Acceso al expediente de selección de personal funcionario A1 del Ayuntamiento de Mataró y resultado de la reclamación ante la GAIP

Resolució 664/2023, de 27 de juliol de 2023 Número d’expedient de la Reclamació: 400/2023 Administració reclamada: Ajuntament de Mataró Informació reclamada: Accés i còpia íntegra d'un expedient de selecció per a la cobertura de places A1 de la plantilla de personal funcionari de la Corporació, incloent els mèrits al·legats pels aspirants. Sentit de la resolució: Estimació amb condicions Resum: Ateses les consideracions anteriors, és procedent declarar el dret de la persona reclamant a què l’accés que li ha de facilitar l’Ajuntament de Mataró a l’expedient sol·licitat contingui la identitat semianonimitzada (els últims dígits del NIF, tal com fa el tribunal de selecció a les seves actes, o bé qualsevol altre codi que també permeti la individualització demanada) de les altres persones aspirants que han estat seleccionades o han obtingut una major qualificació que ella, per tal que pugui individualitzar els diversos mèrits i exercicis tinguts en compte en el procés selectiu. Facilitada en aquests termes, el lliurament d’aquesta informació és innòcua des del punt de vista de la protecció de les dades personals (motiu pel qual no es considera necessari fer el trasllat requerit pels articles 31 LTAIPBG i 34 RGAIP), i l’esforç que pugui comportar per als serveis administratius de l’Ajuntament no sembla excessiu i és del tot proporcionat a la finalitat de l’accés. En canvi, no és necessari oferir aquesta pseudonimització respecte de la resta d’aspirants que han obtingut una qualificació inferior a la de la persona reclamant, de manera que és procedent facilitar la informació que els afecta totalment anonimitzada, de manera que es pot evitar una càrrega de feina dels serveis administratius que per aquest motiu es podria considerar desproporcionada. En conclusió, l’Ajuntament de Mataró ha de facilitar a la persona reclamant l’accés als mèrits al·legats i aportats per tots els aspirants en el procés selectiu indicat a l’antecedent 2, en els termes fins ara descrits. Paraules clau: Ajuntaments. Expedient selecció. Personal funcionari. Mèrits. Aspirants. Ponent: Iolanda Pineda Balló Antecedents El 21 d’abril de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 400/2023, presentada per una persona interessada contra l’Ajuntament de Mataró, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El passat 11 d’abril de 2023 la persona reclamant presenta instància a l’Ajuntament de Mataró indicant: “M’he presentat a la Convocatòria per a la cobertura d’una plaça del grup A1, codi “AJMCM‐13”, de la plantilla de personal funcionari de la Corporació, modalitat d’accés lliure, via Estabilització de l’ocupació temporal. (Expedient Núm. 2022/000069494) Ha sortit publicada l’Acta de la sessió del dia 29.03.2023 amb la valoració de mèrits de les persones aspirants”. En virtut de l’exposició la sol·licitant: “SOL·LICITO: Accés i còpia íntegra de l’Expedient, incloent els mèrits al·legats pels aspirants, amb la màxima celeritat, per accedir a la informació valorada”. En data 21 d’abril de 2023 l’Ajuntament de Mataró contesta mitjançant ofici a la reclamant el següent: “Atès que teniu dret a accedir a la valoració dels mèrits de la persona que ha obtingut major puntuació i ha estat convocada per a la validació dels requisits i els mèrits, però no així a les validacions dels altres aspirants, més enllà de la informació que ja consta igualment publicada, mitjançant el present us adjuntem: - Còpia de la validació de la declaració responsable de presentació de mèrits i requisits de participació de la persona que ha obtingut major puntuació. - Relació de mèrits baremats de l’esmentada aspirant. - Relació de mèrits baremats de la sol·licitant”. A la reclamació presentada el 21 d’abril de 2023 la reclamant indica que: “Vaig sol·licitar l'Accés i còpia íntegra d'un expedient. No obstant, únicament se m'han donat 3 documents consistents en 2 valoracions de mèrits i una validació. Els arguments per denegar l'accés a la resta és que presumptament són "dades especialment protegides". No obstant, s'entén que no és correcte donat que les dades especialment protegides són dades referents a la ideologia, afiliació sindical, religió, creències, origen