Solicitud de información sobre la normativa y motivos de la desactivación de un correo electrónico corporativo

Resolución 206/2025, de 13 de febrero

El artículo 2.b LTAIPBG y el artículo 53 DTAIP definen el concepto de información pública. No menos importante es lo que específicamente se define como NO solicitudes de acceso a la información pública. Concretamente, el apartado 3 del referido artículo 53 DTAIP dice explícitamente que

"no son solicitudes de acceso a la información pública las solicitudes o peticiones que tengan por objeto la pretensión de que las administraciones públicas lleven a cabo cualquier otra actuación diferente de la de proporcionar información pública preexistente (.../...)"

. Teniendo en cuenta que parcialmente lo que se pretende son determinadas actuaciones por parte del Consorcio, estas quedan completamente fuera del ámbito del procedimiento de Reclamación previsto por la Ley de Transparencia y, por tanto, es procedente su inadmisión. Y en cuanto a las respuestas facilitadas en el marco de este procedimiento, una vez analizadas por esta Comisión, visto objetivamente que la Administración reclamada ha estimado la solicitud y ha facilitado a la persona reclamante la información pública solicitada, es procedente considerar que este hecho supone la satisfacción extemporánea de la solicitud de información de la cual deriva la Reclamación y conlleva la pérdida de objeto de la misma, ya que se han desvanecido los motivos de discrepancia jurídica que la justificaban.

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ANTECEDENTES

El 7 de enero de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 18/2025 presentada por una persona física contra el Consorcio de Educación de Barcelona (CEB), en relación con la solicitud indicada en el antecedente siguiente de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP). La persona reclamante manifiesta que no ha recibido respuesta por parte de la Administración.

El 15 de noviembre de 2024 la persona ahora reclamante presentó una solicitud de acceso a la información pública (SAIP) en la que demandaba:

1. "Que la Escuela del Trabajo me proporcione información sobre la diferencia entre un correo desactivado definitivamente o temporalmente. Que me indique dónde está esta normativa (que debería ser pública) y por qué y cuándo se decide una acción u otra."
2. "Que la Escuela del Trabajo dé explicaciones sobre por qué no siguió sus propias NOFC y desactivó mi correo el día 24 de septiembre, 24 días después de que yo me incorporara a otro centro, sin proporcionarme ningún aviso."
3. "Que la Escuela del Trabajo me informe sobre el estado de mi correo corporativo, XXXX. Que me indique si ha sido desactivado de manera definitiva o temporal y que me explique por qué."
4. "Que si mi cuenta está desactivada de manera temporal, se me den las indicaciones oportunas para poder acceder y recuperar todos mis datos."
5. "Que el Consorcio de Educación de Barcelona se tome en serio mis recursos y los resuelva. Que retire el recurso de la unidad de Recursos Humanos Borsa, lo devuelva al CEB (por donde ya había pasado, pero que se sacaron de encima), lo estudie con urgencia y se me proporcione respuesta con la mayor brevedad posible para reducir los perjuicios que me está causando esta vulneración de mis derechos fundamentales."
6. "Que se abra una investigación para determinar quiénes son los responsables de la negligencia en el reparto de la documentación cuando se realiza un recurso por Petición Genérica, y no se envía a la unidad adecuada (o se envía, pero se sacan de encima). Este hecho se está repitiendo en diversos recursos que he presentado, me deja en indefensión jurídica dado que la administración no resuelve los problemas que denuncio, inutiliza un recurso público para denunciar y solucionar errores de la administración y por todo ello, se vulneran los derechos de los ciudadanos"."

El 11 de enero de 2025 la persona reclamante presenta a la GAIP la comunicación que ha recibido del CEB en la que se resuelve la SAIP y manifiesta su desacuerdo con la información recibida por los siguientes motivos:

"Sobre la normativa invocada (Reclamación 1): La normativa aportada, concretamente el artículo 356 de las NOFC, no contempla la desactivación temporal de una cuenta de correo de personas que mantienen un vínculo con la Escuela del Trabajo, como es mi caso. Esta desactivación se ha efectuado de manera arbitraria y sin ningún soporte normativo explícito."

"Sobre el impacto de la desactivación de la cuenta (Reclamación 2 y 3): La desactivación temporal de mi cuenta de correo corporativo me ha impedido acceder a material de mi propiedad (documentación profesional generada a lo largo de 25 años de vinculación con la Escuela del Trabajo), así como a información necesaria para gestionar recursos administrativos en curso, hecho que me ha situado en una posición de desamparo e indefensión. Esto vulnera los siguientes derechos:

• Derecho a la propiedad privada (art. 33 de la Constitución Española).
• Derecho a la protección de datos personales (art. 18.4 de la Constitución Española), ya que contiene información sensible generada y gestionada por mí.
• Derecho a la tutela judicial efectiva y a la defensa (art. 24 de la Constitución Española), dado que el acceso a esta información es clave para ejercer mi defensa en recursos abiertos contra administraciones públicas.

