Reclamación de acceso a registros de entrada del Ayuntamiento de Masquefa con resultado de estimación parcial

Resolució 571/2024, de 2 de maig Número d’expedient de la Reclamació: 399/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Masquefa Informació reclamada: Relació numerada de registres d’entrada. Sentit de la resolució: Pèrdua parcial d’objecte i estimació parcial Resum: Els antecedents posen de manifest que l’Administració reclamada ha facilitat parcialment a la persona reclamant la informació sol·licitada, en el marc d’aquest procediment. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània de la sol·licitud d’informació de la qual deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte d’aquesta, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. Com ha assenyalat la GAIP en diverses ocasions, és del tot plausible que l’accés i/o lliurament de la informació pública per part dels càrrecs electes es realitzi a través de la Carpeta del regidor/a. I fins i tot, en exercici del dret d’accés a la informació pública, l’eina es pot convertir, a partir dels rols, permisos, filtres i criteris de gestió documental en un mitjà perfectament idoni per permetre’ls-hi accedir a la informació pública de forma autònoma, sense necessitat d’haver de fer sol·licituds concretes, alleugerint la tasca tècnica i administrativa que comporta la resolució d’aquestes peticions i contribuint, en definitiva, a la millora qualitativa de la transparència en el marc de l’administració pública. D’altra banda, una part de la informació sol·licitada i reclamada no ha estat satisfeta per l’Ajuntament de Masquefa, durant el procediment d’aquesta Reclamació. Ens referim als registres que l’Ajuntament no ha “considerat oportú” donar-hi accés, d’entre els 190 sol·licitats, segons afirma en el seu escrit del dia 9 d’abril (antecedent 7). Paraules clau: Ajuntaments. Electes. Registres d’entrada i sortida. Accés pels regidors. Gestor de tramitació. Carpeta del Regidor. Lliurament extemporani parcial. Pèrdua parcial sobrevinguda d’objecte. Estimació parcial. Ponent: Josep Ramon Barberà i Gomis Antecedents El dia 19 de març de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 399/2024, presentada per una persona electa contra l’Ajuntament de Masquefa, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). En data 12 de març de 2024 la persona reclamant sol·licita a l’Ajuntament de Masquefa el contingut d’una sèrie de Registres d’Entrada, detallats a la SAIP. El dia 15 de març de 2024, l’Ajuntament de Masquefa dona resposta a la sol·licitud anterior, afirmant que “El gran volum de documentació sol·licitada per part dels regidors de la Corporació Municipal implica una càrrega de treball desproporcionada i que paralitzaria l’administració, ja que l’Ajuntament, actualment, no disposa dels mitjans personals i informàtics necessaris per poder respondre en forma i termini d’acord amb la legislació actual”. Així, es diu que “la documentació sol·licitada la rebreu al més aviat possible, a excepció de la que per raó de fons quedi limitada, totalment o parcial, d’acord amb el que disposen l’article 164.3 del Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, pel qual s’aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya, i l’article 8 del Reglament orgànic municipal”. La Reclamació presentada a la GAIP el dia 19 de març indica que s’ha rebut resposta de l’Ajuntament, però que no s’hauria lliurat la informació. En data 02 d’abril de 2024, la GAIP admet provisionalment la Reclamació i informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El mateix dia 2 d’abril la GAIP sol·licita a l’Ajuntament de Masquefa les dades identificatives i de contacte de la persona o persones que la representaran a la sessió de mediació, així com dues possibles dates de la seva conveniència per a la celebrar-la. El 9 d’abril de 2024 la GAIP rep una comunicació de l’Ajuntament de Masquefa relativa a la Reclamació 399/2024, en la qual es diu que ja s’ha donat trasllat de la informació sol·licitada a la part reclamant i s’hi afegeixen –entre d’altres- un seguit de consideracions sobre: - el Gestor per a la tramitació electrònica dels expedients, de manera que “l’existència de l’esmentat gestor no vol dir que el grup municipals de Junts per Masquefa pugui fer-ne ús amb un accés lliure, indiscriminat i il·limitat, atès que bàsicament el gestor d’expedients és una eina de treball dels tècnics i responsables polítics amb competències concretes sobre els mateixos”. - la Carpeta del Regidor, des de la qual tots els regidors tenen accés “per a poder consultar l’expedient electrònic complet dels assumptes per a dictamen d’una determinada Comissió Informativa i dels assumptes ja dictaminats i que estant a l’ordre del dia d’un determinat Ple municipal”. Pel que fa als “registres d’entrada i sortida, als quals el Grup de Junts per Masquefa fa referència i també dels expedients als quals sol·licita tenir un accés total de