racial o ètnic, etc. (art. 9 RGPD), no semblant aquest el cas i sent estrany perquè aquestes dades no són subjectes a Valoració de mèrits, que és en l'únic en què consisteix. I en el cas que n'hi hagi, la restricció ha de ser mínima. Motiu pel qual, se sol·licita es limiti a ocultar la informació referent a aquest tipus de dades, si n'hi hagués. Per altra banda, pot haver informació i documentació que no sigui pròpiament la declaració de mèrits, com altres documents que també estarien inclosos en l'expedient, que no s'han proporcionat”. El 23 d’abril de 2023 la reclamant dirigeix mail a la Comissió en els següents termes: “Val a dir que aquest procediment s’està efectuant molt ràpidament, podent-me quedar sense feina els propers dies i necessitant disposar d’informació amb caràcter previ a la Interposició de recurs, tenint drets i interessos legítims afectats. Així mateix, en ser persona interessada hauria de poder accedir a l’expedient, qüestió que no s’està facilitant. En aquest sentit, en base a l’art. 33 de la Llei 39/2015, es preveu la opció de tramitació d’Urgència. Sent una raó d’interès públic que els processos selectius siguin efectuats d’acord amb la legalitat, la revisió de la documentació dels quals és necessària per exercir els drets individuals afectats i poder-ho revisar a temps. Motiu pel qual, de conformitat amb l’art. 33 de la Llei 39/2015, d’ofici o a petició de l’interessat es poden reduir els terminis a la meitat. Qüestió que se sol·licita s’apliqui en el procediment de referència pels motius expressats”. La Comissió contesta el correu electrònic el 26 d’abril en els següents termes: “Acusem recepció de les seves consideracions. L’informem que tindrem en compte les vostres al·legacions i que donarem la màxima celeritat al vostre procediment de reclamació”. El 27 d’abril de 2023 la Comissió requereix a la persona reclamant per tal que concreti la informació que li manca als efectes de determinar l’objecte de la reclamació, tenint en compte que la Resolució de l’Ajuntament de Mataró semblava que ja li havia donat accés a allò sol·licitat. El 27 d’abril de 2023 la reclamant dirigeix correu electrònic a la comissió en resposta al requeriment d’esmena de concreció: “Per concretar la Informació que manca: Les restants valoracions de mèrits i valoracions (per verificar que hagi hagut unitat de criteri en la valoració, qüestió que únicament és possible accedint a la valoració de tots). Justificants dels mèrits al·legats per la persona que ha quedat en 1a posició, donat que això tampoc s’ha facilitat. Restants documents que formin part de l’expedient i no s’hagin publicat. Donat que tinc dret d’accés a tot l’expedient, per revisar l’actuació de l’Administració. Si hi ha notes internes o el que sigui. En definitiva, se sol·licita es faciliti tot el que formi part de l’expedient i no s’hagi publicat o facilitat, per tenir accés íntegre a la totalitat de l’expedient i donar compliment a la Sol·licitud efectuada en la seva totalitat”. L’1 de maig la reclamant remet de nou correu electrònic a aquesta Comissió en el que en síntesi indica que vol accés als “Restants documents que formin part de l’expedient i no s’hagin publicat. Donat que tinc dret d’accés a tot l’expedient, per revisar l’actuació de l’Administració. Si hi ha notes internes, correus o el que sigui.” També fa referència a la diferència de resultat amb la persona que ha guanyat la plaça a la que es presentava i la discrepància amb la valoració de mèrits laborals al·legats per part de la reclamant. També nega que se li hagi facilitat la validació de la declaració de la persona que ha obtingut major valoració tal i com afirma l’Ajuntament reclamat. En el mateix correu electrònic, la reclamant torna a demanar la tramitació d’urgència. El 2 de maig de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 3 de maig de 2023 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Mataró i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la Reclamació , així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 6 de maig la reclamant presenta per correu electrònic al·legacions a l’Admissió provisional on torna a sol·licitar la tramitació d’urgència en base a l’article 33 de la Llei 39/2015, i aporta document relacionat amb els Drets de les persones