Solicitud de datos sobre requisitos mínimos de ocupantes de puestos de la Diputación de Tarragona y estimación parcial de la GAIP

Resolució 661/2023, de 27 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 238/2023 Administració reclamada: Diputació de Tarragona Informació reclamada: Informació sobre l’antiguitat, cursos de formació, titulacions acadèmiques i nivells de català dels ocupants dels llocs de treball de la Diputació de Tarragona amb els codis de lloc que s’esmenten segons l’expedient d’estabilització corresponent. Sentit de la resolució: Estimació Resum: Es reconeix el dret de la persona reclamant a la informació sobre l’antiguitat, titulació, formació i nivell de català de les persones ocupants de determinats llocs de treball, relatius als expedients d’estabilització, sempre que es refereixi exclusivament a la informació indispensable que s’exigeix per acreditar la concurrència dels requisits mínims exigits per ocupar els dits llocs de treball, d’acord amb la relació de llocs de treball de l’Administració. La informació sobre l’antiguitat, cursos de formació, titulacions acadèmiques i nivells de català dels ocupants dels llocs de treball de l’Administració reclamada, concorre el límit relatiu a la protecció de dades, sense incloure les dades especialment protegides, però disposa de la corresponent habilitació legal sobre les obligacions normatives de publicitat, tant de la pròpia LTAIPBG sobre publicitat activa, com de les respectives obligacions de publicitat establertes a la normativa corresponent a aquestes convocatòries que donen cobertura a l’accés de les dades sol·licitades. Paraules clau: Publicitat activa. Dades sobre convocatòries processos estabilització. Límits. Dades personals. Habilitació legal d’accés a la informació sobre requisits mínims exigits per ocupar llocs de treball. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 26 de febrer de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 238/2023, presentada per una persona reclamant contra la Diputació de Tarragona en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 15 i 19 de desembre de 2022, la reclamant va presentar nou sol·licituds d'accés a la informació a la Diputació de Tarragona, en relació amb els ocupants dels llocs de treball assenyalats segons l’expedient d’estabilització corresponent i relatius als codis 814, 374, 752, 610 i 856; codis 855, 846, 847, 509 i 641; codis BA045, BA044, BA029, BA028 i BA027; codis 1066, BA049, BA008, BA026 i BA058; codis lloc 495, 794, 755, 723 i 754; codis BA002, BA055, BA052, BA053, BA057 i BA022; codis 719, BA072, BA069, BA070, 753 i BA025; codis 42, 644, 648, BA024, BA023 i BA010 i codis 495, 794, 755, 723 i 754. Sobre aquests ocupants dels llocs de treball descrits es demanava, en relació amb les dades que el Servei de Recursos Humans de la Diputació de Tarragona pugui disposar, la informació següent: “1. Indicació dels serveis prestats com a funcionari interí en la mateixa escala, subescala i, si escau, classe o personal laboral temporal en la mateixa o similar categoria professional de la Diputació de Tarragona. 2. Indicació dels serveis prestats com a funcionari interí en altres escales, subescales i, si escau, classes o com a personal laboral temporal en altres categories professionals de la Diputació de Tarragona. 3. Indicació dels serveis prestats com a funcionari interí en la mateixa escala, subescala i, si escau, classe o com a personal laboral temporal en la mateixa o similar categoria professional a la de la plaça que es convoca d’altres Administracions públiques. 4. Indicació dels cursos relacionats amb el lloc de treball amb indicació d’hores, titulacions acadèmiques acreditades i reconegudes, així com certificats de nivell de català declarats prèviament pels actuals ocupants al Servei de Recursos Humans de la Diputació de Tarragona, o que en pugui tenir constància pel fet d’haver-se presentat a altres processos selectius o de provisió de llocs de treball convocats per la Diputació de Tarragona o els seus organismes autònoms i data d’obtenció.” A més, demanava que “ la informació pública sol·licitada corresponent a l’antiguitat, titulacions acadèmiques, formació i nivell de català ha de ser individualitzada, correlativa i referida a cadascun dels ocupants dels llocs de treball.” I també que “es disposi l’accés electrònic a la informació pública antecedent.” El 13 de gener de 2023 la Secretaria General de la Diputació de Tarragona resol: acumular les nou peticions d’informació; donar trasllat als tercers afectats per les peticions; declarar la suspensió del termini per resoldre les sol·licituds fins que no es doni compliment al tràmit d’al·legacions atès que s’ha de comptar amb els requeriments relatius a la protecció de dades i als drets i interessos de tercers. Es tracta d’un acte tràmit on l’Administració fa constar, en