Solicitud de copias autenticadas de documentos de tramitación urbanística y resultado favorable

Resolució de 28 de juliol de 2016, d’estimació de la Reclamació 73 /2016 Administració reclamada: Ajuntament d’Òdena. Informació reclamada: Còpia autenticada o compulsada de diversos documents de tramitació de procediments urbanístics. Resum: Demanar còpia autenticada o una compulsa és una opció de format que pot adoptar legítimament la persona reclamant. És una opció perfectament lògica, ja que amb ella es vol garantir la veracitat o autenticitat de la informació demanada. En aquest cas, a més, la finalitat d’utilitzar-la en seu judicial pot constituir un argument addicional per justificar aquesta preferència. Així mateix, l’autenticació i la compulsa són operaci ons a l’abast de l’Administració reclamada, ja que es tracta d’un Ajuntament i la pot fer la persona titular de la Secretaria municipal (que té legalment atribuïdes funcions de donar fe pública). No seria motiu impeditiu del lliurament d’aquest format el cost econòmic que pugui suposar, ja que la persona reclamant s’ofereix a pagar prèviament les taxes corresponents i l’Ajuntament pot exigir-les en aplicació de l’article 37.2 LTAIPBG; en aquest sentit, atesa l’especificitat de la sol·licitud d’informació, és procedent que l’Ajuntament exigeixi la taxa per a l’emissió de còpies autenticades o compulsades, si la té establerta, malgrat pugui excedir el límit del cost de la fotocòpia fixat per l’article 37.2 LTAIPBG. Paraules clau: Ajuntament. Urbanisme. Còpies autenticades o compulsades . Dades personals. Ponent: Josep Mir Bagó. Antecedents 1. El 9 de juny entra a la GAIP la Reclamació 73/2016, presentada contra una resolució de l’Ajuntament d’Òdena, per la qual se li denega l’accés a diversos documents de tramitació administrativa urbanística. 2. El 29 de febrer de 2016 la persona reclamant sol·licita a l’Ajuntament d’Òdena (Registre d’entrada número 731, de 7 de març de 2016) còpia autentificada –previ abonament de les taxes que correspongui- de la documentació següent: a) Documents amb data i número de registre d’entrada (a més de per les dades següents, aquests documents també estan identificats a la sol·licitud amb dades relatives al nom de la persona sol·licitant, l’empresa representada i l’adreça): Data Registre Data Registre Data Registre 30-03-2005 701 27-12-2005 2721 01-02-2006 235 20-02-2006 389 10-03-2006 581 05-04-2006 824 01-06-2006 1270 20-11-2006 2521 06-02-2007 2522 b) Documents amb data i número de registre de sortida (a més de per les dades següents, aquests documents també estan identificats a la sol·licitud amb dades relatives al nom de la persona sol·licitant, l’empresa representada i l’adreça): Data Registre Data Registre Data Registre 23-02-2006 558 23-05-2006 1598 10-07-2006 2005 06-02-2007 242 08-06-2007 1254 08-07-2008 1488 08-07-2008 1491 c) Documents de rebut de notificació dels documents de l’apartat anterior. d) Documents de rebut de notificació i cobrament de taxa per llicència urbanística (a més de per les dades següents, aquests documents també estan identificats a la sol·licitud amb dades relatives al nom de la persona sol·licitant, l’empresa representada i l’adreça): Data Rebut número Exercici 02-07-2006 7/2706 2006 15-02-2007 6/3101 2006 e) Acords de la Junta de Govern i confirmació de publicació al BOPB/DOGC/diaris en relació a la UA SANT PERE 5: Tema Acord J. de Govern Anunci Publicació als diaris Reparcel·lació 05-02-2007 BOPB 19-02-2007 El Periódico 13- 02-2007 Reparcel·lació 17-06-2008 BOPB 22-07-2007 El Periódico 16- 07-2008 Urbanització 24-05-2007 DOGC 21-06-2007 El Periódico 13- 06-2007 Urbanització 17-06-2007 DOGC 23-07-2008 El Periódico 16- 07-2008 Al presentar aquesta sol·licitud la persona reclamant fa constar que demana la informació indicada en la seva qualitat d’arquitecte redactor dels projectes de diverses actuacions urbanístiques a la UA SANT PERE 5 d’Òdena, amb els quals estaria vinculada la informació demanada, que la demana per aportar-la a judici com a testifical i que prèviament l’hauria analitzada als serveis d’urbanisme de l’Ajuntament, acompanyat de la seva advocada. 3. El 6 de juny de 2016 (registre de s ortida 1018, de 8 de juny de 2016) l’Alcalde d’Òdena manifesta formalment a la persona reclamant que “no és possible atendre la vostra petició, en la mesura que les instàncies/documentació de titularitat aliena no pot ser facilitada si no és per expressa autorització del seu/s titular/s o per prescripció d’autoritat judicial que així ho requereixi. No obstant, per tal que pugueu constatar l’operativitat d’aquest criteri restrictiu, podeu adreçar consulta a l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades –http://www.apd.cat- TF 935527800”. 