candidates en un procés selectiu com a interessades en el mateix. El 24 de maig de 2023 l’Ajuntament de Mataró remet l’expedient i informe sol·licitat, en el que conclou que: “Aquesta Corporació entén que la resposta que es va donar a la senyora Xxxx, així com la documentació que se li va facilitar, va ser correctament ponderada, adequada i conforme a dret. Tal i com es pot comprovar en el document “Faig Constar”, de data 12 de maig de 2023, que s’acompanya en la resposta al vostre requeriment juntament amb aquest informe, i que identifica les terceres persones que resultarien afectades per l’accés a la informació pública que es reclama, la senyora Xxxx és l’aspirant que ostenta la segona posició de tots els aspirants que varen presentar mèrits al procés selectiu per cobrir una plaça del grup A1, mitjançant concurs de mèrits per la via de l’estabilització de l’ocupació temporal, subprocés AJMCM-13, Lloc de treball d’Arquitecte/a. Aquesta corporació, seguint els criteris fixats per l’Autoritat Catalana de Protecció de dades (en endavant, APDCAT), va entendre i entén que la senyora Xxx té dret a accedir només a la valoració dels mèrits de la única persona que ha obtingut major puntuació que ella i que va ser convocada per a la validació dels requisits i els mèrits, però no així a les valoracions dels mèrits al·legats pels al tres aspirants, més enllà de la informació que ja consta igualment publicada. Per altra banda, cal tenir present que a l’expedient del procés selectiu no consta cap més documentació que la facilitada a la senyora Xxxx i la informació publicada al web municipal, inclosa l’acta de data 11 d’abril de 2023, on consta la puntuació total atorgada a tots els aspirants, detallant la obtinguda com a formació i com a experiència professional, a excepció dels mèrits baremats dels altres aspirants. Així doncs, la única documentació que no consta publicada i que no se li ha facilitat a la senyora Xxxx són les relacions dels mèrits baremats dels aspirants a qui el Tribunal de selecció ni tan sols ha convocat, en aplicació del que preveu l’apartat 6 de les bases específiques del procés selectiu i que es troben publicades al web municipal (...) Així doncs, tal i com consta a l’acta final de data 11 de maig de 2023, publicada també al web municipal, es va procedir a fer el contrast amb la documentació presentada per les persones aspirants convocades i la informació declarada i un cop finalitzada aquesta comprovació, l’òrgan de selecció va atorgar les puntuacions corresponents i es va publicar novament el detall de les puntuacions finals atorgades a tots els aspirants, on es pot comprovar que la senyora Xxx ha quedat en segona posició. Per tant, la documentació acreditativa dels mèrits i els requisits es retorna als aspirants convocats un cop feta la comprovació i, per tant, l’esmentada documentació no consta a l’expedient, per la qual cosa, ja s’ha facilitat a la senyora Xxxx tota la documentació que existeix a l’expedient en relació a la senyora Yyyy, és a dir, la relació de mèrits baremats i la còpia de la validació de la declaració responsable de presentació de mèrits i requisits de participació. Així doncs, si la senyora Xxxx tingués accés i còpia íntegra de l’expedient, tindria accés al llistat de tota la formació i l’experiència professional de 8 persones que no van ser ni tan sols convocades per a la validació dels mèrits al·legats en la declaració responsable, que, per tant, no han superat el procés selectiu i que, a més a més, tenen una puntuació inferior a la senyora Xxx”. Així mateix l’Ajuntament reclamat facilita a la comissió les persones afectades per l’accés a la informació pública que es reclama, corresponents a les persones aspirants que varen presentar mèrits al procés selectiu de referència. En base a tot l’anterior, aplicant els criteris fixats per l’APDCAT i ponderant els interessos en joc, creiem que la senyora Xxxx no pot tenir accés a una informació que no ha tingut cap incidència en el resultat del procés selectiu, ni tampoc pels interessos de la pròpia senyora Xxxx i que, en canvi, conté informació de tota la vida laboral, acadèmica i de formació de totes les persones aspirants del procés selectiu. El 14 de juny es dona trasllat de l’informe a la reclamant per tal que en el termini de cinc