Acceso a la información sobre el registro de funcionarios habilitados de los últimos 8 años

Resolución 674/2025, de 15 de mayo

Sentido de la resolución: Estimación

Resumen: Según la normativa vigente, la ciudadanía tiene derecho a identificar al personal que trabaja en las administraciones públicas y a saber si quien les atiende es un funcionario habilitado. La Ley 39/2015 establece que:

Los funcionarios habilitados para identificar y firmar electrónicamente en nombre de los interesados, o para expedir copias auténticas, deben estar inscritos en un registro o sistema equivalente. Las administraciones públicas deben disponer de dicho registro que incluya, como mínimo, a los funcionarios de las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR). Este registro debe contener: nombre y apellidos, fechas de alta y baja, y las funciones atribuidas (asistencia y/o expedición de copias).

Según el APDCAT (dictamen CNS 46/2020), publicar el nombre y apellidos de estos funcionarios es posible ya que se realiza en cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD) y responde a las leyes de transparencia y asistencia a la ciudadanía (Ley 39/2015 y Ley 19/2014 LTAIPBG). Aunque se solicita información detallada de los últimos 8 años (si son funcionarios de carrera, categoría y grupo), dado que Bonastre es un municipio pequeño (762 habitantes), obtener esta información no debería ser complicado para el ayuntamiento.

ANTECEDENTES

El 11 de febrero de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 194/2025, presentada por una persona física contra el Ayuntamiento de Bonastre, en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente, de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP). La persona reclamante manifiesta que no ha recibido respuesta por parte de la Administración.

El 20 de diciembre de 2024 la persona reclamante presenta solicitud de acceso a la información pública (SAIP), a través del Consorcio de la Administración Abierta de Cataluña con el siguiente objeto de la reclamación: "Solicitar información respecto a las personas autorizadas que figuran en el Registro de Funcionarios habilitados, del Ayuntamiento de Bonastre, de los últimos 8 años. Si son funcionarios de carrera, categoría y grupo de clasificación al que pertenecen, y periodo de tiempo como funcionarios habilitados en el ayuntamiento".

Junto con la SAIP, la reclamante aporta una resolución de fecha 4 de febrero de 2025 de la Administración Abierta de Cataluña por la que resuelve estimar la SAIP presentada, proporcionándose la siguiente información: "Según la información que obra en nuestro poder, con fecha 23 de diciembre de 2024 su solicitud de acceso a la información pública fue derivada al Ayuntamiento de Bonastre".

El 20 de febrero de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

En la misma fecha la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento de Bonastre, y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como copia del expediente de la solicitud de información de la cual deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación. Vencido el plazo indicado, no consta en la GAIP la recepción de la documentación requerida al Ayuntamiento.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso de las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, tanto a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Falta de colaboración de la Administración

El antecedente 6 manifiesta que el Ayuntamiento no aporta a este procedimiento la documentación que le ha sido solicitada por la GAIP, de acuerdo con lo previsto en el artículo 33.4 RGAIP. Si bien este hecho debe ser calificado como una falta de colaboración de la administración con la efectividad de los procedimientos previstos legalmente para la garantía del derecho de acceso a la información pública, no puede impedir la resolución de la Reclamación ya que el artículo 33.7 RGAIP prevé expresamente que "la falta de envío de la información o la no emisión de los informes solicitados por la Comisión no impide que esta continúe la tramitación".

3. Sobre el derecho a la información solicitada

La información solicitada y ahora reclamada: "información respecto a las personas autorizadas que figuran en el Registro de Funcionarios habilitados, del Ayuntamiento de Bonastre, de los últimos 8 años. Si son funcionarios de carrera, categoría y grupo de clasificación al que pertenecen, y periodo de tiempo como funcionarios habilitados en el ayuntamiento", es, de acuerdo con el artículo 2.b LTAIPBG, información pública, ya que es "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". Debe enfatizarse que el artículo 53.1 DTAIP incluye "cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones".

De acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho a acceder a la información pública, salvo que concurran causas legales que determinen su denegación o acceso restringido y que deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados concurrentes (artículo 22.1 LTAIPBG).

Asimismo, el Ayuntamiento de Bonastre es un sujeto obligado por la LTAIPBG (art. 3.1) a atender y resolver, en tiempo y forma, las solicitudes de acceso que le presenten las personas que ejercen su derecho de acceso a la información pública.

En este supuesto, vista la aplicación objetiva y subjetiva de la LTAIPBG, solo queda examinar la concurrencia de algún límite que pudiera restringir o limitar el alcance del derecho de acceso a la información pública demandada. Como la Administración reclamada no ha colaborado con esta Comisión en el procedimiento de Reclamación, no ha invocado la existencia de ningún impedimento para entregar la información demandada, y la GAIP no ha podido examinar la información solicitada.

No obstante que la información solicitada hace referencia a las personas autorizadas que figuran en el Registro de Funcionarios habilitados de un ayuntamiento, el límite susceptible de ser aplicado es el de protección de datos que consta en el artículo 24 de la LTAIPBG.

De acuerdo con la normativa vigente, la ciudadanía tiene derecho a identificar al personal al servicio de las administraciones públicas, y comprobar o conocer si la persona que le atiende es un funcionario/a habilitado/a.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, en su artículo 12.3, al referirse al personal capacitado para la identificación o firma electrónica en nombre de los interesados que no disponen de los medios electrónicos necesarios, requiere su habilitación e inscripción en un registro o sistema equivalente. En el mismo sentido, el artículo 27.1 respecto al personal capacitado para la expedición de copias auténticas.

Así pues, la LPAC obliga a las administraciones públicas a:

Tener un registro o sistema equivalente donde consten los funcionarios habilitados para cada una de las siguientes funciones:

• La realización de copias auténticas (cuando no se realicen por actuación administrativa automatizada).
• La asistencia en el uso de los medios electrónicos a los interesados no obligados a utilizarlos.

Estos funcionarios pueden disponer de una o ambas de estas funciones. Deben constar en este registro, como mínimo, los funcionarios que prestan servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros (OAMR).

A efectos de la publicación del nombre y apellidos de los funcionarios de este registro, el APDCAT en su dictamen CNS 46/2020, considera que el ayuntamiento puede publicar el nombre y apellidos de los funcionarios habilitados para la identificación y autenticación de las personas y la expedición de copias auténticas, al responder este tratamiento al cumplimiento de una obligación legal (art. 6.1.c RGPD), en atención a las previsiones de la Ley 39/2015 en materia de asistencia en el uso de medios electrónicos y a las previsiones de publicidad activa de la Ley 19/2014 LTAIPBG.

Los datos que debe contener el registro son: nombre y apellidos; fecha de alta en el registro, fecha de baja en el registro, asistencia a los interesados, expedición de copias auténticas. Si bien el alcance de la información solicitada es más amplio, con indicación de si se trata de funcionarios de carrera, categoría y grupo de clasificación al que pertenecen, en un periodo de 8 años, esta información debería estar en manos del Ayuntamiento reclamado. Teniendo en cuenta que la población de Bonastre la conforman 762 habitantes según información del Idescat de 2024, la cantidad de funcionarios de este registro en los últimos ocho años no debería ser elevada o difícil de conseguir.

En definitiva, la GAIP ampara el derecho de la persona reclamante a obtener la información solicitada, en los términos antes mencionados. Si el Ayuntamiento no dispone de esta información, esta es la respuesta que debe dar a la persona reclamante, sin que quede obligado a elaborarla para dar cumplimiento a esta Resolución.

4. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría

El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio, establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y permita cumplir con las obligaciones de transparencia. El artículo 8 añade que la organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de los respectivos titulares.