4. El 9 de juny de 2016 la persona reclamant presenta aquesta Reclamació a la GAIP, fent constar que ha participat com a tècnic redactor dels projectes amb els quals estaria vinculada la informació demanada, i que la sol·licita per incorporar-la a un procediment judicial. 5. El 15 de juny de 2016 la GAIP admet a tràmit aquesta Reclamació, ho comunica a la persona reclamant i a l’Administració reclamada i demana a aquesta còpia de l’expedient de sol·licitud d’informació i un informe sobre la Reclamació. 6. L’1 de juliol de 2016 l’Ajuntament d’Òdena tramet a la GAIP la documentació sol·licitada. Segons l’informe municipal, la persona reclamant ja hauria tingut accés (fotocòpies) a la informació sol·licitada i el que demana (còpia autenticada) l’Ajuntament no la podria fer ja que, al ser documents aportats per persones particulars i no produïts per l’administració municipal, no es podria facilitar sense autorització dels titulars dels documents o requeriment judicial. Després d’invocar la legislació de protecció de dades personals i la de transparència, l’informe municipal considera que la pretensió “que li sigui autenticada- compulsada documentació aliena –de la que ja disposa en fotocòpia- en voluntat d’aportar-la com a “testifical de part” posaria a l’Ajuntament en una acció de tutela no de l’interès general, sinó dels interessos específics del sol·licitant enfront dels tercers legítims titulars de la documentació esgrimida”. I conclou que per aquests motius s’ha denegat l’accés sol·licitat, si bé sotmet l’informe al criteri de la GAIP. 7. Constatada l’existència de terceres persones afectades i la invocació per l’Ajuntament de la normativa de protecció de dades personals, la GAIP demana informe a l’Autoritat catalana de protecció de dades (APDCAT) i trasllada la reclamació a les terceres persones afectades, convidant-les a formular-hi al·legacions. 8. El 12 de juliol de 2016 una de les persones afectades per aquesta Reclamació comunica les seves al·legacions a la GAIP. Manifesta que creu que la persona reclamant demana la certificació objecte de la Reclamació als efectes d’un procés penal i que ja la podia haver requerit en el marc de la seva instrucció. Ratifica i s’adhereix a l’informe municipal i s’oposa a que se li faciliti la informació demanada, en base al previst per la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades personals (LOPD). 9. El 27 de juliol de 2016 la GAIP rep l’informe de l’APDCAT, que conclou el següent: “La normativa de protecció de dades no impedeix l’accés i el lliurament de còpies dels documents identificats pel sol·licitant, tret dels supòsits en què, d’acord amb el que s’ha exposat en el fonament jurídic III, aquest accés s’hagi de facilitar de forma parcial, supòsits en què caldria advertir la persona sol·licitant sobre quina és la informació omesa i els motius que justifiquen la seva limitació”. Segons els fonament jurídic III citat, la informació que caldria ometre dels certificats demanats és la relativa al DNI i el telèfon de les persones físiques citades. Així mateix, en relació amb l’oposició manifestada per part d’una de les persones interessades al lliurament de les seves dades, l’informe de l’APDCAT assenyala que els arguments exposats per ella no aporten cap element que pugui fer pensar que una cessió de dades com la demanada provocaria un perjudici per a la seva privacitat, i a més la seva identitat ja deu ser prou coneguda per la persona reclamant. Fonaments jurídics 1. La informació demanada La informació demanada a la sol·licitud denegada que ha dut a aquesta Reclamació és la còpia autenticada d’una llista de documents determinats. En el marc d’aquest procediment cal donar una interpretació flexible a aquest concepte, ja que en sentit estricte l’autenticació només es pot fer de documents emesos per la mateixa Administració, ja que només en aquest cas es pot garantir la seva autenticitat original. Atès que també es demana de documents aportats per persones externes a l’Ajuntament, cal entendre que el que demana la persona reclamant és que es doni fe que la còpia lliurada es correspon amb l’exemplar que obra en poder de l’Administració; sent així, més que d’autenticació, caldria parlar de compulsa. En el marc d’aquest procediment, cal entendre que la sol·licitud té de fet els dos objectius: l’autenticació dels documents emesos per l’Ajuntament i la compulsa dels aportats pels interessats que obren en poder de l’Ajuntament. Els documents