dies per presentar-hi al·legacions advertint-la que si en aquest termini no presentava al·legacions es produiria la pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la reclamació. El 20 de juny de 2023 la reclamant accepta la notificació i en la mateixa data envia per correu electrònic al·legacions en les que succintament presenta queixa perquè al seu entendre no s’està tramitant l’expedient amb celeritat. Mostra la seva total oposició a què es doni per finalitzat el procediment donat que a parer de la reclamant s’obvia les al·legacions formulades amb anterioritat, asseverant que en cap cas es produeix pèrdua sobrevinguda. Entén que l’Ajuntament en el seu informe es reitera en les al·legacions que ja havia efectuat, i indica que ja ha exposat en diverses ocasions els motius que justifiquen l’interès d’accés a la totalitat de la informació. Addicionalment la reclamant reafirma la posició de part interessada en el procediment administratiu de referència, que no se li ha donat accés a al totalitat de l’expedient al que diu tenir-hi dret i denuncia la vulneració de les Bases General reguladores dels processos selectius de Mataró, aprovades pel Ple de l’Ajuntament de Mataró en data 7 d’abril de 2022 i insisteix que cap de les dades que consten en l’expedient pot tenir la consideració de dada sensible i per aquest motiu no cal fer trasllat a tercers, doncs les dades a les que pretén accedir la reclamant no son dades sensibles. Justifica el dret a accedir “al Conjunt de la informació per verificar que hagi hagut Unitat de criteri en la valoració, qüestió que únicament és possible accedint a la valoració de tots. A aquests efectes, s’informa que en el meu cas, s’han deixat de valorar 10 mesos d’experiència professional, amb el que és important revisar la declaració de mèrits de tots i la valoració efectuada, per veure si concorre alguna situació similar que sí s’hagi valorat una situació similar i per això, és necessari accedir a la totalitat (independentment de que hagués estat seleccionat o no). Qüestió que únicament és possible accedint a la valoració de tots. En aquest sentit, s’al·lega que és fals que únicament hagi estat seleccionada aquesta persona en aquest procediment. Però a més, pels motius exposats, concorren interessos legítims per revisar aquesta qüestió amb tots”. La reclamant també rebat algunes de les afirmacions que l’Ajuntament de Mataró ha fet constar en el seu informe en referència a la puntuació que se li atorgat a ella, a la persona guanyadora del procés d’estabilització i al·lega altres resolucions d’aquesta comissió que s’han donat en casos similars. El 26 de juny de 2023 la reclamant envia correu electrònic a la Comissió reclamant de nou urgència en la resolució. El 29 de juny de 2023 la reclamant remet nou correu electrònic a la comissió: “Aportant escrit d’Al·legacions, estructurant millor les al·legacions presentades per una millor comprensió de conjunt”. En data 10 i 24 de juliol la reclamant dirigeix de nou correu electrònic a la Comissió reiterant la seva queixa pel retard en la resolució de la reclamació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Sobre el procediment d’urgència Durant la tramitació de l’expedient, com queda reflectit en els antecedents, la reclamant ha insistit en què aquesta Comissió declarés que la reclamació se substanciés pel procediment d’urgència establert a l’article 33 de la Llei 39/2015 d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques. El citat article literalment diu: “1. Quan raons d’interès públic ho aconsellin, es pot acordar, d’ofici o a petició de l’interessat, l’aplicació al procediment de la tramitació d’urgència, per la qual es redueixen a la meitat els terminis establerts per al procediment ordinari, tret dels relatius a la presentació de sol·licituds i recursos”. La reclamant argumenta que és “una raó d’interès públic que els processos selectius siguin efectuats d’acord amb la legalitat, la revisió de la documentació dels qual és necessària per exercir els drets individuals afectats i poder-ho revisar a temps”. Aquesta Comissió, ha valorat que no concorren en el present assumpte raons d’interès públic que aconsellin la tramitació per urgència, doncs tots els processos administratius han de tramitar-se d’acord amb la legalitat i aquesta no pot ser una raó per la urgència. D’altra banda, la reclamant hauria d’haver sol·licitat el procediment d’urgència a la sol·licitud d’accés a l’expedient davant l’Ajuntament que és el procediment originari d’on deriva la present reclamació. Finalment, si la reclamant valora urgència per impugnar els acords del tribunal seleccionador pot fer-ho mitjançant d’altres vies que li garanteixen la defensa dels drets individuals afectats, com és sol·licitar la revisió per part del Tribunal de selecció de les proves realitzades o bé dels mèrits al·legats i no valorats, o bé la impugnació via contenciós administratiu. 