Reclamación de acceso al convenio entre el Ayuntamiento de Sant Boi de Llobregat y la Diputación de Barcelona sobre la creación de una Unidad de Escortes, resuelta como estimatoria

Resolució 903/2024 , d’11 de juliol Número d’expedient de la Reclamació: 220/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Sant Boi de Llobregat Informació reclamada: Acord entre l'Ajuntament de Sant Boi de Llobregat i la Diputació de Barcelona sobre creació d'una Unitat d'Escortes. Sentit de la r esolució: Estimació Resum: La informació sol·licitada i reclamada és informació pública d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG i s’ha d’estimar la Reclamació que no ha estat degudament atesa per l’Ajuntament . Atès que aquesta Comissió no ha tingut accés al contingut de la informació reclamada no es pot pronunciar sobre la concurrència de límits i per tant, en estimar el dret d’accés al reclamant i a que se li lliuri la informació es fa l’advertiment que s’ha d’entregar el Conveni de referencia amb el benentès que, en cas que hi puguin concórrer limitacions de les previstes a la LTAIPBG ( articles 21 i especialment els continguts als articles 23 i 24) és responsabilitat de l’administració reclamada la seva ponderació abans de lliurar la informació pública sol·licitada, d’acord amb l’article 25 LTAIPBG. Paraules clau: Ajuntaments. Convenis. Acords. Escortes. Servei seguretat. Reclamació contra silenci. Estimació. Ponent: Maria del Mar Pérez Velasco Antecedents El 19 de febrer de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 220/2024, contra l’Ajuntament de Sant Boi del Llobregat en relació a la sol·licitud indicada a l’antecedent següent, per una secció sindical i d’acord amb la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). A la reclamació es manifesta que no s’ha lliurat la informació reclamada. El 19 d’octubre de 2023 el reclamant va presentar a l’Ajuntament de Sant Boi del Llobregat una petició d’informació en els termes següents: “Amb relació a la creació del Servei d’Escortes, us sol·licitem el document d’acord entre la Diputació de Barcelona i l’Ajuntament de Sant Boi de Llobregat”. El 6 de març de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada. El 6 de març de 2024 la GAIP comunica la reclamació a l’Ajuntament de Sant Boi de Llobregat i requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre la reclamació, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la qual deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. El 17 d’abril de 2024 la GAIP reitera a l’Ajuntament de sant Boi de Llobregat la petició d’informe en els termes indicats al paràgraf anterior. El 4 de maig de 2024 la GAIP rep informe de l’Ajuntament que manifesta el següent “D'acord amb la petició del Conven i de col·laboració entre la Diputació de Barcelona i l'Ajuntament de Sant Boi de Llobregat en matèria de seguretat d'autoritats. No es va facilitar en el moment de la petició per part del sindicat perquè encara no s'havia subscrit cap Conveni, tal com se'ls va indicar. Ara s'ha aprovat el conveni en la Junta de Govern del passat 26 d'abril i es pot facilitar la documentació”. El 13 de maig de 2024 la GAIP trasllada la informació de l’Ajuntament al reclamant amb la indicació de que si en un termini de 3 dies hàbils no es comunica el contrari, s’entendrà que dona resposta a la sol·licitud d’informació pública, i finalitzarà el procediment per la pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la reclamació. El 24 de maig de 2024 la GAIP rep escrit del reclamant que manifesta que la informació rebuda sobre un extracte d’una sessió d’un Ple de Diputació, de 26/04/2024 i número d'expedient N662/2024/000044, on es diu, “Ratificar el conveni de col·laboració entre la Diputació de Barcelona i l’Ajuntament de Sant Boi de Llobregat en matèria de seguretat d'autoritats signat el 26 de gener de 2024” on només apareix un cost assumit per diputació per aquest servei per l’any 2024 i forma de pagament i partides a executar” però que no s’ha lliurat el document del conveni de col·laboració, ni la resta d’informació sol·licitada. El 28 de maig de 2024 la GAIP trasllada a l’Ajuntament de S ant Boi les al·legacions manifestades pel reclamant sobre la manca de lliurament del conveni reclamat i altra documentació i s’informa que es disposa d'un termini de 5 dies per a manifestar allò que es consideri escaient al respecte. A data de la resolució aquesta Comissió no té constància de cap comunicació. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir -la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Sobre el dret a la informació sol·licitada La informació sol·licitada per la persona reclamant és informació pública, d’acord amb allò previst a l’article 2.b) de LTAIPBG, ja que és informació que l’Ajuntament ha de tenir en el seu poder, fruit de l’exercici de les competències que li són pròpies i l’Ajuntament resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de la LTAIPBG i queda obligat a resoldre en temps i forma les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. El reclamant va sol·licitar en el seu dia a l’Ajuntament i ara reclama davant d’aquesta Comissió, tal i com es desprèn dels antecedents, l’accés al document d’acord entre la Diputació de Barcelona i l’Ajuntament de Sant Boi de Llobregat en relació a la creació del Servei d’Escortes. En quant als límits que puguin concórrer en la informació sol·licitada d’acord amb el que preveu l’article 21 de la LTAIPBG, atès que l’Ajuntament reclamat no ha fet arribar a la GAIP la informació sol·licitada, aquesta Comissió no pot apreciar la seva concurrència que haurà de valorar l’Ajuntament en el seu lliurament. Aquesta Comissió conclou que és procedent declarar el dret del reclamant a que se li lliuri la informació reclamada, tot fent avinent que dels antecedents, especialment el numero 8, es desprèn de forma evident que aquesta Administració està en condicions de facilitar la informació reclamada. Atès que aquesta Comissió no ha tingut accés al contingut de la informació reclamada no es pot pronunciar sobre la concurrència de límits i per tant, en estimar el dret d’accés al reclamant i a que se li lliuri la informació es fa l’advertiment que s’ha d’entregar el Conveni de referencia amb el benentès que, en cas que hi puguin concórrer limitacions de les previstes a la LTAIPB G (articles 21 i especialment els continguts als articles 23 i 24) és responsabilitat de l’administració reclamada la seva ponderació abans de lliurar la informació pública sol·licitada, d’acord amb l’article 25 LTAIPBG. 3. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públiques han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar -ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, la LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius, que han d’estar perfectament classificats de manera que sigui possible la seva recuperació i facilitar -ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell C onvenis (codi 0045 ), sèrie C onvenis i acords (1376). 4. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió d’11 de juliol de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 220 /2024 i declara el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 2. 2. Requerir a l’Ajuntament de Sant Boi del Llobregat que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 1 dins del termini màxim de quinze dies. 3. Requerir a l’Ajuntament a informar la GAIP, dins del termini de quinze dies, de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a la persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquesta Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 220 /2024 i donar publicitat d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.