estan perfectament identificats amb el número de registre i altres dades, elements que també serveixen per acreditar que el sol·licitat és informació pública, en el sentit que dóna a aquest concepte l’article 2.b de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG): “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions”. Per tant, la informació aportada per les persones privades a l’Administració, un cop en poder d’aquesta esdevé informació pública i per tant pot ser objecte del dret d’accés (article 18 LTAIPBG) tant com la que ha estat elaborada per l’Administració. El que demana la persona reclamant no és la informació des del punt de vista del seu contingut, perquè tant de la seva reclamació com de l’informe municipal es dedueix clarament que ja la tindria (en format fotocòpia), sinó que li sigui lliurada en un format determinat: còpia autenticada o compulsada. L’article 26.1.c LTAIPBG estableix que la forma o el format en què es prefereix tenir accés a la informació és una de les dades que han de constar a les sol·licituds d’accés a la informació pública i en aquest cas consta expressament la preferència pel format “còpia autenticada” (o compulsa), preferència que, a més a més, es justifica per la finalitat judicial amb què la persona reclamant voldria utilitzar aquesta informació. Segons l’article 36 LTAIPBG, l’Administració ha de donar la informació en el format que s’hagi demanat, llevat la concurrència de determinades circumstàncies que poden justificar un format diferent, cosa que s’hauria de justificar a la Resolució de la sol·licitud d’informació. No sembla que en aquest cas concorri cap de les circumstàncies previstes a l’article 36.2, que podrien justificar lliurar la informació en un format diferent. Demanar còpia autenticada o compulsada és una opció de format que pot adoptar legítimament la persona reclamant. És una opció perfectament lògica, ja que amb ella es vol garantir la veracitat o autenticitat de la informació demanada o la seva correspondència efectiva amb la que obra en poder de l’Administració. En aquest cas, a més, la finalitat d’utilitzar-la en seu judicial pot constituir un argument addicional per justificar aquesta preferència. Així mateix, l’autenticació i la compulsa són operaci ons a l’abast de l’Administració reclamada, ja que es tracta d’un Ajuntament i les pot fer la persona titular de la Secretaria municipal (que té legalment atribuïdes funcions de donar fe pública) i altres funcionaris habilitats. Finalment, no seria motiu impeditiu del lliurament d’aquest format el cost econòmic que pugui suposar, ja que la persona reclamant s’ofereix a pagar prèviament les taxes corresponents i l’Ajuntament pot exigir-les en aplicació de l’article 37.2 LTAIPBG. En aquest sentit, atesa l’especificitat de la sol·licitud d’informació, és procedent que l’Ajuntament exigeixi la taxa per a l’emissió de còpies autenticades o compulsades, si la té establerta, malgrat pugui excedir el límit del cost de la fotocòpia fixat per l’article 37.2 LTAIPBG. En definitiva, la informació demanada per la persona reclamant és informació pública i té dret a obtenir-la en el format sol·licitat (còpia autenticada o compulsada), sens perjudici dels límits que hi puguin concórrer. A més a més, com que es tracta d’una informació que ja ha estat localitzada i per tant no requereix cap tasca significativa de recopilació, pot ser lliurada en un termini breu. 2. Límits que concorren Els antecedents posen de manifest que tant l’informe municipal, com les al·legacions presentades per una tercera persona afectada, s’oposen al lliurament de la informació demanada invocant la legislació de protecció de dades personals. L’accés demanat no afecta dades personals, ja que les dades contingudes a la informació demanada ja estan a mans de la persona reclamant, com ho posa de manif est l’informe municipal. Les mateixes dades personals hi deu haver a les fotocòpies que ja té la persona reclamant, que les que hi hauria als mateixos documents, un cop autenticats o compulsats. I si no havia motius de protecció de dades personals per donar-li accés a consulta i fotocòpia simple, no n’hi pot haver per accedir a la mateixa informació, si bé amb un format diferent. Des del punt de vista de la protecció de dades, el mer canvi de format no té cap transcendència en relació amb els límits aplicables a l’accés. A més a més, cal tenir en compte que l’article 20 LTAIPBG estableix que “per a aplicar límits al dret d’accés a la informació pública, l’Administració no disposa de potestat discrecional i s’ha d’indicar en cada cas els motius que ho