Acceso a inventarios de reparcelación, proyectos de urbanización y licencias de obras mayores del Ayuntamiento de Olivella

Resolució 395/2024, de 4 d’abril Número d’expedient de la Reclamació: 74/2024 Administració reclamada: Ajuntament d’Olivella Informació reclamada: Inventaris dels expedients de reparcel·lació, projectes d’urbanització municipal ambdós fins 1990 i llicències d’obres majors de 1960 a 1990. Sentit de la resolució: Estimació Resum: La informació reclamada fa referència a l’exercici de les funcions que té l’Ajuntament en el marc de la gestió del planejament urbanístic i la gestió de les llicències particulars i, per tant, és informació pública d’acord amb l’article 2.b LTAIPBG, que pot ser objecte del dret d’accés garantit per l’article 18.1 LTAIPBG. En quant als límits aquesta Comissió no n’aprecia cap que pugui ser aplicable per a restringir l’abast del dret d’accés a la informació. Malgrat que l’article 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (LAD) relatiu a la publicitat activa i transparència, estableix que amb la finalitat que els usuaris puguin localitzar i identificar els documents i hi puguin accedir, els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya (SAC) han de complir amb un seguit d’obligacions de transparència entre els quals fer públics els instruments de descripció documental, no és d’aplicació a l’Ajuntament d’Olivella ja que no forma part dels ajuntaments obligats a formar part del SAC d’acord amb l’article 20 de l’LAD. Malgrat això, aquesta Comissió considera que es tracta d’una bona praxis que es podria fer extensiva a la resta de municipis. Els inventaris són instruments de descripció arxivística que faciliten l’accés a la documentació i la representen de manera compressible donant informació sobre el context de la seva creació, la seva organització i el seu contingut a partir de dades predefinides. Per tant, cal pensar que qualsevol administració, per a la seva correcta gestió, ha de disposar d’aquests instruments, més o menys desenvolupats, que facilitin l’accés a la informació de la que disposen. I en qualsevol cas, la informació reclamada forma part del fons municipal i per tant, és informació que l’administració té en el seu poder en l’exercici de les seves funcions. Paraules clau: Ajuntaments. Urbanisme. Arxius. Projectes d’urbanització. Reparcel·lacions. Llicències particulars. Obres majors. Inventaris. Instruments de descripció. Sense límits. Reclamació contra silenci. Manca de col·laboració. Estimació. Ponent: Mercè Aymerich Boltà Antecedents 1. El 29 de gener de 2024 té entrada a la GAIP la Reclamació 74/2024, presentada contra l’Ajuntament d’Olivella, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant explicita que l’administració no li ha donat resposta ni li ha lliurat la informació. 2. El 19 de desembre de 2023 la persona reclamant va presentar una sol·licitud d’accés a la informació pública (SAIP) sol·licitant: “-Inventari dels expedients de reparcel·lació, des de l'inici fins l'any 1990, amb les següents metadades: títol de l'expedient, data d'inici i de fi, lloc d'actuació, tipus d'actuació i la persona jurídica que l'inicia. –Projectes d'urbanització municipal, des de l'inici fins l'any 1990, amb les següents metadades: títol de l'expedient, data d'inici i de fi, lloc d'actuació, tipus d'actuació i la persona jurídica que l'inicia. -Inventari de llicències d'obres majors des de l'any 1960 fins l'any 1990, amb les següents metadades: tipus de llicència, carrer i número de la llicència, data d'inici i fi de l'expedient, tipus de resolució de l'expedient. En cap cas demanem dades personals. En dades reutilitzables”. La persona reclamant referencia l'article 9 de la Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d'arxius i documents (LAD). 3. El 26 de febrer de 2024 la GAIP comunica a la persona reclamant l’admissió provisional de la Reclamació. 4. En la mateixa data la GAIP comunica la Reclamació a l'Ajuntament d’Olivella li requereix que li enviï un informe i còpia de l'expedient de la sol·licitud d'informació de què deriva i, en general, dels antecedents que puguin ser rellevants per resoldre la Reclamació. 5. El 19 de març es reitera el requeriment d’informe atorgant-li un termini màxim de 5 dies per fer arribar la informació demanada. A data d’aquesta Resolució no s’ha rebut cap informació al respecte. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública D’acord amb l’article 39.1 LTAIPBG i 29 del RGAIP aquesta Comissió és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.b i c LTAIPBG defineixen la informació publica i preveuen el dret d’accés a les persones per a sol·licitar i obtenir-la que d’acord amb l’article 18.1 LTAIPBG, tan a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda. L’article 20 LTAIPBG preveu els requisits i criteris per a l’aplicació dels límits legals al dret d’accés a la informació pública, que l’Administració no disposa de potestat discrecional i ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. Els articles 21 i 22 LTAIPBG estableixen que aquests límits no són d’aplicació automàtica i absoluta i han de ser aplicats d’acord amb criteris de proporcionalitat i temporalitat i han d’atendre les circumstàncies de cada cas concret, especialment la concurrència d’un interès públic o privat superior que justifiqui l’accés a la informació. 2. Manca de col·laboració de l’Administració L’antecedent 4 i 5 posen de manifest que l’Ajuntament no aporta a aquest procediment la documentació que li ha estat sol·licitada per la GAIP, d’acord amb el previst per l’article 33.4 RGAIP. Si bé aquest fet ha de ser qualificat com una manca de col·laboració de l’administració amb l’efectivitat dels procediments previstos legalment per a la garantia del dret d’accés a la informació pública, no pot impedir la resolució de la Reclamació, i que a més, l’article 33.7 RGAIP preveu expressament que “la manca de tramesa de la informació o la no emissió dels informes sol·licitats per la Comissió no impedeix que aquesta continuï la tramitació”. 3. Objecte de la reclamació i límits a l’accés La informació sol·licitada i reclamada, -inventaris de projectes de reparcel·lació, d’urbanització i d’obres majors-, és d’acord amb l’article 2.b LTAIPBB informació pública, ja que és “informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Cal tenir en compte que l’article 53.1 DTAIP inclou “qualssevol dades o documents que les administracions públiques han elaborat, posseeixen, o poden legítimament exigir a terceres persones com a conseqüència de la seva activitat o de l'exercici de les seves funcions”. D’acord amb els articles 18.1 i 20.1 LTAIPBG, qualsevol persona hi té dret, llevat que concorrin causes legals que en determinin la denegació o l’accés restringit i que s’han d’interpretar de manera proporcional a la seva finalitat i a la presència d’interessos públics i privats que hi concorrin (article 22.1 LTAIPBG). Cal fer palès que l’Ajuntament resta inclòs dins l’àmbit subjectiu d’aplicació de l’LTAIPBG i queda obligat a resoldre en temps i forma les sol·licituds d’accés, segons el que disposa l’article 3.1.a) de l’esmentada Llei. L’article 35 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (LAD), invocat per la persona reclamant relatiu a la publicitat activa i transparència, estableix que amb la finalitat que els usuaris puguin localitzar i identificar els documents i hi puguin accedir, els arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya (SAC) han de complir amb un seguit d’obligacions de transparència entre els quals fer públics els instruments de descripció documental que permeten als investigadors i als ciutadans de localitzar la documentació de què disposen, entre altres, i que aquests instruments han de poder ser consultats en el portal de transparència i en la seu electrònica o lloc web de l’organisme titular del servei d’arxiu i gestió documental. I l’article 20 de l’LAD defineix els arxius que integren el SAC, entre els quals, i pel que fa als municipis, els de més de deu mil habitants (apartat 1.c) i els que, per resolució del conseller o consellera de Cultura s’hi integrin un cop comprovat que compleixen els requisits establerts per l’article 21.1 i informe previ del Consell Nacional d’Arxius (apartat 2). Consultat el Registre d’arxius de Catalunya per part d’aquesta Comissió s’ha pogut comprovat que en l’actualitat no hi consta integrat l’Ajuntament d’Olivella . Dit això, i malgrat no els hi sigui d’aplicació el que determina l’article 35 de l’LAD pel que fa a la publicitat activa, aquesta Comissió considera que es tracta d’una bona praxis que es podria fer extensiva a la resta de municipis. Els inventaris són instruments de descripció arxivística que faciliten l’accés a la documentació i la representen de manera comprensible donant informació sobre el context de la seva creació, la seva organització i el seu contingut a