Solicitud de contrato de la delegada de protección de datos y documento de encargo de informe

Resolució 269/2019, de 9 de maig Número d’expedient de la reclamació: 119/2019 Administració reclamada: Ajuntament de Torredembarra Informació reclamada: Còpia del contracte per a les funcions de delegada de protecció de dades; document d’encàrrec a la delegada de protecció de dades d’un informe sobre l’accés sol·licitat a les dades de directius de les associacions culturals inscrites al registre municipal; incorporació d’aquest document d’encàrrec a l’expedient administratiu relatiu a aquella sol·licitud d’informació. Sentit de la resolució: Finalització per la pèrdua sobrevinguda del seu objecte Resum: La pretensió que es completi o s’inclogui documentació en un expedient administratiu desborda l’abast d’aquest procediment i la competència d’aquesta Comissió, que només pot emparar l’accés a la informació. La preexistència de la informació és requisit perquè pugui projectar-s’hi el dret d’accés, i per tant, en aquest cas, no es pot estimar la pretensió d’obtenir còpia de l’escrit d’encàrrec si no existeix documentat. L’Administració reclamada ha facilitat a la persona reclamant la còpia del contracte sol·licitat, sense que s’hagin rebut al·legacions contràries a aquest lliurament, la qual cosa suposa la pèrdua sobrevinguda de l’objecte de la reclamació pel que fa a aquest punt. Paraules clau: Ajuntament. Periodista. Informes. Contractes. Associacions. Entitats veïnals. Registre municipal d’entitats. Junta directiva. Reclamació contra lliurament parcial. Informació inexistent. Manca d’objecte. Lliurament extemporani. Pèrdua d’objecte. Ponent: Elisabet Samarra Gallego Antecedents 1. El 5 de març de 2019 entra a la GAIP la Reclamació 119/2019, presentada per un periodista contra l’Ajuntament de Torredembarra, en relació amb la sol·licitud d’informació indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant no sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). 2. L’11 de gener de 2019, la persona reclamant presenta la següent sol·licitud en la qual demana: “Primer, lliurar-me una còpia del contracte i els annexos amb l’empresa Segurdades i, en el seu defecte, amb la Sra. [...] Segon, que s’inclogui l’ofici, comunicat intern o e-mail de petició d’informe a l’empresa Segurdades, pel qual es va encarregar la confecció de l’informe en virtut del qual se’m denega el poder accedir a les dades del registre d’associacions municipal, a l’expedient AG3/G324/18/420 i se’m faci arribar una còpia del mateix”. 3. La Reclamació, presentada el 5 de març de 2019, indica que l’Ajuntament li hauria donat accés a l’expedient AG3/G324/18/420, del qual en té la condició de persona interessada, i que no hi consta l’encàrrec de l’informe a l’empresa de protecció de dades, la qual cosa va comunicar a l’Ajuntament el 8 de gener demanant que se li fes arribar, al què l’Ajuntament li hauria respost amb data 9 de juny que aquesta documentació no estava inclosa en l’expedient. Per això, amb data 11 de gener, adreça la sol·licitud que assenyala com a objecte de reclamació, per tal que incloguin aquesta documentació a l’expedient i se li lliuri. A més, demana còpia del contracte i dels annexos amb l’empresa o la persona que ha emès l’informe. 4. El 12 de març de 2019 la GAIP comunica la Reclamació a l’Ajuntament de Torredembarra i li requereix que, dins del termini de quinze dies establert per l’article 33.4 RGAIP, li trameti un informe sobre ella, així com també còpia de l’expedient de la sol·licitud d’informació de la que deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 5. El 26 de març de 2019 l’Ajuntament de Torredembarra fa arribar a la GAIP l’informe jurídic sol·licitat i l’expedient de la tramitació de la sol·licitud d’accés. En l’informe relaciona els antecedents del cas i reitera la resposta ja donada el 9 de gener: “la Sra. [...], de la mercantil Segurdades, exerceix actualment el càrrec de Delegada de Protecció de Dades (DPD) de l’ajuntament, i com a tal assessora i presta assistència a l’ajuntament per al compliment de la normativa de protecció de dades. Per al desenvolupament d’aquest contracte està designat com a responsable del mateix, el secretari de l’ajuntament. L’emissió de l’informe al que us referiu en el vostre escrit no va precisar d’un encàrrec específic diferent, ni ha suposat cap cost addicional: l’emissió de l’informe forma part de l’objecte del contracte que es va fer el mes d’abril, i en conseqüència simplement se li va demanar per part del responsable, sense necessitat de cap acte administratiu, l’assessorament que es necessitava. Les comunicacions fetes entre ambdues parts no van generar cap acte administratiu. Per tant, l’expedient còpia del qual se us va lliurar era complet”. Afegeix que qualsevol assessorament que es demani a la Delegada de Protecció de Dades no es subjecte a formalitats, és a dir, que no precisa d’un encàrrec ad hoc i que aquestes comunicacions poden ser fetes per telèfon o correu electrònic sense que en quedi constància als expedients. Alhora que puntualitza que des d’alcaldia ignoren la forma en que el Secretari va demanar l’informe al que es refereix la persona reclamant; és a dir, si es va fer per telèfon o per correu electrònic i insisteix que aquestes eines “són elements de treball auxiliar dels funcionaris, i no modalitats de formalització d’actes administratius”. Pel que fa al contracte, indica que es va oferir a la persona reclamant l’enllaç a la publicació en el portal de transparència del contracte amb l’empresa encarregada d’exercir de delegada de protecció de dades i que properament li farà arribar còpia de la documentació contractual següent: formalització del document AD (autorització de despesa), amb la tramitació prèvia. Decret 775, de 6 d‘abril de 2018, de nomenament de la DPD. Adjunta l’expedient complet relatiu a la sol·licitud. 