Acceso a información sobre la gestión de ordenadores en un Centro de Formación de Adultos

Resolución 235/2025, de 20 de febrero

Resumen de la resolución

La información objeto de esta Reclamación relacionada con la gestión del CFA, si se dispone, es información pública de acuerdo con lo que establece el artículo 2.b LTAIPBG y de acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho a ella, salvo que concurran causas legales que determinen su denegación o el acceso restringido y que deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados que concurran (artículo 22.1 LTAIPBG). En cuanto a los límites que puedan concurrir en la información solicitada, corresponde a esta Comisión su valoración de forma exclusiva dado que el Departamento no ha dado respuesta al requerimiento. En cuanto a la información relativa a la fecha de entrega de los ordenadores y aceptación de las condiciones y uso de los mismos, teniendo en cuenta que se trata de información directamente relacionada con la organización y el funcionamiento o la actividad pública (artículo 24.2 LTAIPBG), se estima el derecho de acceso a esta información con la salvedad de que será necesario anonimizar o pseudonimizar aquellos datos que puedan ser excesivos para la finalidad perseguida, que es el control de la gestión de estos ordenadores (como puede ser el DNI, domicilio, teléfono, firma). Por el contrario, en lo que respecta a los requerimientos a los profesores en situación de baja médica para que devuelvan el ordenador con indicación de la fecha, cabe señalar que el hecho de revelar que una persona está de baja laboral es revelar un dato de salud, ya que proporciona información sobre su estado de salud. Por tanto, y dado que la persona reclamante no acredita el consentimiento de las personas afectadas, en aplicación del artículo 23 LTAIPBG, esta Comisión no puede sino desestimar parcialmente el derecho de acceso a esta información en los términos solicitados.

ANTECEDENTES

El 8 de enero de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 23/2025, presentada por una persona física contra el Departamento de Educación y Formación Profesional, en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP). La persona reclamante manifiesta haber recibido respuesta de la administración pero no se le ha entregado la información.

El 14 de noviembre de 2024 la persona ahora reclamante presentó una solicitud de acceso a la información pública (SAIP) en la que solicitaba información, concretamente:

"En referencia al CFA Maria Verdaguer de Figueres, firmada por la dirección y validada con firma por la inspección, la siguiente información:

a) Fecha de entrega de los ordenadores del Departamento al profesorado que ha formado o forma parte del centro.

b) Aceptaciones firmadas por todos los docentes referidos al apartado anterior que han recibido ordenadores del Departamento, en los que se les informa de las responsabilidades adquiridas en la aceptación y las condiciones de uso de los mismos, con fecha de la aceptación.

c) Desde el día en que los ordenadores se entregaron a cada docente referido en el apartado a), todos los requerimientos realizados al profesorado en situación de baja médica para que devuelvan el ordenador a la dirección del centro, con la fecha del requerimiento."

El 25 de noviembre el DEFP comunica a la persona reclamante la ampliación del plazo para resolver y el informe de que este finalizará el 30/12/2024, ya que la información solicitada requiere una especial dificultad en las tareas de búsqueda, tramitación y análisis previos.

En la reclamación manifiesta su perplejidad respecto a esta ampliación de plazo porque la escuela sobre la que se solicita información tiene 11 docentes.

El 22 de enero de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

En la misma fecha, 22 de enero, la GAIP comunica la Reclamación al DEFP y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe, así como copia del expediente de la solicitud de información de la que deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolverla. Vencido el plazo indicado, no consta en la GAIP la recepción de la documentación requerida al Departamento.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el cual se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, tanto a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, indicando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad, atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Falta de colaboración de la Administración

El antecedente 6 pone de manifiesto que el Departamento no aporta a este procedimiento la documentación que le ha sido solicitada por la GAIP, de acuerdo con lo previsto por el artículo 33.4 RGAIP. Si bien este hecho debe ser calificado como una falta de colaboración de la administración con la efectividad de los procedimientos previstos legalmente para la garantía del derecho de acceso a la información pública, no puede impedir la resolución de la Reclamación, ya que el artículo 33.7 RGAIP prevé expresamente que:

"la falta de envío de la información o la no emisión de los informes solicitados por la Comisión no impide que esta continúe la tramitación"

3. Sobre la estimación parcial del derecho a la información solicitada y límites

La información objeto de esta Reclamación relacionada con la gestión de un Centro de Formación de Adultos (CFA), si se dispone, es información pública de acuerdo con lo que establece el artículo 2.b LTAIPBG en tanto que es "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministren otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". Y el Decreto 8/2021, de 9 de febrero, sobre la transparencia y el derecho de acceso a la información pública (DTAIP) añade en su artículo 53 que "la información pública objeto del derecho de acceso incluye toda la información, cualesquiera datos o documentos que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones" y que "debe ser temporalmente preexistente a la presentación de la solicitud de acceso".

La LTAIPBG reconoce el derecho subjetivo de acceso a la información pública a cualquier persona, en los términos y condiciones regulados por la propia Ley (art. 2.c). Y de acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 LTAIPBG, cualquier persona tiene derecho, salvo que concurran causas legales que determinen su denegación o el acceso restringido y que deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados que concurran (artículo 22.1 LTAIPBG).

Cabe señalar que el DEFP queda incluido dentro del ámbito subjetivo de aplicación de la LTAIPBG y está obligado a resolver en tiempo y forma las solicitudes de acceso, según lo dispuesto en el artículo 3.1.a) de la mencionada Ley.

