Acceso a la copia de los nombramientos de encargos de funciones del Personal de Administración y Servicios de la Universitat de Girona

Resolución 682/2025, de 15 de mayo

Resumen: Se debe tener en cuenta que el ejercicio del derecho de acceso a la información pública queda afectado por la eventual concurrencia de límites que puedan justificar, de acuerdo con las previsiones de la LTAIPBG, un acceso parcial o una denegación del acceso a la información. En el caso que nos ocupa, la Universidad de Girona ha alegado la concurrencia del derecho a la protección de datos personales para denegar el acceso a la copia de los nombramientos de encargos de funciones del Personal de Administración y Servicios Funcionario de la Universidad de Girona. No obstante, esta Comisión, conforme a las previsiones del ordenamiento jurídico vigente aplicables, además de las mencionadas especialmente de acuerdo con los artículos 21, 22 y 23 de la LTAIPBG, así como con su artículo 24.2, y de acuerdo con el dictamen del APDCAT evacuado en su informe con ocasión de este procedimiento, considera que la normativa de protección de datos no impediría el acceso de la persona reclamante a la copia de los nombramientos de encargos de funciones del Personal de Administración y Servicios Funcionario de la Universidad de Girona.

Visto que no concurre el límite aducido por la Universidad de Girona, esta Comisión no puede sino estimar el derecho de la persona reclamante a obtener copia de la documentación reclamada.

ANTECEDENTES

1. El 04 de marzo de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 312/2025 presentada por una persona representante sindical contra la Universidad de Girona en relación con la solicitud indicada en el siguiente antecedente.
2. En fecha 28 de enero de 2025 la persona reclamante solicita a la Universidad de Girona lo siguiente: "copia de todos los encargos de funciones vigentes a la fecha de hoy y cuál es la fecha de finalización."
3. La Reclamación presentada el 04 de marzo de 2025 indica que la Universidad de Girona habría facilitado parcialmente la información solicitada. Concretamente se indica: "se entregaron una lista, con los nombres y apellidos de las personas y las fechas de vigencia pero no los documentos."
4. El 6 de marzo de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación. Posteriormente, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.
5. El 6 de marzo de 2025 la GAIP comunica la Reclamación a la Universidad de Girona y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación.
6. En fecha 25 de marzo de 2025 la Universidad de Girona remite un informe a la GAIP con las siguientes conclusiones:

   "1. Se considera que esta información es sensible a la vulneración de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, y entendemos que sería necesario justificar el motivo por el cual necesitan esta información, para que la administración pueda ponderar si prevalece facilitarla o bien proteger los datos de las personas afectadas." (...) "La Universidad de Girona considera que ha cumplido con sus obligaciones en relación con la SAIP objeto de la Reclamación número 312/2025 presentada el día 4 de marzo de 2025 por parte de la señora XXX ante la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (GAIP)."

   "2. La Junta de PTGAS-Funcionario tiene acceso a otros canales y entornos preferentes, como lo son las reuniones de seguimiento y de trabajo, siempre disponibles en los casos en que, para ejercer sus funciones, requieran información contemplada o no entre las cuestiones susceptibles de ser solicitadas en materia de información pública."

7. En fecha 4 de abril de 2025 la GAIP, dada la naturaleza de la información solicitada, solicita el informe preceptivo al APDCAT conforme a las previsiones aplicables de la LTAIPBG.
8. En fecha 5 de mayo de 2025 la GAIP recibe el informe solicitado al APDCAT. En su informe el APDCAT concluye lo siguiente: "La normativa de protección de datos no impediría el acceso de la persona reclamante a la copia de los nombramientos de encargos de funciones del Personal de Administración y Servicios Funcionario de la Universidad de Girona."
9. En fecha 7 de mayo de 2025 la GAIP traslada el informe a las partes de la Reclamación para su conocimiento.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, LTAIPBG y el 29 del RGAIP, esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c de la LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, sea tanto a título individual como en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Sobre el derecho a la información solicitada y límites

Lo primero que debemos examinar es si el objeto de la reclamación es información pública. La información solicitada está relacionada con la gestión de personal de la Universidad de Girona. Visto el objeto de la solicitud, efectivamente, de acuerdo con el artículo 2.b) de la LTAIPBG es información pública "la información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". En el caso que nos ocupa, toda la información solicitada, si existía previamente al momento en que se formuló la solicitud de acceso, debe ser considerada información pública. Además, la Universidad es un sujeto obligado por la LTAIPBG (art. 3) a tramitar las solicitudes de acceso a la información pública y a facilitar su acceso cuando proceda.