"Sobre la justificación de la desactivación (Reclamación 3): La respuesta ofrece una explicación genérica sobre la 'limpieza para optimizar recursos informáticos', sin detallar si esta política implica la desactivación de cuentas y/o la posible eliminación de datos personales o profesionales sin el consentimiento del usuario. Esto contraviene el derecho a la transparencia y a la notificación previa de acciones que afectan a derechos personales."

Solicito:

1. Que el Consorcio de Educación de Barcelona explique qué normativa o procedimiento interno justifica la desactivación temporal de mi cuenta de correo corporativo, especificando: Si existe una base normativa explícita para esta acción; si no la hay, que reconozca que se ha producido un error y proceda a subsanarlo con urgencia (reactivando mi cuenta de correo).
2. Que el Consorcio explique detalladamente por qué se desactivó mi cuenta, teniendo en cuenta que: Mantenía el vínculo con la Escuela del Trabajo (mi plaza definitiva continúa asignada al centro); la asignación de una comisión de servicios por un año no justifica, según el artículo 356 de las NOFC, esta acción.
3. Que se aclare si se ha eliminado información de mi cuenta corporativa como parte de la 'limpieza' mencionada, y si esto contradice mis derechos a: Acceder al material generado por mí a lo largo de mi carrera profesional, y que necesito en la actualidad; Ser notificado de cualquier acción que afecte a este material, especialmente si se trata de documentación relacionada con recursos legales en curso.
4. Que se reactive de manera inmediata mi cuenta de correo electrónico, ya que esta desactivación se ha producido sin base normativa clara y ha tenido un impacto directo sobre mis derechos.
5. Que la GAIP determine si los puntos 5 y 6 de mi solicitud original son objeto de la SAIP, y que actúe en consecuencia.

El 22 de enero de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le pide especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

En la misma fecha la GAIP comunica al CEB la Reclamación 18/2025 y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe, así como copia del expediente de la solicitud de información de la cual deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolverla.

El 30 de enero de 2025 el CEB remite el informe y expediente requeridos de los que se desprende que:

• En fecha 9 de enero se notificó a la persona reclamante una comunicación sustitutiva favorable de acceso a toda la información pública y se le dan respuesta a las cuestiones planteadas en los puntos 1 a 4 de la SAIP.
• Respecto a los puntos 5 y 6 de la SAIP, no procede realizar ninguna valoración dado que no son información pública de acuerdo con el artículo 2.b LTAIPBG y 53 Decreto 8/2021.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el cual se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, tanto a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, estableciendo que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben aplicarse de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad y deben atender a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Sobre la consideración de información pública y la inadmisibilidad parcial de la Reclamación

En el caso presente y en primer orden de cuestión, atendiendo a las alegaciones formuladas por la persona reclamante respecto a la consideración de información pública, esta Comisión considera conveniente aclarar el concepto de información pública en el marco de la Ley 19/2014.

Efectivamente, el artículo 2.b LTAIPBG define la información pública como la "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministran otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". Y el Decreto 8/2021, de 9 de febrero, sobre la transparencia y el derecho de acceso a la información pública (DTAIP) que tiene, como dice su preámbulo, la finalidad de "garantizar una implementación de la Ley más homogénea, efectiva y exhaustiva, clarificar conceptos jurídicos indeterminados y resolver dudas interpretativas", añade en su artículo 53 que

"la información pública objeto del derecho de acceso incluye toda la información, cualesquiera datos o documentos que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceras personas como consecuencia de su actividad o de la ejecución de sus funciones" y que "debe ser temporalmente preexistente a la presentación de la solicitud de acceso". Y no menos importante es lo que define como NO solicitudes de acceso a la información pública. Concretamente, el apartado 3 del referido artículo 53 DTAIP dice explícitamente que

"no son solicitudes de acceso a la información pública las solicitudes o peticiones que tengan por objeto la pretensión de que las administraciones públicas lleven a cabo cualquier otra actuación diferente de la de proporcionar información pública preexistente (.../...)"

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Dicho esto, es bastante claro que en los ítems 5 y 6 de la SAIP (antecedente 2) no se está solicitando información pública en los términos indicados en el párrafo anterior, sino que se pretenden determinadas actuaciones por parte del Consorcio que quedan completamente fuera del ámbito del procedimiento de Reclamación previsto por la Ley de Transparencia. Como ya hemos indicado, este procedimiento de Reclamación ante la GAIP está limitado a la obtención de información pública previamente existente y en poder de la administración en los términos ya definidos.