consulta, és evident que no procedeix atendre aquesta sol·licitud donat que els regidors de l’oposició tenen dret a accés a la informació que sol·liciten, però no tenen un accés directe, indiscriminat i il·limitat i sense prèvia petició de consulta als documents i expedients administratiu en tràmit”. Finalment, es fa constar que “us reitero que ja s’han entregat els registres d’entrada i sortida que s’ha considerat oportú d’entre els 190 sol·licitats; a més a més dels prop de 1.000 que portem entregats des de l’inici del mandat municipal, ara fa deu mesos. Sense cap altra consideració, sol·licito que tingueu per resposta en temps i forma la Reclamació 399/2024, així com la documentació que s’adjunta, i que es deixi sense efecte la convocatòria de mediació i es doni per finalitzat el procediment”. En data 10 d’abril de 2024, la GAIP trasllada aquesta comunicació de l’Ajuntament a la part reclamant, per si considera oportú efectuar al·legacions davant d’aquesta afirmació de lliurament de la informació. El dia 17 d’abril de 2024 la persona electa fa arribar a la GAIP un escrit on considera que “Donat que considerem que no ens donem per resposta la petició que fem, enviem una replica de la resposta del que l’Ajuntament els fa arribar”. Entre d’altres consideracions, s’hi fa constar: - Quant al Gestor d’expedients, es demana “poder tenir accés al contingut de les instàncies per tal d’evitar enviar instancies, que els funcionaris de la casa perdin temps, i que la Gaip no hagi d’estar responent consultes innecessàries. Considerem que som regidors de la mateixa manera que son l’equip de govern i com a tal en el nostre cas estem a la oposició i la nostra tasca es fiscalitzar i vetllar perquè la feina es faci bé”. - Pel que fa a la Carpeta del Regidor, “És cert que podem accedir en el moment que es convoca el ple al expedient, en el moment que s’ha celebrat el ple ja no tenim accés a l’expedient només a l’acord, per tant hem de córrer a baixar la informació de l’expedient just abans de que es celebri el ple o ja després no tenim accés a aquest expedient. - També volem fer un aclariment i es que cada dia ens trobem una sorpresa nova en el Gestor d’Expedient donat que cada dia ens estan canviant els permisos. Fins ara podíem accedir als expedients de JGL i CI ara resulta que de la JGL ja no podem accedir als expedients”. - Quant als Registres d’entrada i sortida, “no tenim un accés al contingut dels Registres d’entrada i sortida ni dels expedients, per això es el que estem demanant, poder tenir accés per tal de poder fer la nostra feina com oposició. També val a dir que hem començat a tenir resposta dels continguts dels registres d’entrada i sortida un cop feta la petició a la GAIP fins el moment això no ha estat possible”. Finalment, la part reclamant replica l’escrit de l’Ajuntament dient que “Com a grup de l’oposició no ens donem per respost al que sol·licitem, ja que el que estem comunicant en la nostra reclamació és que sí que existeixen mitjans informàtics i com a tal no hauríem de carregar de feina a cap funcionari ni més consultes a la Gaip donat que tenint accés al gestor d’expedients podrien fer la nostra tasca d’oposició com és necessària”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. La reclamació es presenta per part d’una persona regidora del mateix Ajuntament. Aquesta condició d’electe local de la persona reclamant no és obstacle per a l’admissió a tràmit d’aquesta Reclamació, tal i com la GAIP ve assenyalant en nombroses Resolucions - la primera de les quals la que va resoldre la Reclamació 3/2016- , com ha estimat el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya (TSJC) en la seva sentència 1074/2019, desestimatòria del recurs ordinari 334/2016, que precisament atacava la competència de la GAIP per atendre reclamacions d’electes locals i negava l’admissibilitat de què els electes locals poguessin emprar per a la defensa del seu dret d’accés la via de reclamació prevista a l’LTAIPBG, sentència que va ser recorreguda davant del Tribunal Suprem, (rec. 3382/2020) i plenament confirmada per l’alt tribunal en la seva Sentència 312/2022, de 10 de març de 2022, que estableix jurisprudència sobre l’admissió de les reclamacions dels electes locals davant els òrgans de garantia del dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’aplicació supletòria de la legislació de transparència respecte dels règims jurídics especials d’accés prevista a la Disposició Addicional Primera.2 de les lleis bàsica i autonòmica de transparència i accés a la informació pública. El TSJC, en la Sentència 1074/2019, confirma la competència de la GAIP per atendre reclamacions dels electes locals i valida que els electes locals puguin emprar la via de reclamació de l’LTAIPBG, remetent-se als propis arguments i fonaments jurídics exposats per la GAIP en les resolucions recorregudes, que es concreten en què tot i que la normativa de règim local (article 164 del Text Refós de la