síntesi, que el lliurament de la informació es troba condicionat per la deguda protecció de dades personals de les persones que ocupen els llocs de treball amb els codis assenyalats i així “s’ha de considerar que, lloc de treball, antiguitat, titulació, formació i nivell de català tenen la consideració de dades de caràcter personal en tant que identifiquen o fan identificable a la persona, i que, per tant, s’ha aplicar la normativa corresponent. Els drets de les persones afectades en matèria de protecció de dades personals es regulen en el RGPD i en la LOPD i GDD” i que “la informació demanada per la sol·licitant no està inclosa en el supòsit de les dades merament identificatives dels treballadors públics que es poden facilitar sense cap restricció o condicionament i que les dades lloc de treball, antiguitat, titulació, formació i nivell de català són dades que identifiquen o fan identificable a una persona i que per tant fan d’aplicació les previsions de la normativa de protecció de dades per a la seva cessió a tercers, principalment en relació al consentiment del titular. S’afegeix que “el lliurament a tercers d’informació de persones que participen en un procediment obert de concurrència competitiva, que coincideix amb els criteris de puntuació del procés selectiu al lloc de treball al qual aspiren, pot afectar els seus drets i interessos”. La reclamació presentada el 26 de febrer de 2023, fa constar que la informació sol·licitada no va ser lliurada a la reclamant. A la Reclamació és demana la mateixa informació que a la sol·licitud d’informació. En síntesi, la reclamant manifesta que “ la publicació de tantes convocatòries com llocs de treball a cobrir, malgrat pertànyer la majoria d’aquests a un mateix cos, suposa un frau de llei en el benentès que persegueix l’estabilització dels actuals ocupants i no l’estabilització de llocs de treball, la qual cosa no constitueix l’objectiu de la Llei 20/2021, de 28 de desembre, de mesures urgents per a la reducció de la temporalitat a l’ocupació pública, tal i com es justificarà oportunament.” Afegeix la consideració sobre la despesa d’aquestes tramitacions. Manifesta que la petició no té per objecte conèixer dades personals, sinó únicament l’antiguitat, cursos de formació, titulacions acadèmiques i nivells de català de les persones ocupants de determinats llocs de treball i que l’Administració convocant pot identificar amb un número o codi alfanumèric, sense necessitat de revelar-ne la identitatla persona reclamant sol·licita a .... El 7 de març de 2023 la GAIP comunica a la reclamant l’admissió provisional de la reclamació i l’informa sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 7 de març la GAIP comunica la reclamació a la Diputació de Tarragona i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació i la identificació de les terceres persones que resultin afectades per l'accés que es reclama. El 7 de març de 2023 entra a la GAIP l’escrit d’al·legacions de la reclamant que, en rebre la Resolució de data 7 de març de 2023, de la secretària general de la Diputació de Tarragona, mitjançant la qual no es dona accés a la informació pública sol·licitada dels actuals ocupants dels llocs de treball interessats pels motius indicats a la part expositiva (afectació de llurs drets i interessos quant a la seva participació als processos selectius per a la selecció i provisió de llurs llocs de treball), formula les consideracions següents: “La Diputació de Tarragona no justifica en quina mesura les dades sol·licitades (antiguitat, serveis prestats, titulacions universitàries, cursos de formació i perfeccionament i nivells de català dels actuals ocupants dels llocs de treball indicats) identifiquen o fan identificables quaranta-dues (42) persones d’entre un total de mil tres-cents vint (1.320) treballadors públics que presten serveis a la Diputació de Tarragona”. “En cap moment s’ha sol·licitat informació d’aspirants inscrits i admesos als processos selectius que tenen per objecte la selecció i provisió dels llocs de treball indicats, sinó dels actuals ocupants dels llocs de treball.” Ni tan sols quan s’han lliurat dades identificatives que no han estat sol·licitades. Que els drets i interessos dels actuals ocupants dels llocs de treball no han de prevaldre per sobre dels drets i interessos d’altres persones que pretenguin concórrer lliurement als processos de selecció. Afegeix que “l’accés a la informació pública sol·licitada: a) Permet a qualsevol eventual aspirant valorar a quins processos selectius s’escau viable la inscripció i participació prèvia ponderació dels seus mèrits i els de l’actual persona ocupant. b) Permet a qualsevol eventual aspirant un estalvi de recursos i no haver de recórrer a fonts de finançament externes (crèdits, préstecs, entre d’altres) per tal de fer front a tantes taxes de drets d’examen com