partir de dades predenifides. Per tant, cal pensar que qualsevol administració, per a la seva correcta gestió, ha de disposar d’aquests instruments, més o menys desenvolupats, que facilitin l’accés a la informació de la que disposen. La manca de col·laboració de l’Ajuntament no permet conèixer amb exactitud de quins instruments de descripció disposa i amb quines dades. Però en qualsevol cas, la informació reclamada forma part del fons municipal i per tant, és informació que l’administració té en el seu poder en l’exercici de les seves funcions. Més enllà d’aquestes consideracions prèvies i tenint en compte que es demana informació pública i que no s’aprecien d’ofici límits, aquesta Comissió considera que és procedent declarar el dret d’accés a la informació pública sol·licitada i facilitar la informació reclamada en els termes que s’han indicat en l’antecedent 2, en la mesura en què aquesta informació existeixi prèviament elaborada i en poder de l’administració. Per al cas que no disposi de la informació o de les dades sol·licitades, ho haurà de fer constar així, sense que quedi obligada per aquesta resolució a elaborar-les per satisfer la reclamació. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar-se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de https://cultura.gencat.cat/ca/temes/arxius-i-gestio- documental/sistema- arxius-de-catalunya/instruments -del- sistema/registre_d_arxius_de_catalunya/ [data consulta 25/03/2024] solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada ha d’estar perfectament classificada de manera que permeti la seva recuperació. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació de la documentació municipal del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, hauria d’estar classificada dins el nivell Regulació del sistema de gestió dels documents i la informació (codi 0029) i al sèrie Instruments de descripció de fons arxivístics (1303). 5. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el que preveuen els articles 48 i 49 RGAIP i l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. L’article 43 LTAIPBG estableix que si l’Administració incompleix el termini establert pels acords de mediació o per les resolucions de la GAIP per lliurar la informació reclamada, les persones interessades ho poden comunicar a la Comissió perquè aquesta en requereixi el compliment; la desatenció d’aquest requeriment, vista la remissió expressa feta a aquest precepte per l’article 77.2.b LTAIPBG, ha de ser qualificada d’infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública (que pot ser sancionada de conformitat amb els articles 81 i 82 LTAIPBG). L’article 49.2 RGAIP preveu que, als efectes anteriors, la Comissió pot posar aquests fets en coneixement dels òrgans competents per ordenar la incoació del procediment sancionador corresponent a què fa referència l’article 86 LTAIPBG. Així mateix, l’article 25.2.k RGAIP preveu la publicació en el web de la Comissió dels casos que els seus requeriments han estat desatesos pels subjectes obligats. 6. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de de 4 d’abril de 2024, resol per unanimitat : 1. Estimar la Reclamació 74/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada i descrit en l’antecedent 2 d’acord amb el fonament jurídic 3. 2. Requerir a l’Ajuntament d’Olivella que lliuri a la persona reclamant la informació indicada a l’apartat 2 dins el termini màxim d’un mes, i a que informi en aquest mateix termini a la GAIP de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 3. Convidar a al persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquest Resolució. 4. Declarar finalitzat el procediment relatius a al Reclamació 74/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar-ho en coneixement de la GAIP, preferentment per correu electrònic adreçat a [email protected], per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Tot això sens perjudici que la persona reclamant pugui, considerant que aquesta Resolució és un acte administratiu declaratiu de drets que vincula l’Administració, requerir-ne la seva execució davant dels Tribunals, a l’empara de l’article 29.1 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa. Aquesta acció es pot interposar després que hagin transcorregut tres mesos des que la persona afectada ha reclamat formalment i directament a l’Administració el compliment d’aquesta Resolució. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.