Es por ello que, de acuerdo con el artículo 33.2 RGAIP, que establece la inadmisibilidad de las reclamaciones que no tienen por objeto ejercer el derecho de acceso a la información pública, es procedente su inadmisión. Y, por tanto, en cuanto a la respuesta dada por el CEB respecto a estos ítems, si bien hubiera debido emitir una resolución de inadmisión de acuerdo con el artículo 64.1 del DTAIP, esta no habría modificado en ningún caso el sentido de la respuesta.

3. Pérdida parcial sobrevenida del objeto de la reclamación

Con la información aportada por el CEB a esta Comisión, se ha podido verificar que se ha dado respuesta a cada una de las peticiones formuladas en la SAIP, concretamente:

• Respecto a saber la diferencia entre un correo desactivado definitivamente o temporalmente y dónde está esta normativa y por qué y cuándo se decide, el CEB informa de las Normas de Organización y de funcionamiento del centro (facilita enlace) y del artículo donde se regula. Y añade: "se entiende como correo desactivado definitivamente, que es un correo eliminado, cuando la persona deja de tener vinculación con el centro (jubilación, traslado, etc...), y un correo desactivado temporalmente se hace con personas que continúan siendo del centro pero no están (comisión de servicios por ejemplo)".
• Respecto a por qué no siguió sus propias NOFC y desactivó mi correo el día 24 de septiembre, 24 días después de que yo me incorporara a otro centro, sin proporcionarme ningún aviso, el CEB responde: "De acuerdo con las NOFC de la Escuela del Trabajo, el artículo 356 establece que el buzón de correo electrónico personal se mantendrá mientras exista el vínculo (que motivó el alta) entre el solicitante y la Escuela del Trabajo, y por tanto, en este caso, la cuenta no está eliminada. La Escuela del Trabajo aplica las normas que dispone la Segunda Sección: Del uso del servicio del correo electrónico de las NOFC de la Escuela del Trabajo y no implica dar un aviso".
• Respecto al punto 3, sobre el estado del correo corporativo de la persona reclamante, el CEB responde: "El artículo 356 de las NOFC dispone que el buzón de correo electrónico personal se mantendrá mientras exista el vínculo (que motivó el alta) entre el solicitante y la Escuela del Trabajo, y por tanto en este caso, la cuenta está desactivada temporalmente. Añade que para optimizar el uso de los recursos informáticos y telemáticos durante los primeros meses de curso se realiza la limpieza de los correos, de acuerdo con las normas establecidas en las NOFC".
• Respecto a las indicaciones para poder acceder al correo y recuperar todos los datos, el CEB informa a la persona reclamante que deberá dirigirse a la dirección del centro para volver a activarlo.

A pesar de ello, la persona reclamante ha manifestado su desacuerdo (antecedente 3) por considerar que se ha incumplido la normativa o que se han efectuado acciones por parte del CEB "de manera arbitraria y sin ningún soporte normativo explícito", que las justificaciones contravienen "el derecho a la transparencia y a la notificación previa de acciones que afectan a derechos personales" y que han provocado un impacto, situándola en una posición "de desamparo e indefensión", vulnerando derechos constitucionales como la propiedad privada, la protección de datos personales y la tutela judicial efectiva y la defensa. En relación con estas alegaciones, no corresponde a esta Comisión valorarlas ni resolverlas de acuerdo con las funciones que le otorga el artículo 7 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el cual se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública. En cualquier caso, si la persona reclamante lo considera así, existen otros mecanismos para la defensa de sus derechos.

Dicho esto, y visto objetivamente que la Administración reclamada ha estimado la solicitud y ha facilitado a la persona reclamante la información pública solicitada, en el marco de este procedimiento, es procedente considerar que este hecho supone la satisfacción extemporánea de la solicitud de información de la cual deriva la Reclamación y conlleva la pérdida de objeto de la misma, ya que se han desvanecido los motivos de discrepancia jurídica que la justificaban.

En estas circunstancias, es procedente finalizar la Reclamación, sin necesidad de realizar ninguna declaración sobre el alcance del derecho de acceso ejercido.

4. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 13 de febrero de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Inadmitir parcialmente la Reclamación 18/2025 por no ser información pública los ítems 5 y 6 de la solicitud de acceso a la información pública, de acuerdo con las consideraciones efectuadas en el fundamento jurídico 2.
2. Declarar la pérdida parcial sobrevenida del objeto de la Reclamación 18/2025 de los ítems 1 a 4 de la solicitud de acceso a la información pública, de acuerdo con las consideraciones efectuadas en el fundamento jurídico 3.
3. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 18/2025 y disponer la publicación de esta resolución en la web de la GAIP.

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Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.