Solicitud de copia de correo electrónico de queixa contra la persona reclamante y resultado estimatorio

Resolució 377/2018, de 12 de desembre Número d’expedient de la Reclamació: 404/2018 Administració reclamada: Consell Comarcal del Segrià Informació reclamada: Còpia d’un correu electrònic de queixa que afecta la persona reclamant. Sentit de la Resolució: Estimació Resum: No hi ha res de res de conversa privada en el correu electrònic en qüestió: ni ho és el mitjà (el correu electrònic corporatiu), ni les interlocutores (que ho són en exercici de les seves funcions públiques), ni el contingut. El fet de no formar part d’un expedient no comporta que allò sol·licitat no sigui informació pública; l’article 2.b citat més amunt no condiciona el concepte d’informació pública al fet de formar part d’un expedient. De fet, bona part d’informació pública no forma part d’expedients determinats i no per això deixa de ser susceptible de ser objecte del dret d’accés a la informació. El nom de la persona que hauria presentat la queixa contra la persona reclamant és una dada perfectament coneguda per la reclamant, perquè en fa referència exacta a les seves sol·licituds d’informació indicades a l’antecedent 2; per tant, el fet de facilitar-la no li causa cap dany; a més, és una dada important per a la integritat del document sol·licitat i per a les finalitats indicades a la sol·licitud d’informació (la defensa de la reclamant davant d’unes queixes que considera infundades); en tot cas, cal recordar a la persona reclamant que obté aquesta informació en tant que assistenta social objecte d’una queixa, i que ha de mantenir respecte de la identitat de qui la presenta el deure de confidencialitat a què la vincula l’exercici de la seva professió de manera que només pot emprar aquesta dada estrictament per a la seva defensa, sense que pugui difondre-la en altres àmbits. Ha de tenir en compte el Consell Comarcal que la tasca ordinària dels seus serveis comprèn també la de donar la informació pública que se li demani, i fer-ho dins del termini establert legalment, que és d’un mes, i que és legalment responsable de facilitar la informació pública que se li demana, sense que procedeixi defugir aquesta responsabilitat adjudicant-la a altres organismes públics que també tenen els seus propis serveis ordinaris. Paraules clau: Consell comarcal. Serveis socials. Queixes. Informació pública. Converses privades. Expedient administratiu. Administració responsable. Dret de defensa. Límits. Dades personals. Ponent: Josep Mir Bagó Antecedents 1. El 7 de novembre de 2018 entra a la GAIP la Reclamació 404/2018, presentada contra el Consell Comarcal del Segrià, en relació amb la informació indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). 2. L’1 d’abril de 2016 la persona reclamant presenta la següent sol·licitud, mitjançant correu electrònic, al Gerent, la Secretària i a altres persones que treballen al Consell Comarcal del Segrià: “el dimecres 30 de març, la ... coordinadora de serveis socials em va informar verbalment d’un email que va rebre per part de la senyora ..., Cap del Departament d’Habitatge de Lleida ... Atès que en aquest email se m’acusa de negar atenció i gestions a la usuària senyora xxx, demano, com a part interessada i afectada directament per aquestes afirmacions, que se’m faciliti còpia de dita documentació i se m’informi de les accions que es prendran des del Consell Comarcal del Segrià respecte aquestes acusacions infundades i totalment falses”. El 6 de març de 2017 la persona reclamant sol·licita per correu electrònic a la Secretària del Consell Comarcal còpia de diversos documents, entre els quals està inclosa la queixa indicada al paràgraf anterior, de la que s’informa que ja havia estat sol·licitada l’1 d’abril de 2016. El 14 de març de 2017 la persona reclamant reenvia per correu electrònic còpia de la sol·licitud indicada al paràgraf anterior a la Secretària del Consell Comarcal. El 29 de març de 2017 la persona reclamant entra formalment el registre del Consell Comarcal un escrit adreçat a la seva Presidenta, on reitera bona part de la sol·licitud presentada per correu electrònic el 6 de març de 2017, citada al paràgraf anterior, inclòs el correu electrònic de queixa contra ella sol·licitat l’1 d’abril de 2016. 3. El 6 d’abril de 2017 la President del Consell Comarcal informa a la persona reclamant sobre la recepció de la seva sol·licitud, tot indicant-li que la tramet a la Secretaria de l’organisme per tal que li puguin donar resposta l’abans possible. 4. La Reclamació presentada el 7 de novembre de 2018 indica que la mateixa sol·licitud hauria estat presentada en tres ocasions, entre abril de 2016 i març de 2017, i que la persona reclamant encara no hauria rebut resposta. La persona reclamant indica que allò sol·licitat és una queixa contra una actuació professional seva i que, per tant, n’és part interessada, de manera que vol aquesta informació per poder exercir els seus drets. 