Solicitud de copia de expediente de responsabilidad patrimonial y datos del art. 21.4 de la Ley 39/2015 con estimación parcial

Resolució 633/2023, de 20 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 224/2023 Administració reclamada: Departament de Territori de la Generalitat Informació reclamada: Còpia de l’expedient iniciat sobre la sol·licitud de responsabilitat patrimonial i la informació descrita a l’article 21.4 de la Llei 39/2015 de Procediment. Administratiu Comú de les Administracions Públiques. Sentit de la resolució: Estimació parcial i pèrdua parcial Resum: No hi ha cap disposició en la LTAIPBG, inclosa la seva disposició addicional primera, que estableixi cap motiu d'inadmissió, ni cap límit d'accés que es defineixin en funció d’estar en tràmit o bé finalitzat dels procediments administratius. Això comporta que el dret d'accés a la informació pública s'ha de poder exercir amb independència de si aquesta informació forma part d'un procediment en tràmit o finalitzat. Tampoc no hi ha cap precepte de la LTAIPBG del qual es pugui desprendre que la condició de persona interessada en un procediment administratiu hagi o pugui ser un motiu d'inadmissió de les sol·licituds d'informació pública o de les reclamacions a la GAIP. La garantia de reclamació a la GAIP, que protegeix mitjançant un procediment breu i gratuït davant d'un òrgan independent és el dret general d'accés a la informació pública de la ciutadania, i ha d'emparar el dret de les persones interessades a obtenir la informació que forma part dels procediments administratius que les afecten, i la disposició addicional 1a LTAIPBG no ho impedeix. S’estima l’accés a l’expedient en el procediment de responsabilitat patrimonial i d’altra banda, es reconeix que s’ha facilitat al reclamant la informació que havia sol·licitat d’acord amb l’article 21.4 de la Llei 39/2015. Paraules clau: Generalitat de Catalunya. Departament de Territori. Interessat. Expedient de responsabilitat patrimonial. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 23 de febrer de 2023 entra a la GAIP la Reclamació 247/2023, contra el Departament de Territori de la Generalitat de Catalunya en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). El 7 de setembre de 2022 la persona reclamant va sol·licitar al llavors departament de la Vicepresidència, Polítiques Digitals i Territori de la Generalitat de Catalunya el següent: “Que se’m faciliti còpia de l’expedient iniciat arran la sol·licitud de responsabilitat patrimonial i que se’m proporcioni la informació descrita a l’article 21.4 de la Llei 39/2015.” La Reclamació presentada el 23 de febrer de 2023 es fonamenta en que “en data 22/03/2022 vaig presentar a l’oficina de la Generalitat de Catalunya a Mataró (oficina 0208), en nom propi i en representació de dues persones més, una reclamació de responsabilitat patrimonial contra el Departament de la Vicepresidència i de Polítiques Digitals i Territori (assentament entrada 0208/906/2022), sense que s’hagi facilitat la informació que determina article 21.4 de la Llei 39/2015, per la qual cosa desconec el número de l'expedient resultant” i sol·licita que “se’m faciliti còpia de l’expedient iniciat arran la sol·licitud de responsabilitat patrimonial i que se’m proporcioni la informació descrita a l’article 21.4 de la Llei 39/2015”. L’1 de març de 2023 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada, mentre duri la Reclamació. El 3 de març de 2023 la GAIP comunica la Reclamació al llavors Departament de la Vicepresidència, Polítiques Territorials i Territori, i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 i 34.1 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 7 de març de 2023 el reclamant accedeix a la notificació de l’admissió provisional de la reclamació i resta d’informació comunicada d’acord amb allò esmentat a l’apartat 4 d’aquests antecedents. El 28 de març de 2023 el departament de Territori de la Generalitat de Catalunya, denominació actual del departament ara competent en aquest expedient d’acord amb la darrera reestructuració, respon amb un informe de data 22 de març de 2023 de la Subdirecció General de Coordinació d’Actuacions al Litoral, Entorns Rurals i Muntanya de la Direcció general de Polítiques de Muntanya i del Litoral on, en síntesi, exposa els antecedents de fet i fonaments de dret respecte de la situació de la reclamació i conclou que la petició del reclamant de 7 de setembre de 2022, sobre la còpia de l’expedient atesa la fase d’instrucció en la que es troba la reclamació patrimonial, es considera que no és el moment per a emetre el posicionament jurídic sobre l’expedient; que d’acord amb la normativa reguladora del procediment de responsabilitat patrimonial, es dona audiència a l’interessat amb posterioritat a la finalització de la fase d’instrucció del procediment i abans d’emetre la proposta de resolució (article 85 de la Llei 26/2010, de 3 d’agost, del règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya), això sens perjudici que, previ al tràmit d’audiència indicat, l’interessat pugui efectuar les al·legacions que consideri oportunes. S’afegeix que l’interessat ja ha rebut la comunicació de l’inici del procediment i per tant ja disposa de la informació referenciada a l’article 21.4 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, i respecte al contingut de l’expedient, tal com s’informa als antecedents de l’informe, encara no consta nova documentació i únicament es disposa de les notificacions realitzades a la companyia asseguradora de l’Administració, a l’Ajuntament concernit, al servei provincial de costes afectat, i al Servei del Litoral. El 30 de març de 2023 la GAIP trasllada la resposta del Departament de Territori al reclamant. El 10 d’abril de 2023 la comunicació es rebutjada pel sistema eNOTUM pel reclamant que no ha afegit més al·legacions. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que deriva d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Objecte i admissibilitat de la Reclamació Per part del Departament de Territori l’informe emès en data 22 de març de 2023 en relació a la petició de la còpia de l’expedient que es demana, atesa la fase d’instrucció en la que es troba la reclamació patrimonial, es considera que no és el moment per a emetre el posicionament jurídic sobre l’expedient i es conclou que d’acord amb la normativa reguladora del procediment de responsabilitat patrimonial, amb posterioritat a la finalització de la fase d’instrucció del procediment i abans d’emetre la proposta de resolució, es donarà audiència a l’interessat. Efectivament en aquest expedient de responsabilitat patrimonial, i en relació a la informació que es demana, l’informe reconeix el dret a l’accés als expedients administratius per part dels interessats, regulat als articles 53.1 a) de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques i article 26 de la llei 26/2010, de 3 d’agost, del règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, però com s’ha dit, es conclou que atès que l’expedient de responsabilitat patrimonial es troba en fase d’instrucció i fins el moment no han esdevingut nous documents, no correspon entrar a analitzar la concurrència del límits d’accés a la informació previstos a la normativa de transparència , i en definitiva, no es permet l’accés a la còpia de l’expedient sol·licitat. Sí s’ha lliurat al reclamant la informació que d’acord amb allò previst a l’article 21.4 de la Llei 39/2015 havia sol·licitat. D’acord amb l’argumentació palesada pel Departament de Territori, i prèviament a la seva eventual revisió, cal valorar l'admissibilitat de la Reclamació i la competència de la GAIP per tramitar-la i resoldre-la a la vista d’allò que estableix la disposició addicional primera, punt 1. de la LTAIPBG que preveu que l’accés dels interessats als documents dels procediments administratius en tràmit es regeix pel que determina la legislació sobre règim jurídic i procediment administratiu. Atesa aquesta preferència per la regulació pròpia del procediment administratiu, pel que fa a l’accés dels interessats als documents de l’expedient que es troba en fase de tramitació, en aquest supòsit, a més, cal tenir en compte les normes específiques contingudes a la Llei 26/2010, de 3 d’agost, del règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, en relació al procediment de responsabilitat patrimonial. Sobre aquest punt, cal recordar que aquesta Comissió ha considerat en reiterades resolucions (per totes, veure la Resolució de 23 de desembre de 2015), admetre a tràmit reclamacions en relació amb sol·licituds d'accés a la informació pública afectades per la disposició addicional 1a. LTAIPBG, sobre la base de considerar que no hi ha cap disposició en la LTAIPBG, inclosa la seva disposició addicional primera, que estableixi cap motiu d'inadmissió, ni cap límit d'accés que es defineixin en funció d’estar en tràmit, o bé finalitzat dels procediments administratius. Això comporta que el dret d'accés a la informació pública s'ha de poder exercir amb independència de si aquesta informació forma part d'un procediment en tràmit o finalitzat, en aquest cas ho hauríem de referir a l’argumentació que exposa el Departament de Territori sobre no donar accés a la informació per estar en fase d’instrucció. Així mateix, no hi ha cap precepte de la LTAIPBG del qual es pugui desprendre que la condició de persona interessada en un procediment administratiu hagi o pugui ser un motiu d'inadmissió de les sol·licituds d'informació pública o de les reclamacions a la GAIP. La garantia de reclamació a la GAIP, que protegeix mitjançant un procediment breu i gratuït davant d'un òrgan independent és el dret general d'accés a la informació pública de la ciutadania, i amb igual o més motiu ha d'emparar el dret de les persones interessades a obtenir la informació que forma part dels procediments administratius que les afecten, i la disposició addicional 1a LTAIPBG no ho impedeix. El que estableix aquesta disposició és que la posició jurídica que correspon a les persones interessades en un procediment administratiu, en relació amb l'accés a la informació pública que l'integra, es defineix no tant pel règim jurídic aplicable al dret d'accés a la informació pública, sinó pels drets de més intensitat d'accés a l'expedient que els reconeix la legislació de procediment administratiu. La disposició addicional 1a.1 LTAIPBG incideix en el dret material (LTAIPBG o la legislació de procediment administratiu) que haurà d'aplicar aquesta Comissió per