6. El 3 d’abril de 2019 la Comissió trasllada a la persona reclamant l’informe de l’Ajuntament de Torredembarra i els seus annexos, per tal que pugui manifestar la seva conformitat o oposició dins del termini de cinc dies, amb l’advertiment que en cas de no rebre cap al·legació d’oposició es procedirà a finalitzar el procediment. Depassat àmpliament aquest termini, la Comissió no ha rebut cap consideració ni al·legació de la persona reclamant. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast generals del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació, ja que es presenta en relació amb el silenci administratiu produït arrel de la presentació d’una sol·licitud d’informació pública. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. I l’article 20.1 de la mateixa llei afegeix que “El dret d’accés a la informació pública es garanteix a totes les persones, d’acord amb el que estableix aquesta llei. El dret d’accés a la informació pública només pot ésser denegat o restringit per les causes expressament establertes per les lleis”. Així mateix, els apartats 2 i 3 de l’article 20 LTAIPBG estableixen els següents requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública: “2. Les limitacions legals al dret d’accés a la informació pública han d’ésser aplicades d’acord amb llur finalitat, tenint en compte les circumstàncies de cada cas concret, s’han d’interpretar sempre restrictivament en benefici d’aquest dret i no es poden ampliar per analogia. 3. Per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. A més, els límits legals al dret d’accés a la informació pública no són d’aplicació automàtica i absoluta (l’encapçalament de l’article 21 LTAIPBG es refereix expressament a què els límits enumerats per aquest precepte “poden” dur a la denegació de l’accés sol·licitat), de manera que l’article 22 de la mateixa Llei requereix que siguin aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat: “Els límits aplicats al dret d’accés a la informació pública han d’ésser proporcionals a l’objecte i la finalitat de protecció. L’aplicació d’aquests límits ha d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Els límits del dret d’accés a la informació pública són temporals si així ho estableix la llei que els regula, i es mantenen mentre perduren les raons que en justifiquen l’aplicació”. 2. Manca d’objecte de la Reclamació La reclamació té per objecte la sol·licitud de l’11 de gener de 2019, segons assenyala la pròpia persona reclamant, que conté dues peticions d’informació diferenciades: - La primera petició és la còpia del contracte amb l’empresa per a exercir de delegada de protecció de dades. L’Ajuntament indica que, prèviament a la reclamació, hauria indicat l’enllaç al portal de transparència on es publiquen els elements essencials del contracte, i estima durant la tramitació d’aquesta reclamació l’accés amb còpia a l’expedient, que es compromet a lliurar a la persona reclamant. Consultada aquesta part, no ha manifestat oposició, de manera que cal considerar perdut sobrevingudament l’objecte de la reclamació en relació amb aquest punt, sens perjudici que la persona reclamant pugui en fase d’execució d’aquesta resolució, indicar a la Comissió si el lliurament ha resultat incomplet o insatisfactori. - La segona petició és doble: o en primer lloc, demana que s’inclogui a l’expedient identificat com a AG3/G324/18/420 l’ofici, comunicat intern o e-mail de petició de l’informe a l’empresa de protecció de dades o a la delegada de protecció de dades, després que, prèviament, l’Ajuntament ja li hauria reiterat, amb data 8 de gener de 2019, que aquest document no estava inclòs en l’expedient. La pretensió que es completi o s’inclogui documentació en un expedient administratiu desborda l’abast d’aquest procediment i la competència d’aquesta Comissió, que només pot emparar l’accés a la informació. o La segona és que se li lliuri una còpia d’aquest document d’encàrrec d’informe. Aquesta petició sí és procedent en el marc d’aquest procediment, però tanmateix té per objecte documentació inexistent, vist que l’Ajuntament ha afirmat durant la tramitació d’aquesta reclamació que no existeix suport documental per a l’encàrrec de l’informe, que es podria haver produït per telèfon considerant que les relacions de l’ajuntament amb la delegada de protecció de dades, un cop formalitzat el contracte, es poden produir oralment o presencialment sense necessitat de formalitzar actes administratius. La preexistència de la informació és requisit perquè pugui projectar-s’hi el dret d’accés, i per tant, en aquest cas, no es pot estimar la pretensió d’obtenir còpia de l’escrit d’encàrrec si no existeix documentat. 3. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 9 de maig de 2019, resol per unanimitat: 1. Finalitzar la Reclamació 119/2019 per manca d’objecte, considerant que no existeix suport escrit a l’encàrrec de l’informe i que s’ha lliurat durant la tramitació d’aquest procediment còpia del contracte. 2. Disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Presidenta Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.