3. Sobre el dret a la informació sol·licitada La persona reclamant pretén: “l’accés i còpia íntegra d'un Expedient de selecció per a la cobertura de places A1 de la plantilla de personal funcionari de la Corporació, incloent els mèrits al·legats pels aspirants. (exp. núm. 2022/000069494)”. Per aquesta pretensió la reclamant, a més d’al·legar la naturalesa d’informació pública de l’expedient, al·lega la seva condició d’interessada d’acord amb l’article 53.2 de la Llei 39/2015. És evident que un expedient de selecció per la cobertura de places A1 d’un Ajuntament és informació pública ja que compleix amb tots els requisits establerts a l’article 2.b) de la Llei 19/2014, LTAIPBG. Es tracta d’informació elaborada per l’Administració en el marc d’un procés de selecció de personal, i és informació que te en el seu poder com a conseqüència de l’activitat de selecció de personal, en exercici de les seves funcions. En conseqüència, en aplicació de l’article 2.b LTAIPBG, s’ha de qualificar com a informació pública, a la qual, en atenció a la seva condició, qualsevol persona té dret a accedir-hi, segons els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, llevat que concorri alguna causa legal que en pugui determinar la denegació. Com a criteri general d’accés, la Taula d’avaluació i accés documental (TAAD 16, publicada al DOGC 8296) relativa a la selecció dels empleats públics estableix un règim d’accés restringit sense perjudici d’accés parcial perquè majoritàriament poden contenir dades personals que no són ni merament identificatives amb l‘organització, funcionament o activitat pública de l‘Administració ni dades personals de categories especials. Aquesta restricció és vigent fins a l’eliminació de l’expedient. Respecte a aquest aspecte, es disposa la conservació permanent de les actes, els acords del tribunal qualificador, les llistes definitives d’admesos, el model de proves i les resolucions i eliminació total de la resta de documentació, un cop sigui ferma la resolució de la convocatòria i el nomenament o contracte del personal. En el present cas la reclamant també esgrimeix la seva condició d’interessada en l’expedient d’acord amb l’article 53 de la Llei 39/2015, doncs ha participat en el procediment de selecció. La condició d’interessada ha estat reconeguda pel propi Ajuntament. El que cal ponderar doncs, és si l’accés d’un interessat a l’expedient en el que ostenta aquesta condició hagi de ser total i sense cap tipus de límit. En l’expedient de selecció de personal indicat, la reclamant no és la única interessada, i hi ha d’altres persones que han concorregut a la selecció de personal indicada i que també ostenten la condició d’interessat. La concurrència de vàries persones que tenen la condició d’interessades en un mateix expedient és la que ens obliga a ponderar si l’accés al citat expedient ha de ser complet sempre per a totes elles, o bé s’hi ha d’aplicar algun tipus de límit a aquest accés. En aquest sentit l’Ajuntament en el seu informe acaba concloent que com que la persona reclamant no ha aportat l’autorització expressa dels afectats no pot facilitar les dades dels altres candidats que siguin dades personals especialment protegides. Així mateix l’Ajuntament reclamat indica que ha seguit els criteris fixats per l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT), i va entendre que la persona reclamant “té dret a accedir només a la valoració dels mèrits de la única persona que ha obtingut major puntuació que ella i que va ser convocada per la validació dels requisits i els mèrits, però no així a les valoracions dels mèrits al·legats pels altres aspirants, més enllà de la informació que ja consta igualment