tantes convocatòries i llocs a de treball a proveir. c) No restringeix la concurrència de persones aspirants i garanteix que els processos de selecció i provisió dels llocs de treball ofertats s’adeqüin als principis d’igualtat, igualtat d’oportunitats, mèrit, capacitat i lliure concurrència d’aspirants. d) Garanteix la igualtat d’oportunitats i impedeix que només un indeterminat nombre de persones amb recursos econòmics suficients pugui accedir a la funció pública”. Finalment proposa un model per tal que es lliuri la informació sense que s’hagi de proporcionar dades personals. Aquestes al·legacions es traslladen el 14 de març de 2023 a la Diputació de Tarragona per tal que en tingui coneixement i formuli les observacions que consideri oportunes. El 28 de març de 2023 entra a la GAIP l’informe de la Diputació de Tarragona de data 27 de març de 2023 on es reiteren les consideracions de la resolució de data 13 de gener de 2023. Així es torna a insistir en que les dades sol·licitades (el lloc de treball, l’antiguitat, la titulació, la formació i el nivell de català) tenen la consideració de dades de caràcter personal en tant que identifiquen o fan identificable a la persona que ocupa actualment el lloc de treball, i “no són dades merament identificatives relacionades amb l’organització, el funcionament o l’activitat pública de l’Administració a les que fa referència l’article 24 de la Llei de Transparència_CAT sense imposar-les en principi cap restricció al seu coneixement”. “La cessió de les dades personals sol·licitades a un tercer requereix el consentiment de les persones titulars de les mateixes. No disposar del consentiment de les persones ocupants dels llocs de treball relacionats amb les sol·licituds impossibilita a la Diputació de Tarragona per a la cessió d’aquestes dades personals a la sol·licitant d’accés a la informació pública.” Es fa avinent que “ Les raons al·legades per les persones envers les que recau la informació demanada per a no donar el consentiment per a la cessió de les seves dades a un tercer es poden unificar en un únic sentit: El coneixement per tercers de la informació demanada pot afectar els seus drets i interessos en relació a processos selectius en què participi.” Es considera que “s’ha de declarar la prevalença dels drets relacionats amb la protecció de dades personals enfront del dret d’accés a la informació pública.” I que la reclamant “ disposa d’altres instàncies jurídiques, diferents al dret d’accés, per fer valer la seva pretensió i, per altra, que els drets de les persones en relació a la protecció de dades personals es troben emparats per una llei de caràcter orgànic i el dret d’accés a la informació pública per una llei ordinària”. L’informe conclou que “la Diputació de Tarragona no pot lliurar la informació demanada ja que la seva difusió està afectada per la concurrència de les limitacions exposades.” Se li comunica a la GAIP el llistat de tercers afectats en format Excel. El 30 de març de 2023 la GAIP sol·licita informe a l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades (APDCAT) atès que la informació sol·licitada conté dades de caràcter personal, com es desprèn de la sol·licitud d’accés a la informació que va realitzar la persona reclamant, i els informes emesos per la Diputació de Tarragona d’acord amb l’article 42.8 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern El 3 de maig de 2023 entra a la GAIP l’informe de l’APDCAT que conclou que la petició d’accés a la informació fa referència a dades personals dels ocupants dels llocs de treball sobre els quals la Diputació ha convocat processos de selecció mitjançant concurs de mèrits, i prenent en consideració les circumstancies que concorren en el cas particular “ des del punt de vista de la finalitat general de transparència no estaria justificat l’accés a la informació relativa a l’antiguitat, titulació, formació i nivell de català de les persones ocupants de determinats llocs de treball, més enllà de la informació relativa a la concurrència dels requisits mínims exigits per ocupar els dits llocs de treball, com ara, que la persona ocupant disposa dels coneixements de llengua catalana o la formació mínima exigida per al lloc de treball concret que ocupa, d’acord amb la relació de llocs de treball de la Diputació.” D’acord amb l’informe APDCAT es descarta que la informació sol·licitada afecti a dades personals de les compreses a l’article 23 de l’LTAIPBG, i atès que no son dades merament identificatives cal aplicar l’apartat 2 de l’article 24 LTAIBG i fer una ponderació raonada prèvia entre l’interès públic en la divulgació i el dret a la protecció de dades de les persones afectades. Les administracions públiques han de publicar les convocatòries i els resultats dels processos selectius de provisió i promoció del personal d’acord amb l’article 9.1.e) de l’LTAIPBG