resoldre-les. Certament, el més apropiat és que les persones interessades en un procediment administratiu en tràmit puguin accedir amb normalitat a l'expedient i que sigui precisament l'òrgan responsable de la seva tramitació el que garanteixi i faci efectiu aquest dret, de manera que el puguin exercir efectivament en els terminis que millor els convingui per a la resolució més favorable, no tant de l'accés per si mateix, sinó del procediment principal. En aquest cas, a més, amb independència de que en el procediment de responsabilitat patrimonial l’òrgan responsable esdevingui obligat a realitzar audiència pública immediatament abans de redactar la proposta de resolució, i donar a conèixer a les persones interessades de l’expedient incoat (article 86 de la Llei 26/2010). Però si l'òrgan administratiu competent denega l'accés sol·licitat, o bé encara no s’ha produït la fase d’accés a l’expedient prevista a la norma, com succeeix en aquest cas, res no impedeix que, sens perjudici de la continuació normal del procediment, ni dels efectes impugnatoris que la manca d'accés a l'expedient pugui tenir en el futur sobre la resolució del fons de l'assumpte, la persona interessada pugui acudir a la via especial de garantia instituïda per la legislació de transparència (la reclamació a la GAIP). Amb independència del règim substantiu aplicable, aquests també són casos d'exercici del dret d'accés a la informació pública, matèria que constitueix la missió de la GAIP, de manera que res no permet qüestionar la seva competència, si la llei no l'exclou expressament, cosa que sens dubte no fa. En conseqüència, s'ha de concloure que la GAIP té competència plena per resoldre aquesta Reclamació, malgrat que s'hagi formulat en relació amb una sol·licitud d'informació relativa a un procediment administratiu en tràmit i que, a més, tingui previst un tràmit d’audiència específic que encara no s’ha produït i que qui sol·licita la informació tingui la condició de persona interessada en el procediment en qüestió. 3. Dret d’accés a la informació i límits L’objecte de la reclamació presentada a la Comissió de Garantia d’Accés a la Informació Pública consisteix en l’obtenció de la còpia de l’expedient iniciat arran la sol·licitud de responsabilitat patrimonial i d’una altra, la informació descrita a l’article 21.4 de la Llei 39/2015. El reclamant considera que no se li ha proporcionat per l’òrgan concernit. Per donar resposta a aquesta petició, cal tenir en compte, com s’ha dit, que el reclamant en la seva condició d’interessat en un procediment, té reconegut el dret d’accés a l’expedient en qualsevol moment de la seva tramitació, d’acord amb allò previst a l’article 53.1.a) de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre del procediment administratiu comú de les administracions públiques i l’article 26 de la Llei 26/2010 La necessitat que la sol·licitud s'ha de regir per la legislació de procediment administratiu, i no per la de transparència i dret d'accés a la informació pública, no és traslladable a cap de les causes d'inadmissibilitat previstes legalment, que són les úniques que poden aplicar-se legítimament, sobre tot si, la normativa de transparència regula el supòsit i permet igualment l’accés a la informació sol·licitada. D'acord amb la legislació de procediment administratiu, que precisament atorga a les persones interessades en un procediment en curs el dret ple d'accedir a la informació del mateix (així es desprèn de l'article 53.1 de la Llei 39/2015, del Procediment Administratiu Comú, LPAC), així com un termini molt breu d'accés a l'expedient en curs sol·licitat quan es tracta de l’Administració de la Generalitat. Ho estableix, en concret, l'article 66 del Decret 76/2020, de 4 d'agost, de l'Administració digital, quan literalment afirma que “l'expedient administratiu es posa a disposició en un termini màxim de cinc dies a comptar de la data de sol·licitud, llevat que per causes justificades sigui necessari ampliar aquest termini”. Aquestes previsions d’accés de la normativa reguladora dels procediments en tràmit o per la normativa de transparència, a més s’han d’interpretar d’acord amb caràcter antiformalista de qualsevol procediment administratiu, i concretament amb el principi in dubio por actione, d’acord amb la doctrina del Tribunal Constitucional, i del propi Tribunal Suprem, i sobre la qual ha anat insistint aquesta Comissió. En atenció a totes les consideracions efectuades fins ara, és procedent estimar la Reclamació que ens ocupa i declarar el dret de la persona reclamant d’accés a l’expedient administratiu sobre responsabilitat patrimonial i remetre còpia de l’expedient en els termes demanats, a banda de que en el seu moment i d’acord amb l’article 85 de l’esmentada Llei 26/2010 es realitzi el tràmit d’audiència, al qual es remet l’informe del Departament de Territori per facilitar la informació reclamada. D’altra banda, sobre la consideració del Departament de Territori relatiu a que “no és oportú emetre en aquest moment el seu posicionament jurídic en relació amb aquesta reclamació”, a banda de l’anàlisi que ja s’ha realitzat sobre que no és un impediment per a l’accés a l’expedient que el procediment encara estigui en fase de tramitació, caldria analitzar l’altre