publicada” El propi ajuntament admet que tota la informació de l’expedient es troba publicada en la pàgina web i que l’única documentació que no consta publicada i que no se li ha facilitat a la senyora Xxx son les relacions dels mèrits baremats dels aspirants a qui el Tribunal de selecció ni tan sols ha convocat. Continua: “Així doncs, si la senyora Xxxx tingués accés i còpia íntegra de l’expedient, tindria accés al llistat de tota la formació i l’experiència professional de 8 persones que no van ser ni tan sols convocades per a la validació dels mèrits al·legats en la declaració responsable, que, per tant, no han superat el procés selectiu i que, a més a més, tenen una puntuació inferior a la senyora Xxxx. En base a l’anterior, aplicant els criteris fixats per l’APDECAT i ponderant els interessos en joc, creiem que la senyora Xxxx no pot tenir accés a una informació que no ha tingut cap incidència en el resultat del procés selectiu, ni tampoc pels interessos de la pròpia senyora Xxxx i que, en canvi, conte informació de tota la vida laboral, acadèmica i de formació de totes les persones aspirants del procés selectiu”. En aquest sentit la reclamant insisteix que “interessa accedir al Conjunt de la informació per verificar que hagi hagut Unitat de criteri en la valoració, qüestió que únicament és possible accedint a la valoració de tots”. A més a més la reclamant nega que les dades dels altres aspirants siguin dades protegides, doncs es tracta d’un concurs de mèrits professionals i acadèmics i no dades referents a ideologia, afiliació sindical, religió, creences, origen racial o ètnic i per tant hi ha de tenir ple accés. L’accés a l’expedient per part de la reclamant te per finalitat l’accés a dades personals dels altres aspirants relatives a mèrits laborals i acadèmics i d’altres mèrits al·legats per tots els aspirants. Convé doncs considerar que a la informació reclamada hi concorre el límit relatiu a la protecció de les dades personals (articles 23 i 24 LTAIPBG) de les persones físiques que participen en el procés selectiu. No són dades personals especialment protegides per l'article 23 LTAIPBG, ni dades merament identificatives relacionades amb l'organització i el funcionament de l'Administració, la divulgació de la qual és autoritzada per l'article 24.1 LTAIPBG. En conseqüència, l'accés a ells s'ha de regir pel previst per l'article 24.2 LTAIPBG, segons el qual “Si es tracta d’altra informació que conté dades personals no incloses a l’article 23, es pot donar accés a la informació, amb la prèvia ponderació raonada de l’interès públic en la divulgació i els drets de les persones afectades. Per a dur a terme aquesta ponderació s’ha de tenir en compte, entre altres, les circumstàncies següents: a) El temps transcorregut. b) La finalitat de l’accés, especialment si té una finalitat històrica, estadística o científica, i les garanties que s’ofereixin. c) El fet que es tracti de dades relatives a menors d’edat. d) El fet que pugui afectar la seguretat de les persones”. És a dir, aquest precepte autoritza la divulgació de les dades personals indicades que es trobin en la informació pública, prèvia ponderació entre els interessos i drets indicats, ponderació que, entre altres factors, haurà d'atendre, en relació, a la finalitat de l'accés sol·licitat. Segons ha indicat la persona reclamant, la finalitat de la sol·licitud és “accedir al Conjunt de la informació per verificar que hagi hagut Unitat de criteri en la valoració, qüestió que únicament és possible accedint a la valoració de tots”. Per tant, a l'interès públic general inherent a l'exercici del dret d'accés a la informació pública, se suma l'interès privat de la persona reclamant a accedir a unes dades que considera necessàries per defensar els seus drets i interessos. En contra de l'accés sol·licitat, l’Ajuntament reclamat conclou que si la reclamant “tingués accés i còpia íntegra de l’expedient, tindria accés al llistat de tota la formació i l’experiència professional de 8 persones que no van ser ni tan sols convocades per a la validació dels mèrits al·legats en la declaració responsable, que, per tant no han superat el procés selectiu i que, a més a més, tenen una puntuació inferior a la Sra. Xxxx. Així l’Ajuntament reclamat acaba ponderant que la reclamant “no