Acceso a expedientes de presunto acoso sexual y laboral y datos sobre su tramitación

Resolución 241/2025, de 20 de febrero

Administración reclamada: Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca - Empresa municipal SAB-URBÀ SL

Información reclamada: Expedientes de acoso sexual y laboral.

Sentido de la resolución: Estimación

Resumen: Dada la falta de colaboración del Ayuntamiento, es responsabilidad exclusiva de este atender las previsiones de los artículos 21, 23 y 24 de la LTAIPBG en el momento de entregar la información reclamada, teniendo en cuenta que la persona reclamante es persona interesada en los procedimientos administrativos de referencia. En caso de que el Ayuntamiento no disponga de la información pública solicitada, así lo deberá hacer constar de manera clara, sin que quede obligado a elaborarla para dar cumplimiento a la presente resolución.

Antecedentes

El 17 de enero de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 76/2025, presentada por una persona interesada contra el Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente.

En fecha 11 de diciembre la persona reclamante solicita al Ayuntamiento - Empresa municipal SAB-URBÀ SL la siguiente información: "Solicito: 1. Ejercer mi derecho de acceso a los mencionados expedientes de conformidad con el art. 53.1.a de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas. 2. Que se me facilite nombre, apellidos y cargos de todas las personas que han tenido acceso a dicho expediente durante toda su tramitación. 3. Que se informe de quién autorizó y el motivo del cambio de la comisión instructora una vez iniciados los expedientes. 4. Que se informe de los plazos establecidos en el protocolo para la tramitación del expediente y su correlación con la tramitación que se ha llevado a cabo. 5. Que se me facilite copia del contrato formalizado con la Sra. XXXX que actuó como asesora y posteriormente fue nombrada miembro de la comisión instructora, la autorización de la contratación y las facultades de quien ordenó dicho contrato."

La Reclamación presentada el 17 de enero de 2025 indica que el Ayuntamiento - Empresa municipal SAB-URBÀ SL no ha atendido la SAIP registrada, ni ha proporcionado la información solicitada.

El 24 de enero de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada mientras dure la Reclamación.

El 24 de enero de 2025 la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca - Empresa municipal SAB-URBÀ SL y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación. Vencido el plazo indicado, no consta en la GAIP la recepción de la documentación requerida a la Administración.

Fundamentos Jurídicos

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c de la LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 de la LTAIPBG, tanto a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 de la LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 de la LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben aplicarse de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Falta de colaboración de la Administración

Los antecedentes ponen de manifiesto que la parte reclamada no aporta a este procedimiento la documentación que le ha sido solicitada por la GAIP, de acuerdo con lo previsto por el artículo 33.4 RGAIP. Si bien este hecho debe ser calificado como una falta de colaboración de la administración con la efectividad de los procedimientos previstos legalmente para la garantía del derecho de acceso a la información pública, no puede impedir la resolución de la Reclamación, ya que el artículo 33.7 RGAIP prevé expresamente que:

"la falta de envío de la información o la no emisión de los informes solicitados por la Comisión no impide que esta continúe la tramitación".

3. Sobre el derecho a la información solicitada

La información solicitada y reclamada es, de acuerdo con el artículo 2.b de la LTAIPBG, información pública, ya que es "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". Debe tenerse en cuenta que el artículo 53.1 de la DTAIP incluye "cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones".

De acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 de la LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho a la información pública, salvo que concurran causas legales que determinen su denegación o acceso restringido, las cuales deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados que concurran (artículo 22.1 LTAIPBG).

Asimismo, el Ayuntamiento es un sujeto obligado por la LTAIPBG (art. 3.1) a atender y resolver, en tiempo y forma, las solicitudes de acceso que le presenten las personas que ejercen su derecho de acceso a la información pública.

En cuanto a los límites que pueden concurrir en el presente caso, dado que la GAIP no ha tenido acceso a la documentación solicitada, no puede apreciarlos de oficio y estima el derecho de la persona reclamante a que se le entregue lo siguiente: "1. Expedientes abiertos contra mi persona por la activación del protocolo de acoso laboral y sexual (...) de conformidad con el art. 53.1.a de la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas. 2. Que se me facilite nombre, apellidos y cargos de todas las personas que han tenido acceso a dicho expediente durante toda su tramitación. 3. Que se informe de quién autorizó y el motivo del cambio de la comisión instructora una vez iniciados los expedientes. 4. Que se informe de los plazos establecidos en el protocolo para la tramitación del expediente y su correlación con la tramitación que se ha llevado a cabo. 5. Que se me facilite copia del contrato formalizado con la Sra. XXXX que actuó como asesora y posteriormente fue nombrada miembro de la comisión instructora, la autorización de la contratación y las facultades de quien ordenó dicho contrato."

Dada la falta de colaboración del Ayuntamiento, es responsabilidad exclusiva de este atender las previsiones de los artículos 21, 23 y 24 de la LTAIPBG en el momento de entregar la información reclamada, teniendo en cuenta que la persona reclamante es persona interesada en los procedimientos administrativos de referencia.

En caso de que el Ayuntamiento no disponga de la información pública solicitada, deberá hacerlo constar de manera clara, sin estar obligado a elaborarla para dar cumplimiento a la presente resolución.

4. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría

El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y permita cumplir con las obligaciones de transparencia. El artículo 8 añade que la organización, evaluación y conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de sus respectivos titulares.

El capítulo X del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica establece que las administraciones públicas deben adoptar las medidas organizativas y técnicas para garantizar la recuperación y conservación del documento electrónico entre ellas, la definición de una política de gestión de documentos, la inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad que garantice la integridad del expediente electrónico y permita su recuperación, la identificación única e inequívoca de cada documento que permita clasificarlo y recuperarlo, la asociación de metadatos, la clasificación de acuerdo con un cuadro de clasificación, el periodo de conservación según las convenciones de cada comisión evaluadora, el acceso completo e inmediato de los documentos, entre otros.

En cuanto a la gestión de la documentación y archivo de los documentos electrónicos, la Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña establece que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos; que el archivo de los documentos y expedientes electrónicos debe asegurar la identidad e integridad a largo plazo de la información que contienen; que los documentos públicos electrónicos deben tener garantizadas la autenticidad e integridad de los contenidos, así como la conservación de la apariencia y la funcionalidad originales y, cuando proceda, su confidencialidad, durante el plazo establecido por la normativa vigente en materia de archivos y documentos; que las administraciones públicas deben asegurar la posibilidad de transformar los documentos por razones tecnológicas, para adaptar su formato y sintaxis informática a las necesidades de gestión y preservación establecidas por la normativa de archivos y documentos; que los sistemas de información que utilicen las administraciones públicas incluidas en el ámbito de aplicación de esta ley deben garantizar, siempre que sea posible, la autenticidad e integridad de sus datos, y también la trazabilidad de las acciones que realicen; que los datos contenidos en los sistemas de información de las administraciones públicas se consideran documentos públicos electrónicos, y se les aplican las disposiciones de esta ley relativas al archivo electrónico.

No obstante, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Cabe recordar que el artículo 3 del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de la Administración local con habilitación de carácter nacional, que regula la función pública de secretaría, establece en su punto 2 la función de fe pública, y entre estas la dirección superior de los archivos y registros de la entidad local (l). Por tanto, y en consecuencia de este mandato legal y el de asesoramiento legal preceptivo (artículo 2.1.a), el secretario debe ser conocedor de la existencia de un sistema de gestión documental, promotor si no dispone de él, velar por la documentación con una sistemática de trabajo mínima sobre la documentación de la cual es custodio y responsable primero de la falta de localización de documentación, y mantener el orden y garantizar la recuperación de la documentación.

Por otro lado, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán, que regula los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña, incluye, entre otros, "los documentos producidos o recibidos, en el ejercicio de sus funciones y como consecuencia de su actividad política y administrativa, por la Generalitat, por los entes locales y por las entidades autónomas, las empresas públicas y las demás entidades de las que dependan" y, en consecuencia, están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Así pues, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de un expediente administrativo o de diferentes expedientes administrativos, que deben estar perfectamente clasificados de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, el acceso. Como referencia y siguiendo el modelo de Cuadro de clasificación para la Administración Local del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña, esta documentación debería estar clasificada dentro del nivel Seguridad y prevención de riesgos laborales (código 0065), serie Denuncias del personal por acoso laboral (1542).

5. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 de la LTAIPBG establece que: "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las efectuadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo previsto en los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 de la LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, dada la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG). El artículo 49.2 RGAIP prevé que, a tales efectos, la Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para ordenar la incoación del procedimiento sancionador correspondiente al que hace referencia el artículo 86 LTAIPBG.

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en los que sus requerimientos hayan sido desatendidos por los sujetos obligados.

6. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 de la LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

Resolución

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 20 de febrero de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 76/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones expuestas en el fundamento jurídico 3.
2. Requerir al Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca - Empresa municipal SAB-URBÀ SL que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de quince días.
3. Requerir al Ayuntamiento de Sant Andreu de la Barca - Empresa municipal SAB-URBÀ SL que informe a la GAIP, dentro del plazo de quince días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a que informe a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 76/2025 y dar publicidad a esta resolución en la web de la GAIP.

Los plazos establecidos en esta Resolución para la entrega de la información se contarán en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, si no se especifica otra cosa, comienzan a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por la Administración reclamada.

La Administración obligada puede solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el envío de la información. Esta solicitud solo podrá ser admitida a trámite si se notifica a la GAIP antes de que finalice el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.

Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido por esta Resolución, la persona reclamante puede ponerlo en conocimiento de la GAIP para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k RGAIP.

Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada ha reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.