Acceso a información sobre cursos de formación de la policía local, presupuestos y criterios de selección

ANTECEDENTES

1. El 24 de febrero de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 259/2024 presentada por un representante sindical contra el Ayuntamiento de Gavà en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente.

2. En fecha 20 de enero de 2025 la persona reclamante presentó la siguiente Solicitud de Acceso a la Información Pública (SAIP) ante el Ayuntamiento: "Listado completo de cursos realizados, especificando la fecha, duración, temario y entidad responsable de la formación. Presupuesto asignado para dichos cursos, desglosando los gastos generados (inscripciones, materiales, desplazamientos, etc.). Criterios y método de selección empleados para la asignación de plazas a los miembros del colectivo, garantizando la transparencia del proceso".

3. La Reclamación presentada el 24 de febrero de 2025 indica que el Ayuntamiento no habría resuelto la SAIP, ni facilitado la información demandada.

4. El 3 de marzo de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

5. En la misma fecha, la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento de Gavà y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe, así como copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolverla.

6. El 6 de marzo de 2025 la GAIP recibe la información solicitada en el antecedente anterior del Ayuntamiento de Gavà. A esta información acompaña una comunicación donde se explicita que la información solicitada fue trasladada al reclamante en fecha 27 de febrero de 2025 y se adjunta evidencia de la comunicación.

7. El 6 de marzo de 2025 la GAIP traslada la información a la persona reclamante, con el aviso de que si en el plazo de 3 días hábiles no manifiesta lo contrario, esta Comisión entenderá que se ha satisfecho su solicitud y concluirá el procedimiento por pérdida sobrevenida del objeto de la reclamación.

8. En fecha 10 de marzo de 2025 la GAIP recibe las alegaciones de la persona reclamante con las siguientes consideraciones: "En relación con la información facilitada en respuesta a nuestra solicitud sobre las acciones formativas realizadas en la Prefectura de Policía en 2024, observamos que los datos proporcionados son incompletos y no permiten verificar la equidad y transparencia en la asignación de las plazas. En particular, solicitamos que se nos facilite: - Listado nominal de los participantes en cada curso (no solo el cargo), con el fin de verificar si la distribución de plazas ha sido equitativa entre los miembros del cuerpo. - Desglose detallado de los gastos derivados de los cursos, incluyendo inscripciones, materiales y desplazamientos. - Explicación clara del método de selección utilizado para la asignación de plazas en cada acción formativa, más allá del reglamento de formación, el cual ya disponemos. - Información sobre una formación realizada en Sevilla, la cual hemos identificado y que, presuntamente, no consta en el listado facilitado. Solicitamos confirmación sobre su existencia y, en caso de haber sido realizada, los detalles correspondientes (participantes, criterios de selección y costes asociados)."

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso de las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, puede ser tanto a título individual como en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben aplicarse de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Sobre el derecho de acceso a la información pública reclamada

La información solicitada y reclamada es, de acuerdo con el artículo 2.b LTAIPBG, información pública, ya que es

"información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran los otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley"

"cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones"

De acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho a la información pública, a menos que concurran causas legales que determinen su denegación o acceso restringido, las cuales deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados concurrentes (artículo 22.1 LTAIPBG).

Asimismo, el Ayuntamiento es un sujeto obligado por la LTAIPBG (art. 3.1) a atender y resolver, en tiempo y forma, las solicitudes de acceso que le presenten las personas que ejercen su derecho de acceso a la información pública.

En cuanto a los límites que pueden concurrir en el caso presente, la GAIP no aprecia ninguno de oficio y estima el derecho de la persona reclamante a que se le entregue lo siguiente: "Listado completo de cursos realizados, especificando la fecha, duración, temario y entidad responsable de la formación. Presupuesto asignado para dichos cursos, desglosando los gastos generados (inscripciones, materiales, desplazamientos, etc.). Criterios y método de selección empleados para la asignación de plazas a los miembros del colectivo, garantizando la transparencia del proceso".

En caso de que la Administración no disponga de la información reclamada, esta es la respuesta que debe dar a la persona reclamante, sin que quede obligada a elaborar la información demandada para dar cumplimiento a esta Resolución.