pot tenir accés a la informació que no ha tingut cap incidència en el resultat del procés selectiu, ni tampoc pels interessos de la pròpia reclamant i que en canvi conté informació de tota la vida laboral, acadèmica i de formació de totes les persones aspirants del procés selectiu”. A més, per poder divulgar aquestes dades seria necessari donar audiència a les persones afectades (article 31 LTAIPBG), tràmit que no ha dut a terme l'Administració reclamada tot i haver identificat davant aquesta comissió als tercers afectats. D’acord amb les anteriors consideracions, diverses resolucions de la GAIP (per totes, la Resolució 628/2019, de 16 d’octubre) venen establint que les persones que participen en un procés selectiu tenen dret d’accés a la informació continguda a l’expedient corresponent, incloses les dades personals i els mèrits, proves i avaluacions dels i de les altres aspirants que hagin obtingut una qualificació més alta que elles, ja que la possibilitat de contrastar els mèrits i els exercicis corresponents pot resultar necessària per valorar la raonabilitat i la justificació de la qualificació obtinguda, i aquesta valoració no es pot fer si no es poden posar en relació els mèrits i els exercicis en qüestió amb les persones seleccionades o més ben valorades. En aquestes circumstàncies, la pretensió de la persona reclamant pot ser atesa sense necessitat de sacrificar les dades personals de les terceres persones afectades. La finalitat de l'accés sol·licitat és detectar eventuals manifestacions d'arbitrarietat en les decisions de l'Administració relatives a aquest assumpte, i aquest fi pot atendre's perfectament sense necessitat de sacrificar dades personals, simplement lliurant a la persona reclamant la relació de mèrits al·legats pels aspirants, ja siguin mèrits acadèmics, laborals o d’altres, però mitjançant informació pseudoanonimizada, és a dir, identificant en tots aquests casos els afectats no amb el seu nom i cognoms, ni amb el seu DNI, sinó amb un codi que l’Ajuntament reclamat ha d'assignar a cada aspirant i que permeti escrutar l'actuació del tribunal, sense necessitat de divulgar la identitat de les persones afectades. Ateses les consideracions anteriors, és procedent declarar el dret de la persona reclamant a què l’accés que li ha de facilitar l’Ajuntament de Mataró a l’expedient sol·licitat contingui la identitat semianonimitzada (els últims dígits del NIF, tal com fa el tribunal de selecció a les seves actes, o bé qualsevol altre codi que també permeti la individualització demanada) de les altres persones aspirants que han estat seleccionades o han obtingut una major qualificació que ella, per tal que pugui individualitzar els diversos mèrits i exercicis tinguts en compte en el procés selectiu. Facilitada en aquests termes, el lliurament d’aquesta informació és innòcua des del punt de vista de la protecció de les dades personals (motiu pel qual no es considera necessari fer el trasllat requerit pels articles 31 LTAIPBG i 34 RGAIP), i l’esforç que pugui comportar per als serveis administratius de l’Ajuntament no sembla excessiu i és del tot proporcionat a la finalitat de l’accés. En canvi, no és necessari oferir aquesta pseudonimització respecte de la resta d’aspirants que han obtingut una qualificació inferior a la de la persona reclamant, de manera que és procedent facilitar la informació que els afecta totalment anonimitzada, de manera que es pot evitar una càrrega de feina dels serveis administratius que per aquest motiu es podria considerar desproporcionada. En conclusió, l’Ajuntament de Mataró ha de facilitar a la persona reclamant l’accés als mèrits al·legats i aportats per tots els aspirants en el procés selectiu indicat a l’antecedent 2, en els termes fins ara descrits. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Selecció de personal (codi 0058), sèrie processos selectius de personal (1458). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 27 de juliol de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 400/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 2. Requerir a l’Ajuntament de Mataró que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament de Mataró a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 400/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució.