMRLC relativo al derecho de información de todos los miembros de las corporaciones locales, y concretamente el apartado 5 que dice "Los miembros de la corporación tienen derecho a obtener copia de la documentación a la que tienen acceso. Esta copia puede obtenerse en formato papel o bien en el soporte técnico que permita acceder a la información requerida". A título meramente informativo, recordamos que este Decreto Legislativo es del año 2003, muy anterior temporalmente a la LPACAP y, aun así, ya abría las puertas a la puesta a disposición de la información a la que pueden tener acceso los miembros de los ayuntamientos por medios electrónicos o telemáticos.

El contexto actual ha avanzado mucho en el uso de las nuevas tecnologías y este hecho nos debe poner en una nueva perspectiva en la relación de las administraciones con la ciudadanía en general. No podemos olvidar que nos encontramos en el marco de la gestión electrónica en el ámbito de la administración pública y, por tanto, la información que generan las administraciones en el ejercicio de sus competencias se ha debido generar y/o tramitar en soporte electrónico de acuerdo con los requerimientos de la LPACAP.

Desde la perspectiva de la ley de transparencia, el artículo 37.1 LTAIPBG establece que si la información pública existe en formato electrónico, se debe entregar por correo electrónico. En este sentido, esta Comisión ha defendido en diversas ocasiones que esta entrega se puede realizar por cualquier otro medio electrónico que esté al alcance tanto de la persona reclamante como de la administración reclamada. En el caso que nos ocupa y en lo que respecta a los cargos electos, parece adecuado que el acceso/entrega de la información pública se realice a través de la carpeta del concejal.

La carpeta del concejal es una herramienta tecnológica que implica que la información ya no se encuentra en formato físico y en la sede municipal, sino que se encuentra almacenada en un espacio accesible en formato digital y de manera inmediata. La información, pues, está contenida técnicamente en función de la infraestructura IT empleada para cada administración (on premise, cloud o cloud híbrido). Esta herramienta permite el acceso al gestor de expedientes desde cualquier lugar físico con los medios tecnológicos adecuados, previa definición y configuración de los roles y permisos específicos en función de si se trata de concejales con delegaciones de gestión o no, con la adecuada clasificación de la información a partir del Cuadro de Clasificación Documental y la tipificación de los documentos con la asignación del código de tipología documental, entre otras funciones.

Por tanto, es totalmente plausible que el acceso y/o entrega de la información pública por parte de los cargos electos se realice a través de este medio. E incluso, en ejercicio del derecho de acceso a la información pública, la herramienta puede convertirse, a partir de los roles, permisos, filtros y criterios de gestión documental, en un medio perfectamente idóneo para permitirles acceder a la información pública de forma autónoma, sin necesidad de tener que realizar solicitudes concretas, aliviando la tarea técnica y administrativa que conlleva la resolución de estas peticiones y contribuyendo, en definitiva, a la mejora cualitativa de la transparencia en el marco de la administración pública.

Ahora bien, no es competencia de la GAIP determinar a qué información deben poder acceder, ni qué filtros se les deben aplicar, ni qué formato de gestión debe tener la carpeta del concejal.

4. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría

El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio, establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia. El artículo 8 añade que la organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de los titulares respectivos.

El capítulo X del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el cual se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica establece que las administraciones públicas deben adoptar las medidas organizativas y técnicas para garantizar la recuperación y conservación del documento electrónico entre estas, la definición de una política de gestión de documentos.

En cuanto a la gestión de la documentación y archivo de los documentos electrónicos, la Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos.

No obstante, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Cabe recordar que el artículo 3 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el cual se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional, que regula la función pública de secretaría establece en el punto 2 la función de fe pública, y entre estas la dirección superior de los archivos y registros de la entidad local (l). Así pues, y en consecuencia de este mandato legal y el de asesoramiento legal preceptivo (artículo 2.1.a), debe ser conocedora de la existencia de un sistema de gestión documental, impulsora si no dispone de él, velar por la documentación con una sistemática de trabajo mínima sobre la documentación de la cual es custodia y responsable primero de la falta de localización de documentación, de mantener el orden y garantizar el reencuentro de documentación.

Por otro lado, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán que regula los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña incluye, entre otros, "los documentos producidos o recibidos, en el ejercicio de sus funciones y como consecuencia de su actividad política y administrativa, por la Generalitat, por los entes locales y por las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades de las que dependen" y, en consecuencia, están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y elección de documentos.

Así pues, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de diferentes expedientes administrativos, que deben estar perfectamente clasificados de manera que sea posible su recuperación y facilitar, si procede, su acceso. Como referencia y siguiendo el modelo de Cuadro de clasificación de la documentación municipal del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña, esta documentación debería estar clasificada dentro del nivel Contratación administrativa y asistencia técnica (0046) y las series Contrataciones de servicios (1403), Contrataciones de suministros (1431) o Contrataciones privadas (1448) en función del tipo de relación contractual.

5. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las efectuadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo que prevén los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave con relación al derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG). El artículo 49.2 RGAIP prevé que, para los fines anteriores, la Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para ordenar la incoación del procedimiento sancionador correspondiente al que hace referencia el artículo 86 LTAIPBG.

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos han sido desatendidos por los sujetos obligados.

6. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 5 de junio, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 415/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones realizadas en el fundamento jurídico 2.
2. Requerir al Ayuntamiento de Puigverd de Lleida que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de cuatro días.
3. Requerir al Ayuntamiento de Puigverd de Lleida informar a la GAIP, dentro del plazo de cuatro días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a informar a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 415/2024 y disponer la publicación de esta resolución en la web de la GAIP.