3. Sobre la imposibilidad de ampliación del objeto de la Reclamación

En las alegaciones presentadas por la persona reclamante con fecha 10 de marzo de 2025 se produce una ampliación del objeto de la Reclamación. Concretamente se solicita la siguiente información que no fue objeto de la solicitud de acceso a la información que motiva la Reclamación: "Listado nominal de los participantes en cada curso (no solo el cargo)". Esta información no constaba en la petición inicial de acceso y, por tanto, no puede ser objeto de la Reclamación porque la Administración no ha podido pronunciarse sobre este punto.

Las funciones de esta Comisión son únicamente revisoras de acuerdo con el artículo 39 de la LTAIPBG y no le es posible pronunciarse sobre un aspecto respecto del cual la Administración reclamada no ha podido decidir previamente. En este sentido, no se puede admitir la ampliación del objeto que pretende realizar la persona reclamante.

4. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría

El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio, establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un Sistema de Gestión Documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y permita cumplir con las obligaciones de transparencia. El artículo 8 añade que la organización, evaluación y conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de sus respectivos titulares.

El Capítulo X del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica, establece que las administraciones públicas deben adoptar las medidas organizativas y técnicas para garantizar la recuperación y conservación del documento electrónico entre ellas, la definición de una política de gestión de documentos, la inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad que garantice la integridad del expediente electrónico y permita su recuperación, la identificación única e inequívoca de cada documento para su clasificación y recuperación, la asociación de metadatos, la clasificación según un cuadro de clasificación, el periodo de conservación según las convenciones de cada comisión evaluadora, y el acceso completo e inmediato de los documentos, entre otros.

En cuanto a la gestión de la documentación y archivo de los documentos electrónicos, la Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña, establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con la normativa en materia de archivos y documentos; que el archivo de los documentos y expedientes electrónicos debe asegurar la identidad y la integridad a largo plazo de la información que contienen; que los documentos públicos electrónicos deben tener garantizadas la autenticidad e integridad de los contenidos, así como la conservación de la apariencia y funcionalidad originales y, cuando proceda, su confidencialidad; que las administraciones públicas deben asegurar la posibilidad de transformar los documentos por razones tecnológicas; que los sistemas de información deben garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de las acciones; y que los datos contenidos en los sistemas de información de las administraciones públicas se consideran documentos públicos electrónicos.

Asimismo, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad y la vinculación automática de cada documento a su régimen de acceso (art. 19.3).

Cabe recordar que el artículo 3 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, que regula el régimen jurídico de los funcionarios de la Administración local con habilitación de carácter nacional, establece en su punto 2 la función de fe pública, incluyendo la dirección superior de los archivos y registros de la entidad local. Por tanto, el Secretario debe ser conocedor de la existencia de un sistema de gestión documental, impulsarlo si no dispone de él, velar por la documentación y garantizar el hallazgo de la misma.

Por otro lado, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán incluye entre los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña a los producidos o recibidos por los entes locales en el ejercicio de sus funciones, sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Por consiguiente, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de un expediente administrativo o de varios expedientes debidamente clasificados para permitir su recuperación y facilitar su acceso.

5. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión. La GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo para entregar la información, la persona interesada puede comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento. La desatención de este requerimiento debe calificarse como infracción muy grave respecto al derecho de acceso a la información pública (artículos 81 y 82 LTAIPBG). La Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para la incoación del procedimiento sancionador (artículo 86 LTAIPBG).

6. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión, previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 20 de marzo de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 259/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones realizadas en el fundamento jurídico 2.
2. Inadmitir la ampliación del objeto de la Reclamación realizada en fecha 10 de marzo de 2025 por la persona reclamante mediante la presentación de alegaciones, de acuerdo con las consideraciones realizadas en el fundamento jurídico 3.
3. Requerir al Ayuntamiento de Gavà que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de quince días.
4. Requerir al Ayuntamiento de Gavà que informe a la GAIP, dentro del plazo de quince días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
5. Invitar a la persona reclamante a que informe a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
6. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 259/2025 y dar publicidad a esta resolución en la web de la GAIP.

Los plazos establecidos en esta Resolución para la entrega de la información se contarán en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, a menos que se especifique lo contrario, comenzarán a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por parte de la Administración reclamada.

La Administración obligada puede solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el cumplimiento. Esta solicitud solo podrá ser admitida a trámite si se notifica a la GAIP antes de que finalice el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.

Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido en esta Resolución, la persona reclamante puede ponerlo en conocimiento de la GAIP para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k RGAIP.

Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada haya reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.