El capítulo X del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica, establece que las administraciones públicas deben adoptar las medidas organizativas y técnicas para garantizar la recuperación y conservación del documento electrónico entre ellas, la definición de una política de gestión de documentos, la inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad que garantice la integridad del expediente electrónico y permita su recuperación, la identificación única e inequívoca de cada documento que permita clasificarlo y recuperarlo, la asociación de metadatos, la clasificación de acuerdo con un cuadro de clasificación, el periodo de conservación según las convenciones de cada comisión evaluadora, el acceso completo e inmediato de los documentos, entre otros.

En cuanto a la gestión de la documentación y archivo de los documentos electrónicos, la Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos; que el archivo de los documentos y expedientes electrónicos debe asegurar la identidad y la integridad a largo plazo de la información que contienen; que los documentos públicos electrónicos deben tener garantizadas la autenticidad e integridad de los contenidos, y también la conservación de la apariencia y la funcionalidad originales y, cuando proceda, su confidencialidad, durante el plazo establecido por la normativa vigente en materia de archivos y documentos; que las administraciones públicas deben asegurar la posibilidad de transformar los documentos por razones tecnológicas, para adaptar su formato y sintaxis informática a las necesidades de gestión y preservación establecidas por la normativa de archivos y documentos; que los sistemas de información que utilicen las administraciones públicas incluidas en el ámbito de aplicación de esta ley deben garantizar, siempre que sea posible, la autenticidad e integridad de sus datos, y también la trazabilidad de las acciones que realicen; que los datos contenidos en los sistemas de información de las administraciones públicas se consideran documentos públicos electrónicos, y se les aplican las disposiciones de esta ley relativas al archivo electrónico.

No obstante, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Cabe recordar que el artículo 3 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de la Administración Local con habilitación de carácter nacional, que regula la función pública de secretaría, establece en su punto 2 la función de fe pública, y entre estas la dirección superior de los archivos y registros de la entidad local (l). Así pues, y en consecuencia de este mandato legal y el de asesoramiento legal preceptivo (artículo 2.1.a), debe ser conocedora de la existencia de un sistema de gestión documental, impulsora si no dispone de él, velar por la documentación con una sistemática de trabajo mínima sobre la documentación de la cual es custodia y responsable primero de la falta de localización de documentación, de mantener el orden y garantizar el hallazgo de documentación.

Por otro lado, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán que regula los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña incluye, entre otros, "los documentos producidos o recibidos, en el ejercicio de sus funciones y como consecuencia de su actividad política y administrativa, por la Generalitat, por los entes locales y por las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades de las que dependen" y, en consecuencia, están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de uno o diferentes expedientes administrativos, que deben estar perfectamente clasificados de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, el acceso. Como referencia y siguiendo el modelo de Cuadro de clasificación para la Administración Local del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña, esta documentación debería estar clasificada dentro del nivel Estructura administrativa y organigrama (código 0025), serie Registro de empleados habilitados (3052).

5. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las realizadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo previsto en los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave con relación al derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG). El artículo 49.2 RGAIP prevé que, para los efectos anteriores, la Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para ordenar la incoación del procedimiento sancionador correspondiente al que hace referencia el artículo 86 LTAIPBG.

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos hayan sido desatendidos por los sujetos obligados.

6. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 15 de mayo de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 194/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones hechas en el fundamento jurídico 3.
2. Requerir al Ayuntamiento de Bonastre que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de quince días.
3. Requerir al Ayuntamiento de Bonastre informar a la GAIP, dentro del plazo de quince días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a informar a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 194/2025 y disponer la publicación de esta resolución en la web de la GAIP.

Iolanda Pineda Balló
Presidenta

Los plazos establecidos en esta Resolución para la entrega de la información deben contarse en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, si no se especifica otra cosa, comienzan a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por parte de la Administración reclamada.

La Administración obligada puede solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el envío de la información. Esta solicitud solo podrá ser admitida a consideración si se notifica a la GAIP antes de que finalice el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.

Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido por esta Resolución, la persona reclamante puede ponerlo en conocimiento de la GAIP, para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k RGAIP.

Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada ha reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.