i el contingut de la publicació, concretament els anuncies oficials han de fer referència a al nom i cognoms i als quatre números del document nacional d'identitat o document equivalent de les persones admeses en cada prova o exercici del procés i de la persona finalment seleccionada, (article 21.2 del RLTC ) i d’altra banda, l’article 42 del Decret legislatiu 1/1997, de 31 d'octubre, pel qual s'aprova la refosa en un Text únic dels preceptes de determinats textos legals vigents a Catalunya en matèria de funció pública, sobre acreditar el coneixement de la llengua catalana, i l’article 64, que preveu la informació de les convocatòries que es publiquen al diari oficial; l’APDCAT considera que no sembla que des de la perspectiva de la normativa de protecció de dades hi hagi impediment en facilitar l'accés a la informació relativa al compliment dels requisits mínims per ocupar un determinat lloc de treball, com ara, que la persona ocupant disposa dels coneixements de llengua catalana o la formació mínima exigida per al lloc de treball concret que ocupa”, però no s’ha de lliurar altra informació,” en la mesura que no només fa referència a informació relativa als requisits mínims que han de reunir els ocupants dels llocs de treball, sinó d’altres que es valoren o es poden valorar com a mèrits.” Un dels elements per a ponderar l’accés a la informació, segons l’APDCAT, és la finalitat de l’accés sol·licitat d’acord amb l’article 24.2 de l’LTAIBG, malgrat que l’exercici del dret d’accés no és condicionat a la concurrència d’un interès personal, i no resta subjecte a motivació ni requereix la invocació de cap norma ( article 18.2 de l’LTAIPBG) , considera que conèixer la motivació per la qual la persona reclamant desitja obtenir la informació pot ser un element rellevant a tenir en compte en la ponderació i que la finalitat de la normativa de transparència és, en definitiva, la d’oferir eines a la ciutadania per al control de l'actuació dels poders públics, i valora que no sembla compatible amb aquesta finalitat la pretensió de la persona reclamant. El 8 de maig de 2023 la GAIP trasllada l’Informe APDCAT a la reclamant i a la Diputació de Tarragona que el 23 de maig de 2023 fa arribar a la GAIP les seves observacions. El 10 de juny de 2023 es trasllada als tercers afectats, la reclamació i l’informe APDCAT, d’acord amb el que preveu l’article 34.1 del Reglament de la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol, per tal que presentin les al·legacions o documents que estimin oportuns, i que fan arribar 35 de les 42 persones afectades i que, en síntesi, es consideren concernides respecte els seus drets i específicament sobre les seves dades personals, que no consenten en que siguin lliurades, en tot cas alguns fan esment de les tècniques anonimització i pseudoanonimització, i fan avinent que hi ha altres instruments per obtenir la informació reclamada que no sigui mitjançant l’accés al seu expedient personal. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Objecte de la reclamació i límits L’objecte de la reclamació consisteix en l’accés a la informació pública corresponent a l’antiguitat, cursos de formació, titulacions acadèmiques i nivells de català dels ocupants dels llocs de treball de la Diputació de Tarragona afectats per les convocatòries a què fa referència la persona reclamant que no participa en aquest procés. Cal tenir en compte que la petició d’accés se circumscriu a conèixer determinada informació sobre els actuals ocupants dels llocs de treball i no pas sobre els aspirants, però en qualsevol cas va referida a informació que afecta les dades personals de les persones concernides per l’accés a la informació pretesa. Aquesta informació ha de ser considerada pública als efectes de l’article 2.b) de l’LTAIPBG , i per tant li és d’aplicació allò establert sobre el dret d’accés previst a l’article 18 de l’esmentada llei, en ser documentació en disposició de l’Administració com a conseqüència de la seva activitat. Com a criteri general d’accés, la Taula d’avaluació i accés documental (TAAD 16, publicada al DOGC 8296) relativa a la selecció dels empleats públics estableix un règim d’accés restringit sense perjudici d’accés parcial perquè majoritàriament poden contenir dades personals que no són ni merament identificatives amb l‘organització, funcionament o activitat pública de l‘Administració ni dades personals de categories especials. Aquesta restricció és vigent fins a l’eliminació de l’expedient. Respecte a aquest aspecte, es disposa la conservació permanent de les actes, els acords del tribunal qualificador, les llistes definitives d’admesos, el model de proves i les resolucions i eliminació total de la resta de documentació, un cop sigui ferma la resolució de la convocatòria i el nomenament o contracte del personal. Com s’ha dit, la informació reclamada