En cuanto a los límites que puedan concurrir en la información solicitada de acuerdo con lo previsto en el artículo 21 de la LTAIPBG, dado que el Departamento reclamado no ha enviado a la GAIP la información solicitada, así como tampoco nos ha entregado un informe donde conste la invocación de ningún límite, corresponde a esta Comisión su valoración de forma exclusiva.

En cuanto a la información de los apartados a y b (fecha de entrega de los ordenadores y aceptación de las condiciones y uso de los mismos), teniendo en cuenta que se trata de información directamente relacionada con la organización y el funcionamiento o la actividad pública (artículo 24.2 LTAIPBG), se estima el derecho de acceso a esta información con la salvedad de que será necesario anonimizar o pseudonimizar aquellos datos que puedan ser excesivos para la finalidad perseguida, que es el control de la gestión de estos ordenadores (como puede ser el DNI, domicilio, teléfono, firma).

En caso de que el Departamento no dispusiera de esta información, deberá explicarlo claramente, sin estar obligado a elaborarla para dar cumplimiento a esta resolución. Se advierte al DEFP que tiene la responsabilidad exclusiva de aplicar, si procede, el régimen previsto en los artículos 24 y 25 de la LTAIPBG a efectos de cumplir con la normativa relativa a la protección de datos personales en el momento de ejecutar esta resolución.

4. Sobre la desestimación parcial del derecho a la información solicitada y límites

Como ya se ha mencionado en el fundamento anterior, el derecho de acceso a la información pública no es un derecho absoluto y solo puede ser denegado o restringido por las causas expresamente establecidas por las leyes.

El artículo 44 RGAIP establece que la resolución de la Reclamación puede inadmitir, estimar o desestimar, total o parcialmente, la solicitud de reclamación y que debe ser motivada y basarse en la aplicación de la LTAIPBG y en el resto del ordenamiento jurídico.

El artículo 23 LTAIPBG establece que:

"las solicitudes de acceso a la información pública deberán ser denegadas si la información que se desea obtener contiene datos personales especialmente protegidos, tales como los relativos a la ideología, la afiliación sindical, la religión, las creencias, el origen racial, la salud y la vida sexual, y también los relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas que no comporten la amonestación pública al infractor, salvo que el afectado lo consienta expresamente mediante un escrito que debe acompañar a la solicitud".

En la SAIP que deriva en esta Reclamación se solicita en el apartado c los requerimientos a los profesores en situación de baja médica para que devuelvan el ordenador con indicación de la fecha del requerimiento. Debe tenerse en cuenta que el hecho de revelar que una persona está de baja laboral es revelar un dato de salud, ya que proporciona información sobre su estado de salud. Por tanto, y dado que la persona reclamante no acredita el consentimiento de las personas afectadas, en aplicación del artículo 23 LTAIPBG, esta Comisión no puede sino desestimar parcialmente el derecho de acceso a esta información en los términos solicitados.

5. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD)

El artículo 7 de la Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos, modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio, establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y permita cumplir con las obligaciones de transparencia. El artículo 8 añade que la organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de sus respectivos titulares.

En el ámbito de la Generalitat, sus entidades autónomas, empresas públicas y consorcios con participación mayoritaria de la Generalitat, el SGD se regula por el Decreto 76/1996, de 5 de marzo, por el cual se regula el sistema general de gestión de la documentación administrativa y la organización de los archivos de la Generalitat de Cataluña.

En cuanto a la gestión de la documentación y archivo de los documentos electrónicos, debe atenderse a la Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña, que establece entre otros requerimientos que los documentos electrónicos deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos.

La Orden CLT/172/2014, de 14 de mayo, por la cual se aprueba el protocolo de gestión de documentos electrónicos y archivo de la Generalitat de Cataluña, determina las condiciones técnicas y organizativas de clasificación funcional, seguridad y disposición de los documentos administrativos desde el inicio del procedimiento administrativo, con la finalidad de garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad futura. Asimismo, el protocolo fija las directrices corporativas en materia de archivo electrónico.

No obstante, la LTAIPBG reconoce los sistemas de gestión de documentos públicos como facilitadores de datos y documentos auténticos (art. 5.2), la necesidad de estructurar la información siguiendo criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo e incorporando índices o guías de consulta (art. 6.1.d) y la obligación de establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperabilidad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad (art. 19.3).

Por otra parte, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán que regula los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña incluye, entre otros, "los documentos producidos o recibidos, en el ejercicio de sus funciones y como consecuencia de su actividad política y administrativa, por la Generalitat, por los entes locales y por las entidades autónomas, las empresas públicas y las demás entidades que de ellas dependan" y, en consecuencia, están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Así pues, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte de diferentes expedientes administrativos, que deben estar perfectamente clasificados de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, el acceso.

6. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las realizadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo previsto en los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, dada la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG). El artículo 49.2 RGAIP prevé que, a los efectos anteriores, la Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para ordenar el inicio del procedimiento sancionador al que hace referencia el artículo 86 LTAIPBG.

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos hayan sido desatendidos por los sujetos obligados.

7. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 20 de febrero de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar parcialmente la Reclamación 23/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada en los apartados a y b, de acuerdo con las consideraciones expuestas en el fundamento jurídico 3.
2. Desestimar parcialmente la Reclamación 23/2025 en lo que respecta a los requerimientos realizados a los profesores que están de baja (apartado c de la SAIP) de acuerdo con las consideraciones expuestas en el fundamento jurídico 4.
3. Requerir al Departamento de Educación y Formación Profesional que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de un mes.
4. Requerir al Departamento de Educación y Formación Profesional que informe a la GAIP, dentro del plazo de un mes, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
5. Invitar a la persona reclamante a que informe a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
6. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 23/2025 y dar publicidad a esta resolución en la web de la GAIP.