aspecte d’aquesta consideració que es referiria a la invocació d’un límit, malgrat que no s’identifiqui d’aquesta forma. L’afirmació sobre la no procedència de donar a conèixer el posicionament jurídic del departament en aquest assumpte, es podria correspondre amb algun dels límits d’accés a la informació, com podrien ser el relatiu al principi d’igualtat de les parts en els processos judicials o la tutela judicial efectiva o be al supòsit de la investigació que es pugui estar realitzant (apartats b) i d) de l’article 21.1 LTAIPBG) però no s’han esmentat com a veritables circumstàncies que, de valorar-se, si haurien pogut matisar l’accés a la informació. En aquest supòsit, de concórrer els esmentats límits, caldria haver-los fet avinents per tal de ponderar la restricció del dret d’accés si és que la divulgació al reclamant del contingut de l’expedient comportava un perjudici en els àmbits descrits. Atès que no s’han descrit les circumstàncies que justificarien l’apreciació de la invocació dels límits, perquè s’ha considerat pel Departament de Territori que l’expedient de responsabilitat patrimonial es troba en fase d’instrucció, aquest fet impossibilita a la Comissió apreciar la presencia dels límits que podrien esdevenir d’aplicació i ponderar adequadament la seva concurrència d’acord amb l’interès públic. D’altra banda, el que sí es permet valorar en aquest assumpte és la circumstancia de la temporalitat i del perllongament de l’impediment de l’accés a la informació de l’expedient que atesa l’extensió de la durada de la tramitació d’aquest procediment ha permès mantenir sense el degut accés a l’expedient a l’interessat, sense que s’hagin examinat ni valorat si perduren les raons que justifiquen l’aplicació dels límits que d’invocar-se haurien permès una adequada ponderació. D’altra banda, pel que fa a la segona petició, que reclama informació als efectes d’allò previst a l’article 21.4 de la Llei 39/2015 del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques, la resposta ha de ser diferent. L’esmentat article 21.4 de la Llei 39/2015, en el segon paràgraf preveu que les administracions públiques han d’informar als interessats del termini màxim establert per resoldre els procediments i per notificar els actes que els posin terme, així com dels efectes que pugui produir el silenci administratiu. Aquesta menció s’ha d’incloure en la notificació o publicació de l’acord d’iniciació d’ofici, o en la comunicació que s’ha de dirigir a l’efecte a l’interessat dins dels deu dies següents a la recepció de la sol·licitud iniciadora del procediment en el registre electrònic de l’Administració o organisme competent per a la seva tramitació. En aquest últim cas, la comunicació ha d’indicar, a més, la data en què la sol·licitud ha estat rebuda per l’òrgan competent. Segons informa el Departament de Territori, l’interessat, ara reclamant, ha rebut la comunicació de l’inici del procediment i sobre el contingut de l’expedient se l’ha informat de les comunicacions fetes al propi interessat, la companyia asseguradora de l’Administració, i altres serveis del departament que han d’emetre informe sobre aquest assumpte. De l’exposat cal concloure que s’ha facilitat al reclamant la informació que d’acord amb allò previst a l’article 21.4 de la Llei 39/2015 havia sol·licitat i sobre la còpia de l’expedient, atesa la fase d’instrucció en la que es troba la reclamació patrimonial, i d’acord amb allò previst a l’article 85 de la llei 26/2010 que és el procediment específic que d’acord amb la disposició addicional primera punt 1 de la LTAIPBG, al qual remet per a l’accés dels interessats als documents dels procediments administratius en tràmit, haurà de ser en la fase d’audiència allà prevista quan obtindrà la informació sol·licitada. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les AAPP han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar-ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. L’Ordre CLT/172/2014, de 14 de maig, per la qual s'aprova el protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, determina les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, amb la finalitat de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura. Així mateix, el protocol fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part d’un expedient administratiu, que ha d’estar perfectament classificat de manera que permeti la seva recuperació i facilitar-ne, si escau, l’accés. 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució D’acord amb els antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 20 de juliol de 2023, sobre la Reclamació 224/2023 resol per unanimitat: 1. Estimar parcialment la Reclamació 224/2023 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, pel que fa a la petició de la còpia de l’expedient, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 2. Declarar la pèrdua parcial en relació a la petició sobre la situació de l’expedient i informació que s’hi conté d’acord amb allò previst a l’article 21.4 de la Llei 39/2015 d’ 1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques. 3. Requerir al departament de Territori, a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 346/2023 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.