Llei Municipal i de Règim Local de Catalunya, TRLMRLC, aprovat pel Decret Legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, que cal recordar que és anterior l’LTAIPBG) remet per a la seva garantia a la jurisdicció contenciosa administrativa, el cert és que l’aplicació supletòria de la normativa de transparència expressament establerta a la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG permet i legitima la intervenció d’aquesta Comissió en garantia del dret d’accés de les persones regidores, si aquestes voluntàriament opten per demanar la seva empara, sens perjudici del seu dret a obtenir la tutela de la jurisdicció contenciosa administrativa. I, de fet, no tindria cap sentit que es negués aquesta via de reclamació gratuïta i voluntària als electes locals perquè no tindria cap sentit que en l’exercici d’un dret fonamental com és el de l’article 23 CE, tinguessin menors garanties que la resta de ciutadans quan volen accedir a informació pública. A aquests arguments, la Sentència 1074/2019 afegeix les consideracions següents: “1a: Les Resolucions GAIP van indicar - amb un sentit comú aclaparador- que aquells que representen la ciutadania a les institucions públiques, no poden gaudir d'un dret d'accés a la documentació pública, d'abast i qualitat inferior que quan aquest mateix dret l'exerciten llurs representats individualment considerats. La disposició addicional primera, punt 2, de la Llei 19/2014, estableix que l'accés a la informació pública en les matèries que tenen establert un règim d'accés especial es regularà per llur normativa específica i, amb caràcter supletori, per aquesta Llei. Això vol dir que en l'àmbit local, les previsions que regulen l'accés dels electes a la documentació corporativa (art. 77 de la Llei bàsica de règim local; art. 164 del text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya; i art. 14, 15 i 16 del Reglament d'organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals, aprovat mitjançant RD 2568/1986, de 28 de novembre), s'han de veure completades per les previsions de la Llei 19/2014. Amb molta més raó si tenim present: -Que la Llei 19/2014 té la condició de norma reguladora dels drets, les obligacions i les garanties essencials en les matèries que regula, que són aplicables amb caràcter general a l'actuació i els funcionament de l'Administració (punt 1 de la Disposició final primera) i -Que, alhora, les lleis sectorials (les de règim local en serien un cas) s'han d'interpretar d'acord amb el que estableix la Llei 19/2014 i, pel cas d'establir excepcions respecte al règim general, “aquestes han d'ésser explícites i respondre a una causa que les justifiqui” (punt 2 de la disposició final primera). D’acord amb això, la GAIP admet les reclamacions presentades a l’empara de l’LTAIPBG per una persona electe local, per bé que, de conformitat amb la disposició addicional primera, apartat 2, de l’LTAIPBG, aplicarà el dret material derivat de la legislació de règim local (art. 164 TRLMRLC) en tot allò que s’hi reguli amb caràcter especial (terminis, límits, silenci), i supletòriament l’LTAIPBG, en allò que no hi és previst (procediment general de garantia del dret d’accés per la via de la reclamació davant la GAIP). L’article 164.1 TRLMRLC disposa que “tots els membres de les corporacions locals tenen dret a obtenir de l'alcalde o alcaldessa o del president o presidenta, o de la comissió de govern, tots els antecedents, les dades o les informacions que són en poder dels serveis de la corporació i són necessaris per al desenvolupament de llur funció”, amb l’obligació de respectar-ne la confidencialitat si el fet de publicar-ho pot perjudicar els interessos de l'ens local o de tercers” (article 164.6 TRLMRLC). El règim d’accés dels electes locals abasta, d’una banda, el dret a obtenir la documentació íntegra de tots els assumptes inclosos en l'ordre del dia de les sessions dels òrgans col·legiats, des del mateix moment de la convocatòria, que l’Ajuntament té l’obligació de proporcionar-los sense necessitat de petició prèvia (article 164.4 TRLMRLC); d’altra banda, els electes locals poden sol·licitar qualsevol altra informació de la corporació, i només es podrà desestimar per resolució motivada, dins dels quatre dies següents a formalitzar la sol·licitud, si el coneixement o la difusió de la informació pugui vulnerar el dret constitucional a l'honor, la intimitat personal o familiar o a la pròpia imatge o si es tracta de matèries afectades per la legislació general sobre secrets oficials o per secret sumarial (article 164.3 TRLMRLC). La reclamació reuneix els requisits establerts als articles 42.1 LTAIPBG i 30, 31, 32 i 33 RGAIP i, per tant, és admissible a tràmit. 2. Pèrdua sobrevinguda d’una part de l’objecte de la Reclamació Els antecedents posen de manifest que l’Administració reclamada ha estimat parcialment la sol·licitud i ha facilitat a la persona reclamant una part de la informació sol·licitada, segons ella mateixa reconeix, en el marc d’aquest procediment. Aquest fet suposa la satisfacció extemporània de la sol·licitud d’informació el qual deriva la Reclamació i comporta la pèrdua d’objecte d’aquesta part lliurada, ja que s’han esvaït els motius de discrepància jurídica que la justificaven. En concret, la informació lliurada sobre la qual manifesta el seu acord la persona reclamant seria la relativa als Registres d’entrada sobre els quals l’Ajuntament hauria donat l’accés. En qualsevol cas, i en atenció a les al·legacions i peticions efectuades per la part actora durant el procediment, i per més que no formen part estrictament de la petició efectuada en la SAIP sobre la qual es fonamenta la Reclamació que ara es resol, aquesta Comissió desitja fer un conjunt de recomanacions per tal d’alleugerir la tramitació administrativa de l’exercici del dret d’accés a la informació pública. En primer lloc, convé recordar que el Dictamen 07/2019, de 13 de desembre ja deia que: “En definitiva, és criteri de la GAIP que tots els membres de l’Ajuntament tenen dret a accedir al registre d’entrades i sortides de documents, que té la naturalesa d’informació pública municipal i constitueix una informació pertinent i rellevant perquè puguin fer un seguiment acurat de l’activitat municipal, sens dubte molt útil per dur a terme les seves funcions representatives i de seguiment i control de l’Administració i del Govern local. Naturalment, aquest dret d’accés ha de ser sens perjudici del necessari respecte dels límits legals aplicables al dret a la informació dels membres de l’Ajuntament (article 164.3), que en el cas del registre de documents podrien comportar la necessitat de dissociar informacions relatives a dades personals especialment protegides o íntimes (per exemple dades indiciàries de salut, parelles de fet, consum de drogues, etc), cautela que també seria convenient d’estendre a dades personals excessives o innecessàries (adreça, telèfon, etc.). Aquesta precaució segurament requerirà o bé que les inscripcions registrals siguin prou cauteloses o neutres, de manera que no continguin dades a les quals no puguin accedir els membres de l’Ajuntament, o bé que els serveis municipals depurin les inscripcions registrals de les eventuals dades afectades per límits de l’article 164.3 TRLMRLC, prèviament al seu lliurament als sol·licitants. A la vista de les anteriors consideracions, cal concloure que a la pregunta sobre si un regidor que no forma part del govern pot tenir accés al registre d’entrades i sortides, cal respondre que sí, sens perjudici de les cauteles que siguin necessàries per protegir i evitar difondre la informació afectada pels límits legals a l’accés que siguin d’aplicació”. Dit això, convé igualment posar en relleu que el dret d’accés a la informació té per objecte informació que estigui en poder de l’Administració (com clarament senyala l’article 2.b LTAIPBG) i, naturalment, no té aquest caràcter la informació que encara no s’hagi elaborat, com seria el cas del registre d’entrades i sortides de la quinzena següent a la petició efectuada en una SAIP. Això no obstant, la GAIP ha considerat que – davant d’una petició futura- res no impedeix que es pugui valorar el dret d’accés al registre d’entrades i sortides de la quinzena passada (o d’altres quinzenes anteriors), que ja no constituiria informació futura i que, de fet, és el que pot facilitar l’Ajuntament (per totes, la Resolució 10/2020, de 10 de gener). En aquest sentit, la Comissió ja ha dit en altres ocasions que l’Ajuntament reclamat en pot treure la conclusió que consideri més adequada: limitar-se a aplicar la Resolució en relació amb la quinzena anterior i esperar a què cada quinze dies la regidora reclamant demani la informació del registre d’entrades i sortides de la quinzena anterior, tramitar la sol·licitud i eventualment denegar-la i esperar a què es reiteri la Reclamació davant la GAIP, o bé aplicar a partir d’ara el criteri estimatori declarat per la Resolució de la GAIP; el resultat vindria a ser el mateix, només que en la primera opció es generaria molta més feina burocràtica per a tothom i es permetria un millor desenvolupament de l’exercici dels drets de les persones electes. Tot i no disposar de competències per a requerir una determinada pràctica a l’Ajuntament pel que fa als registres d’entrada i de sortida, resulta oportú esmentar que la GAIP empara fins i tot el dret de la persona reclamant a accedir als registres que no són accessibles encara a través de la carpeta del regidor/a, així com als documents que acompanyen aquests registres, tenint en compte les consideracions fetes respecte a les dades que hi poguessin constar i que poden afectar el dret fonamental a la intimitat, l’honor o la pròpia imatge i a assumptes relacionats amb secrets oficials o secret sumarial. Pel que fa a la forma de lliurament d’aquesta informació, aquesta Comissió ha recomanat en diverses ocasions - i de manera especialment