La información ahora reclamada es, por tanto, información que la Universidad previsiblemente debe tener, ya que deriva del ejercicio de facultades que le son propias.

En segundo lugar, una vez constatado que la información solicitada es información pública, cabe recordar que la LTAIPBG reconoce el derecho subjetivo de acceso a la información pública a cualquier persona, en los términos y condiciones regulados por la propia Ley (art. 2.c). Cabe tener en cuenta igualmente que el ejercicio del derecho de acceso no está condicionado a la existencia de una motivación previa expresada por la persona solicitante (art. 26.2 in fine de la LTAIPBG). En cualquier caso, hay que tener en cuenta que la persona reclamante es una representante sindical y actúa de acuerdo con los derechos que le asisten y los deberes que le vinculan de acuerdo con el EBEP y la LOLS.

En tercer lugar, se debe tener en cuenta que el ejercicio del derecho de acceso a la información pública queda afectado por la eventual concurrencia de límites que puedan justificar, de acuerdo con las previsiones de la LTAIPBG, un acceso parcial o una denegación del acceso a la información. En el caso que nos ocupa la Universidad de Girona alegó la concurrencia del derecho a la protección de datos personales para denegar el acceso a la copia de los nombramientos de encargos de funciones del Personal de Administración y Servicios Funcionario de la Universidad de Girona. No obstante, esta Comisión, conforme a las previsiones del ordenamiento jurídico vigente aplicables, además de las mencionadas especialmente de acuerdo con los artículos 21, 22 y 23 de la LTAIPBG, así como con su artículo 24.2, y de acuerdo con el dictamen del APDCAT evacuado en su informe con ocasión de este procedimiento, considera que la normativa de protección de datos no impediría el acceso de la persona reclamante a la copia de los nombramientos de encargos de funciones del Personal de Administración y Servicios Funcionario de la Universidad de Girona.

Visto que no concurre el límite aducido por la Universidad de Girona, esta Comisión no puede sino estimar el derecho de la persona reclamante a obtener copia de la documentación reclamada. En caso de que la Universidad no disponga de esta documentación, esta es la respuesta que debe proporcionarse a la persona reclamante, sin que quede obligada a elaborarla para dar cumplimiento a esta Resolución.

3. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD)

El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos (LAD), modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio, establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y permita cumplir con las obligaciones de transparencia. El artículo 8 añade que la organización, evaluación y conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de sus respectivos titulares. De acuerdo con el artículo 20 de la LAD, los archivos de las universidades forman parte del Sistema de Archivos de Cataluña y, por tanto, tienen la obligación de cumplir con todos los requerimientos que allí se establecen.

No obstante, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Asimismo, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán, que regula los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña, incluye, entre otros, "los documentos producidos o recibidos, en el ejercicio de sus funciones y como consecuencia de su actividad política y administrativa, por la Generalitat, por los entes locales y por las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades que de ellas dependan" y, en consecuencia, están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debería formar parte de un expediente administrativo, que debe estar perfectamente clasificado de manera que permita su recuperación.

4. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las efectuadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo que prevén los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG). El artículo 49.2 RGAIP prevé que, para los efectos anteriores, la Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para ordenar la incoación del procedimiento sancionador correspondiente al que hace referencia el artículo 86 LTAIPBG.

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos hayan sido desatendidos por los sujetos obligados.

5. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 15 de mayo de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 312/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones expuestas en el fundamento jurídico 3.
2. Requerir a la Universidad de Girona que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de quince días.
3. Requerir a la Universidad de Girona que informe a la GAIP, dentro del plazo de quince días, sobre el órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a que informe a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 312/2025 y disponer la publicación de esta resolución en la web de la GAIP.

Los plazos establecidos en esta Resolución para la entrega de la información deben contarse en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, si no se especifica otra cosa, comienzan a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por parte de la Administración reclamada.

La Administración obligada puede solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el suministro de la información. Esta solicitud solo podrá ser admitida a consideración si se notifica a la GAIP antes de que finalice el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar de ello a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.

Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido por esta Resolución, la persona reclamante puede comunicarlo a la GAIP, preferentemente por correo electrónico dirigido a [email protected], para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k RGAIP.

Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada ha reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.