es refereix a dades de caràcter personal, que malgrat no tenir la consideració de dades especialment protegides de les previstes a l’article 23 LTAIBG, hi concorren els límits continguts a l’article 24 de l’LTAIPBG. D’acord amb aquest precepte, després de reconèixer l’accés a la informació pública quan es tracta d’informació directament relacionada amb l’organització, el funcionament o l’activitat pública de l’Administració si les dades personals són merament identificatives, afegeix a l’apartat 2 d’aquest article 24 de la LTAIPBG que “es pot donar accés a la informació, amb la prèvia ponderació raonada de l’interès públic en la divulgació i els drets de les persones afectades. Per a dur a terme aquesta ponderació s’ha de tenir en compte, entre altres, les circumstàncies relatives al temps transcorregut; la finalitat de l’accés, especialment si té una finalitat històrica, estadística o científica, i les garanties que s’ofereixin; el fet que es tracti de dades relatives a menors d’edat i el fet que pugui afectar la seguretat de les persones. Aquesta Comissió considera que en aquest cas, s’ha identificat el límit relatiu a la protecció de dades, sense incloure les dades especialment protegides, i la informació a lliurar ve determinada per les habilitacions legals sobre les obligacions normatives de publicitat, tant de la pròpia LTAIPBG sobre publicitat activa, com de les respectives obligacions de publicitat establertes a la normativa corresponent a aquestes convocatòries que donen cobertura a l’accés de les dades sol·licitades. Així s’identifica l’article 9.1.e) LTAIPBG, sobre transparència en l’organització institucional i estructura administrativa per a les Administracions Públiques, quan es refereix a que als anuncis oficials de les convocatòries i l’article 21 del Decret 8/2021, especifica les dades que s’han d’incloure, i es refereix al nom i cognoms i als quatre números del document nacional d'identitat o document equivalent de les persones admeses en cada prova o exercici del procés i de la persona finalment seleccionada, d'acord amb els criteris establerts en matèria de protecció de dades,; i també cal tenir en compte l’article 42 del Decret legislatiu 1/1997, de 31 d'octubre, pel qual s'aprova la refosa en un Text únic dels preceptes de determinats textos legals vigents a Catalunya en matèria de funció pública, en preveure que en el procés de selecció s'ha d'acreditar el coneixement de la llengua catalana, tant en l'expressió oral com en l'escrita, i també en relació a l’article 64, sobre el contingut de les convocatòries dels llocs de treball en l’àmbit de l’Administració pública. D’acord amb aquesta regulació no hauria de ser un impediment, des de la perspectiva de la normativa de protecció de dades, facilitar l'accés a la informació relativa al compliment dels requisits mínims per ocupar un determinat lloc de treball, com ara, que la persona ocupant disposa dels coneixements de llengua catalana o la formació mínima exigida per al lloc de treball concret que ocupa, tal i com ha conclòs l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades. Aquesta informació accessible només farà referència a aquella que sigui la mínima exigida per al lloc de treball, i que segons l’autoritat de protecció de dades, no ha de permetre sobrepassar aquesta consideració de mínima i que podria no coincidir amb la sol·licitada per la reclamant, perquè inclou també informació corresponent a l’antiguitat, cursos de formació, titulacions acadèmiques i nivell de català dels ocupants dels llocs de treballs sobre els quals la Diputació ha convocat processos de selecció, per entendre que podria esdevenir una ingerència en la privacitat. D’acord amb l’exposat, aquesta Comissió coincideix amb l’autoritat de control de dades personals en la identificació dels límits relatius a la protecció de dades dels tercers afectats en l’accés a la informació reclamada, establerts a l’article 24 de a la LTAIPBG i també comparteix la comparació entre la regulació de les obligacions de publicitat activa establerta a la pròpia llei de transparència (articles 9.e LTAIPBG) amb la normativa sobre acreditació de mèrits a les convocatòries referits als 42 i 64 del Decret legislatiu 1/1997, de 31 d'octubre. D’acord amb això es conclou també que és accessible la informació relativa als requisits mínims exigits per ocupar els llocs de treball seleccionats per la reclamant, atès que del conjunt normatiu analitzat aquesta informació és coincident amb la obligació de publicitat mínima exigible i per tant, accessible en relació a la funció pública en general, i per tant també per al dret d’accés. A partir d’aquesta afirmació, caldria determinar quina diferència hi pot haver entre els requisits mínims exigits per ocupar els dits llocs de treball, als quals estaria legitimat l’accés i allò que demana la reclamant