fonamentada, en els darrers temps- que es pot fer per qualsevol mitjà electrònic que estigui a l’abast tant de la persona reclamant com de l’administració reclamada (per totes, en la Resolució 138/2024, de 8 de febrer). En concret, es considera que la carpeta del regidor/a és una eina tecnològica que implica que la informació ja no es troba en format físic i a la seu consistorial, sinó que està emmagatzemada en un espai accessible, en format digital i de manera immediata. La informació, doncs, és continguda tècnicament en funció de la infraestructura IT emprada per a cada administració (on premise, cloud o cloud hibrid). Aquesta eina permet l’accés al gestor d’expedients des de qualsevol lloc físic amb els mitjans tecnològics adequats, prèvia definició i configuració dels rols i permisos específics en funció de si es tracta de regidors/res amb delegacions de gestió o no i amb l’adequada classificació de la informació a partir del Quadre de Classificació Documental i la tipificació dels documents amb l’assignació del codi de tipologia documental, entre altres funcions. Per tant, és del tot plausible que l’accés i/o lliurament de la informació pública per part dels càrrecs electes es realitzi a través d’aquest mitjà. A més, fins i tot l’eina es pot convertir - a partir dels rols, permisos, filtres i criteris de gestió documental- en un mitjà perfectament idoni per permetre’ls-hi accedir a la informació pública de forma autònoma, sense necessitat d’haver de fer sol·licituds concretes, alleugerint la tasca tècnica i administrativa que comporta la resolució d’aquestes peticions i contribuint, en definitiva, a la millora qualitativa de la transparència en el marc de l’administració pública. 3. Estimació del dret d’accés a una part de la informació sol·licitada A parer d’aquesta Comissió, una part de la informació sol·licitada i reclamada no ha estat satisfeta per l’Ajuntament de Masquefa, durant el procediment d’aquesta Reclamació. Ens referim als registres que l’Ajuntament no ha “considerat oportú” donar-hi accés, d’entre els sol·licitats, segons afirma en el seu escrit del dia 9 d’abril de 2024 (antecedent 7). Com no podria ser d’altra manera, resulta indiscutible el seu caràcter d’informació pública, d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB esmentat, al costat de la resta de registres als quals s’ha donat accés. En aquest sentit, es tracta d’una “informació elaborada per l’Administració i que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona té dret a la informació pública, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). En el nostre cas, a més, la condició d’electa de la persona reclamant aporta un caràcter reforçat a la seva posició favorable al dret d’accés, com ha quedat assenyalat de manera general en el fonament jurídic 1. Pel que fa a la informació sol·licitada en concret, i atesa la manca de concreció de l’informe municipal, no s’aprecia d’ofici l’existència de límits que en puguin restringir l’accés, tenint especialment en compte la condició de regidora de la persona reclamant. En qualsevol cas, si existeixen alguns límits que signifiquin una limitació al dret d’accés dels regidors a aquests registres s’haurien de detallar per part de l’Ajuntament, en la motivació de la limitació o la denegació de l’accés corresponent a cadascun d’ells. Dit això, és procedent declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada; és a dir, als registres que l’Ajuntament no li ha facilitat per considerar-los mancats d’oportunitat, en la mesura en què aquesta informació existeixi prèviament elaborada i en poder de l’administració. Per al cas que no disposi de la informació o de les dades sol·licitades, l’Ajuntament ho haurà de fer constar així, sense que quedi obligada per aquesta resolució a elaborar-les per satisfer la reclamació. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atesos aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part del registre general, que ha d’estar perfectament classificat de manera que sigui possible la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, podria estar classificat dins el nivell Registre general de documents (codi 0028) i sèrie Registre d’entrada de documents (1294) o Registre general de documents (3125). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 2 de maig de 2024, resol per unanimitat: 1. Declarar la pèrdua sobrevinguda d’una part de l’objecte de la Reclamació 399/2024, d’acord amb les consideracions efectuades al fonament jurídic 2. 2. Estimar parcialment la Reclamació 399/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 3. Requerir a l’Ajuntament de Masquefa que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 4. Requerir a l’Ajuntament de Masquefa a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 5. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 6. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 399/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.