5. El 8 de novembre de 2018 la GAIP comunica la Reclamació al Consell Comarcal del Segrià i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 6. El 30 de novembre de 2018 la GAIP rep l’informe del Consell Comarcal del Segrià, que indica que el document sol·licitat formaria part d’una cadena de correus electrònics que responen a converses privades entre la Cap del Servei d’Habitatge de Lleida, la Coordinadora de Serveis Socials del Consell Comarcal i altres professionals. Indica també que el correu electrònic sol·licitat no forma part de cap expedient administratiu. Adjunta còpia del correu electrònic sol·licitat per tal que sigui la GAIP qui decideixi si procedeix el seu lliurament a la reclamant i demana que, en cas afirmatiu, sigui la mateixa GAIP qui li la lliuri, perquè formula moltes peticions al Consell Comarcal, que entorpeixen la seva tasca ordinària. Fonaments jurídics 1. La informació sol·licitada és informació pública Els antecedents posen de manifest que el Consell Comarcal denega la informació sol·licitada (la còpia d’un correu electrònic) perquè considera que es tracta d’una cadena de correus electrònics que responen a converses privades entre professionals i perquè no formaria part d’un expedient administratiu. Cal recordar que segons l’article 2.b LTAIPBG, té la condició d’informació pública, als efectes de la legislació de transparència i accés a la informació pública, la que es troba en poder de l’Administració, ja sigui perquè l’ha elaborat o perquè l’ha obtinguda. Pel que sembla, el correu electrònic sol·licitat estava en poder del Consell Comarcal (no hi pot haver dubte d’aquest fet, ja que el mateix Consell Comarcal l’ha tramès a la GAIP) i s’havia tramès a una adreça corporativa seva, dirigit a la coordinadora dels seus Serveis Socials. Deixant de banda el que podessin contenir altres correus electrònics de la mateixa cadena, allò sol·licitat conté un missatge d’un càrrec públic (la cap del Servei d’Habitatge de Lleida), adreçat a un altre càrrec públic (la coordinadora de Serveis Socials del Consell Comarcal), que informa de la queixa presentada per una persona determinada contra la persona reclamant, que és funcionària del Consell comarcal, demana aclariment sobre aquest tema i un informe de serveis socials. Es miri com es miri, no hi ha res de res de conversa privada en el correu electrònic en qüestió: ni ho és el mitjà (el correu electrònic corporatiu), ni les interlocutores (que ho són en exercici de les seves funcions públiques), ni el contingut (que afecta una funcionària del Consell Comarcal). Per una altra banda, el fet de no formar part d’un expedient no comporta que allò sol·licitat no sigui informació pública. L’article 2.b citat més amunt no condiciona el concepte d’informació pública al fet de formar part d’un expedient. De fet, bona part d’informació pública no forma part d’expedients determinats i no per això deixa de ser susceptible de ser objecte del dret d’accés a la informació. Vistes les anteriors consideracions, cal concloure que el correu electrònic sol·licitat per la persona reclamant és informació pública, ja que ni és una conversa privada, ni el fet de no formar part d’un expedient és excusa per no ser considerat informació pública. 2. Dret d’accés a la informació sol·licitada L’article 18.1 LTAIPBG declara el dret de les persones d’accedir a la informació pública. I l’article 20.1 de la mateixa llei garanteix el dret d’accés a la informació pública a totes les persones, tot indicant que aquest dret només pot ser denegat o restringit per les causes expressament previstes per les lleis. Atesa la condició d’informació pública que, com acabem de veure, té el document demanat, és procedent declarar el dret a accedir-hi, llevat que concorri alguna causa legal que ho impedeixi. A la vista del contingut de la còpia sol·licitada, l’únic límit que pot concórrer en la informació sol·licitada són diverses dades personals, l’accés a les quals es valora tot seguit, cas per cas: Hi ha el nom de la remetent del correu electrònic, que és la Cap del Servei d’Habitatge de Lleida. La identitat d’aquesta persona i la seva condició de trametent del correu electrònic ja són conegudes per la persona reclamant, que s’hi refereix en la seva primera sol·licitud. A més, es tracta d’una dada merament identificativa relacionada amb l’organització o l’activitat de l’Administració, a la que, segons l’article 24.1 LTAIPBG, s’hi ha de donar accés. Per tant, és procedent mantenir la identitat d’aquesta persona en la informació a lliurar, ja que és un element de referència del document sol·licitat per la persona reclamant. Hi ha també els noms de quatre persones a les quals s’envia còpia del correu electrònic sol·licitat. Les seves identitats no han estat sol·licitades per la persona reclamant, ni són rellevants per a l’accés sol·licitat, de manera que en atenció al principi de minimització de l’afectació de les dades personals és procedent anonimitzar-les. També es fa referència al nom de la persona que hauria presentat la queixa contra la persona reclamant. Aquesta identitat és perfectament coneguda per la reclamant, perquè en fa referència exacta a les seves sol·licituds d’informació indicades a l’antecedent 2; per tant, el fet de facilitar-la no li causa cap dany; a més, és una dada important per a la integritat del document sol·licitat i per a les finalitats indicades a la sol·licitud d’informació (la defensa de la reclamant davant d’unes queixes que considera infundades). Per tant, és procedent mantenir aquestes dades identificatives en la còpia que es lliuri a la persona reclamant. En tot cas, cal recordar a la persona reclamant que obté aquesta informació en tant que assistenta social objecte d’una queixa, i que ha de mantenir respecte de la identitat de qui la presenta el deure de confidencialitat a què la vincula l’exercici de la seva professió, de manera que només pot emprar aquesta dada estrictament per a la seva defensa, sense que pugui difondre-la en altres àmbits. Finalment, consta també el nom de la reclamant, que probablement no seria procedent de facilitar, en el marc del document sol·licitat, a terceres persones, en la mesura que hi és citada com a objecte de queixa; ara bé, si hom té en compte que és ella mateixa qui demana la còpia del document, res impedeix que, amb ell, pugui accedir a la seva pròpia identitat. A més de les consideracions fetes als paràgrafs anteriors, cal tenir en compte que la persona reclamant demana aquesta informació per defensar-se d’unes queixes que considera infundades i que en una situació similar, en la que també hi estaven implicades les mateixes parts d’aquesta Reclamació, l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades va concloure l’informe que li va demanar la GAIP indicant que la persona reclamant, atès que sol·licitava la informació per defensar-se d’una queixa presentada contra ella, tenia dret a conèixer la identitat de les persones que la signaven (Resolució 173/2018, de 12 de juliol). Ateses les anteriors consideracions, cal concloure que la persona reclamant té dret a la informació sol·licitada, de la qual únicament caldria suprimir els noms de les persones destinatàries de còpia del correu electrònic. 3. Administració responsable de facilitar la informació sol·licitada Segons els antecedents, el Consell Comarcal demana a la GAIP que sigui aquesta Comissió de garantia qui, si ho considera necessari, faciliti la informació sol·licitada a la persona reclamant. Sens perjudici que la persona reclamant pugui accedir en el marc de la GAIP a la informació que ha sol·licitat perquè forma part de l’expedient relatiu a la seva Reclamació, cal recordar que l’Administració responsable de lliurar la informació sol·licitada és la qui ha estat destinatària de la sol·licitud. I és important recordar-ho a la vista de l’argument donat pel Consell Comarcal per descarregar-se d’aquesta responsabilitat i adjudicar-la a la GAIP: que la persona reclamant li fa moltes peticions, tot entorpint la tasca ordinària dels serveis comarcals. Ha de tenir en compte el Consell Comarcal que la tasca ordinària dels seus serveis comprèn també la de donar la informació pública que se li demani, i fer-ho dins del termini establert legalment, que és d’un mes, i que és legalment responsable de facilitar la informació pública que se li demana, sense que procedeixi defugir aquesta responsabilitat adjudicant-la a altres organismes públics que també tenen els seus propis serveis ordinaris. Per tant, procedeix declarar que qui té la responsabilitat de facilitar a la persona reclamant la informació sol·licitada és el Consell Comarcal del Segrià. 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el previst pels articles 48 i 49 RGAIP i per l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 12 de desembre 2018, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 404/2018 i declarar el dret de la persona reclamant a obtenir la informació indicada a l’antecedent 2, amb eliminació prèvia de les dades relatives al nom de les persones destinatàries de còpia del correu electrònic i sens perjudici del seu deure de confidencialitat en relació amb la identitat de la persona que ha formulat la queixa contra ella. 2. Requerir al Consell Comarcal del Segrià que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de deu dies, tot informar-ne a la GAIP. 3. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 4. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 404/2018 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Barcelona, 12 de desembre de 2018 Elisabet Samarra Gallego Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informac ió Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolu ció, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aques ta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.