justifiquen. En la motivació cal explicitar el límit que s’aplica i raonar degudament les causes que en fonamenten l’aplicació”. En aquest cas no hi ha aquest raonament de les causes d’aplicació del límit, ja que ni tan sols es concreten les dades personals afectades i menys encara el perjudici que causaria l’accés sol·licitat, perjudici que és nul, ja que les dades personals afectades ja són conegudes per la persona que les demana. Per tant, ni tan sols hi ha base per justificar la ponderació requerida per l’article 24.2 LTAIPBG, ja que no s’acredita cap afectació dels drets de les persones afectades. L’al·legació d’oposició manifestada per la persona afectada, tal com indica l’informe de l’APDCAT emès en el marc d’aquest procediment, tampoc no concreta els perjudicis que li pot causar el lliurament de la informació sol·licitada; es limita a especular sobre els fins en atenció als quals hauria estat demanada i a negar-se a què sigui donada en base a una invocació genèrica de l’LOPD. A aquesta al·legació li són aplicables les mateixes consideracions fetes al paràgraf anterior i si no hi ha concreció ni justificació del dany que podria causar el lliurament de la informació, la mera oposició sense motivació de cap mena no pot tenir efectes impeditius de l’accés, ni retardar la seva efectivitat. Ateses les anteriors consideracions, cal concloure que la informació sol·licitada no perjudica dades personals i en conseqüència no es pot denegar per aquest motiu. Com que tampoc s’han al·legat altres eventuals límits a l’accés, i la GAIP no els aprecia d’ofici, cal entendre que no concorren límits a l’accés demanat. 3. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió [GAIP] les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el previst per l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen en cas d’incompliment. 4. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 28 de juliol de 2016, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 73/2016 i declarar el dret de la persona reclamant a que l’Ajuntament d’Òdena li lliuri còpia autenticada o compulsada de la documentació següent: a) Documents amb data i número de registre d’entrada (a més de per les dades següents, aquests documents també estan identificats a la sol·licitud amb dades relatives al nom de la 30-03-2005 701 27-12-2005 2721 01-02-2006 235 20-02-2006 389 10-03-2006 581 05-04-2006 824 01-06-2006 1270 20-11-2006 2521 06-02-2007 2522 b) Documents amb data i número de registre de sortida (a més de per les dades següents, aquests documents també estan identificats a la sol·licitud amb dades relatives al nom de la 23-02-2006 558 23-05-2006 1598 10-07-2006 2005 06-02-2007 242 08-06-2007 1254 08-07-2008 1488 08-07-2008 1491 c) Documents de rebut de notificació dels documents de l’apartat anterior. d) Documents de rebut de notificació i cobrament de taxa per llicència urbanística (a més de per les dades següents, aquests documents també estan identificats a la sol·licitud amb dades relatives al nom de la persona sol·licitant, l’empresa representada i l’adreça): Data Rebut número Exercici 02-07-2006 7/2706 2006 15-02-2007 6/3101 2006 e) Acords de la Junta de Govern i confirmació de publicació al BOPB/DOGC/diaris en relació a la UA SANT PERE 5: Tema Acord J. de Govern Anunci Publicació als diaris Reparcel·lació 05-02-2007 BOPB 19-02-2007 El Periódico 13- 02-2007 Reparcel·lació 17-06-2008 BOPB 22-07-2007 El Periódico 16- 07-2008 Urbanització 24-05-2007 DOGC 21-06-2007 El Periódico 13- 06-2007 Urbanització 17-06-2007 DOGC 23-07-2008 El Periódico 16- 07-2008 L’Ajuntament ha de tatxar o suprimir de les còpies autenticades o compulsades facilitades les dades relatives al DNI o al telèfon de les persones físiques afectades, i fer constar formalment això al donar fe de l’autenticitat de la còpia o de la seva correspondència efectiva amb l’exemplar que és a mans de l’Ajuntament. 2. Requerir a l’Ajuntament d’Òdena que, en el termini màxim de deu dies hàbils des de la notificació d’aquesta resolució, lliuri a la persona reclamant la informació indicada al paràgraf anterior i informi a la GAIP de les actuacions dutes a terme per a l’execució material d’aquesta resolució. 3. Convidar la persona reclamant a comunicar a la GAIP qualsevol incidència que sorgeixi en l’execució d’aquesta resolució i que pugui perjudicar els seus drets i interessos. 4. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 73/2016 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Barcelona, 28 de juliol de 2016 Oriol Mir Puigpelat Vicepresident Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.