quan es refereix a l’antiguitat, titulació, formació i nivell de català de les persones ocupants de determinats llocs de treball ja que s’hauria d’interpretar que només es tindria accés a allò que coincidís amb la informació necessària per avaluar la idoneïtat dels ocupants als llocs de treball indicats, i cap altra circumstancia hauria de ser accessible, i que la pròpia reclamant ho admet. En aquest sentit, la ponderació per determinar, a falta de major concreció, quina informació és legítima per a tenir-hi accés no ha de recaure en l’anàlisi dels motius de la reclamant de la informació, com apunta l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades, sinó que s’ha de projectar en l’examen del límits, en aquest cas, com ja s’ha dit, els consistents en la protecció de de les dades personals. A aquests efectes és rellevant el principi de minimització de les dades previst a l’article 5 RGPD, d’acord amb el qual la informació accessible no hauria de comprendre tota la informació concernent a la historia o expedient professional del que ocupa el lloc de treball, sinó tan sols allò que permet identificar el compliment dels requisits mínims per ocupar el lloc de treball, que òbviament faran referència, en la mesura que correspongui, a la antiguitat, titulació acadèmica i coneixement del català, sense incloure cap altra informació. Es rellevant recordar que en la formulació dels límits a la LTAIPBG es parteix del principi de maximització del dret d’accés, que comporta que les restriccions tinguin la mínima incidència possible. La concurrència de límits en l’exercici del dret d’accés en bona part ve determinat per allò previst a la llei quan es determina l’àmbit de la publicitat activa, per la qual cosa aquesta habilitació normativa facilita l’examen sobre la legitimitat de l’accés demanat. Ara bé, cal precisar que vista la referència formulada a l’informe de l’autoritat catalana de protecció de dades al principi de finalitat de l’accés a les dades, cal precisar que el test de la ponderació previst a la LTAIPBG es refereix a l’interès públic de la divulgació i l’interès privat en obtenir aquesta informació ( article 22 LTAIPBG) i en interpretar els límits del dret d’accés, en relació al test de perjudici. Per tant, el paràmetre per confrontar la protecció dels límits ha d’anar desvinculat de la motivació i la qualitat del sol·licitant. Per tant, com be s’ha descrit en l’anàlisi d’aquest cas, on s’ha identificat el límit relatiu a la protecció de dades, sense incloure les dades especialment protegides, i s’ha comprovat que les dades relacionades es poden entendre incloses en les corresponents habilitacions normatives que permeten l’accés a aquesta informació per considerar que forma part de la publicitat activa i no ha estat necessari realitzar el test del perjudici, és en virtut d’aquesta previsió normativa que es justifica l’accés a aquesta informació. D’acord amb l’anterior cal concloure que efectivament es reconeix el dret d’accés a la informació sempre que es refereixi a les dades relatives al compliment dels requisits mínims exigits per ocupar els dits llocs de treball, i que l’antiguitat, titulació, formació i nivell de català de les persones ocupants de determinats llocs de treball serà accessible quan es correspongui amb aquests requisits mínims, que vindran donats pel compliment dels requeriments de les corresponents convocatòries per ocupar els llocs de treball. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Selecció de personal (codi 0058), sèrie processos selectius de personal (1458). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 27 de juliol de 2023, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 238/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada respecte de l’antiguitat, titulació, formació i nivell de català de les persones ocupants de determinats llocs de treball, sempre que es refereixi exclusivament a la informació indispensable que s’exigeix per acreditar la concurrència dels requisits mínims exigits per ocupar els dits llocs de treball, d’acord amb la relació de llocs de treball de la Diputació, d’acord amb les consideracions del fonament jurídic 2 de la Resolució 2. Requerir a la Diputació de Tarragona, que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies després d’haver transcorregut dos mesos des de la notificació de la present resolució al interessat i al tercer afectat sense que s’hagi interposat recurs contenciós administratiu. 3. Requerir a la Diputació de Tarragona a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, després que hagin transcorregut dos meses des de la notificació de la present resolució al interessat i al tercer afectat sense que s’hagi interposat recurs contenciós administratiu, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 238/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució.