Acceso al número de habitantes empadronados en el área de salud Reus 3

ANTECEDENTES

1. El 4 de enero de 2025 entra en la GAIP la Reclamación 9/2025, presentada contra el Ayuntamiento de Reus, de acuerdo con la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el Reglamento de la GAIP, aprobado por el Decreto 111/2017, de 18 de julio (RGAIP). En la reclamación se manifiesta que no se ha recibido respuesta del Ayuntamiento.

2. El 20 de noviembre de 2024, el reclamante presentó una solicitud de acceso a la información pública al Ayuntamiento de Reus en los siguientes términos: "infórmenme del número de habitantes empadronados que hay en Reus a fecha 21.11.2024, de acuerdo con su padrón continuo, en el ámbito territorial que comprende el área básica de salud REUS 3".

3. El 22 de enero de 2025 la GAIP admite provisionalmente la Reclamación, informa a la persona reclamante sobre los aspectos más relevantes de su tramitación y de la posición jurídica que ostenta como persona interesada, de conformidad con la legislación de procedimiento administrativo y la de transparencia y acceso a la información pública. Le solicita especialmente que informe a la GAIP inmediatamente de las comunicaciones que reciba de la Administración reclamada relativas a la información pública solicitada, mientras dure la Reclamación.

4. El 22 de enero de 2025 la GAIP comunica la Reclamación al Ayuntamiento y le requiere que, dentro del plazo de quince días establecido por el artículo 33.4 RGAIP, le remita un informe sobre la Reclamación, así como también copia del expediente de la solicitud de información de la cual deriva y, en general, de los antecedentes que puedan ser relevantes para resolver la Reclamación.

5. A fecha de la resolución, a esta Comisión no le consta ninguna indicación por parte del Ayuntamiento.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. Competencia de la GAIP y contenido y alcance general del derecho de acceso a la información pública

De acuerdo con el artículo 39.1 de la Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (LTAIPBG) y el artículo 29 del Decreto 111/2017, de 18 de julio, por el cual se aprueba el Reglamento de la Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública (RGAIP), esta Comisión es competente para tramitar y resolver esta Reclamación. El artículo 2.b y c LTAIPBG definen la información pública y prevén el derecho de acceso a las personas para solicitarla y obtenerla que, de acuerdo con el artículo 18.1 LTAIPBG, sea tanto a título individual o en nombre y representación de cualquier persona jurídica legalmente constituida.

El artículo 20 LTAIPBG prevé los requisitos y criterios para la aplicación de los límites legales al derecho de acceso a la información pública, determinando que la Administración no dispone de potestad discrecional y debe indicar en cada caso los motivos que lo justifiquen. Los artículos 21 y 22 LTAIPBG establecen que estos límites no son de aplicación automática y absoluta y deben ser aplicados de acuerdo con criterios de proporcionalidad y temporalidad y deben atender a las circunstancias de cada caso concreto, especialmente la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso a la información.

2. Falta de colaboración de la Administración

Los antecedentes ponen de manifiesto que la parte reclamada no aporta a este procedimiento la documentación que le ha sido solicitada por la GAIP, de acuerdo con lo previsto por el artículo 33.4 RGAIP. Si bien este hecho debe ser calificado como una falta de colaboración de la administración con la efectividad de los procedimientos previstos legalmente para la garantía del derecho de acceso a la información pública, no puede impedir la resolución de la Reclamación ya que el artículo 33.7 RGAIP prevé expresamente que:

"la falta de envío de la información o la no emisión de los informes solicitados por la Comisión no impide que esta continúe la tramitación".

3. Derecho de acceso a la información pública y límites: el padrón municipal de habitantes

La información reclamada consiste en solicitar acceso a datos del padrón de habitantes, concretamente el reclamante desea tener acceso al número de habitantes empadronados que hay en Reus a fecha 21.11.2024, de acuerdo con su padrón continuo, en el ámbito territorial que comprende el área básica de salud REUS 3 y lo solicita en formato telemático.

La información solicitada, de acuerdo con el artículo 2.b LTAIPBG, es información pública ya que es "información elaborada por la Administración y la que esta tiene en su poder como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones, incluida la que le suministren otros sujetos obligados de acuerdo con lo que establece esta ley". El artículo 53.1 DTAIP incluye "cualquier dato o documento que las administraciones públicas hayan elaborado, posean, o puedan legítimamente exigir a terceros como consecuencia de su actividad o del ejercicio de sus funciones".

De acuerdo con los artículos 18.1 y 20.1 LTAIPBG, se prevé que cualquier persona tiene derecho, salvo que concurran causas legales que determinen su denegación o el acceso restringido y que deben interpretarse de manera proporcional a su finalidad y a la presencia de intereses públicos y privados que concurran (artículo 22.1 LTAIPBG). El ejercicio de este derecho no está condicionado a la concurrencia de un interés personal y no está sujeto a motivación ni requiere invocación de ninguna norma (art. 18.2 LTAIPBG).

La petición de información del reclamante se refiere a información contenida en el padrón municipal de habitantes, que es un registro administrativo de datos que constituyen prueba de la residencia en el municipio y del domicilio habitual de la ciudadanía. La formación, mantenimiento, revisión y custodia del padrón municipal corresponde al ayuntamiento, de acuerdo con lo que determina la normativa específica:

1. Ley 4/1996, de 10 de enero, por la que se modifica la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en relación con el padrón municipal (artículo 15 y ss.).
2. Real Decreto 2612/1996, de 20 de diciembre, por el cual se modifica el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales aprobado por el Real Decreto 1690/1986, de 11 de julio.
3. Resolución de 29 de abril de 2020, de la Subsecretaría, a partir de la cual se publica la Resolución de 17 de febrero de 2020, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local, en la que se dictan instrucciones técnicas a los ayuntamientos sobre la gestión del padrón municipal.
4. Resolución de 13 de septiembre de 2018, de la Subsecretaría, a partir de la cual se publica la Resolución de 20 de julio de 2018, de la Presidencia del Instituto Nacional de Estadística y de la Dirección General de Cooperación Autonómica y Local, sobre instrucciones técnicas a los ayuntamientos en cuanto a la revisión anual del padrón municipal y el procedimiento de obtención de la propuesta de cifras oficiales de población.

Esta Comisión ya ha recordado la necesidad de una gestión continuada del padrón que se desprende de las previsiones que, según el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales (RPDT) aprobado por el Real Decreto 1690/1986, todos los padrones municipales deben realizar. Así se deduce de la obligación de ser gestionados por medios informáticos (artículo 60.2); los ayuntamientos deben realizar las actuaciones necesarias para mantener actualizados sus padrones, de modo que sus datos concuerden con la realidad (artículo 62.1); los ayuntamientos deben remitir mensualmente al Instituto Nacional de Estadística (INE) las variaciones producidas en el padrón y con la misma periodicidad el INE debe comunicarles las eventuales discrepancias que detecte (artículos 65 y 66) y los vecinos deben comunicar a los ayuntamientos las variaciones en sus datos que deben ser objeto de inscripción padronal (artículo 68). (Resolución 455/2022, de 3 de junio).

Estas referencias evidencian que la debida gestión del padrón debe permitir a los ayuntamientos conocer sus datos en cualquier momento. Si el Ayuntamiento realiza una gestión informática y mantiene actualizado el padrón de habitantes, y realiza y recibe al menos mensualmente las variaciones de datos padronales, resulta lógico suponer que en cualquier momento debería estar en disposición de conocer cuál es la población empadronada. Esto supondría una gestión diligente de esta base de datos esencial, no solo para la debida gestión municipal sino también para atender aquellas obligaciones ante otras instancias que también se nutren de los datos de este recurso. Sin olvidar las correspondientes responsabilidades que recaen sobre el Ayuntamiento como responsable del tratamiento de esta información derivadas de la debida aplicación del RGPD.

Esta Comisión considera que, aunque no se ha obtenido respuesta del Ayuntamiento reclamado, transcurrido el plazo desde que se formuló la petición de información, ya se habría podido cumplir con la atención respecto a la información requerida, respecto de la cual no se detecta, en principio, la concurrencia de ninguno de los límites legales al derecho de acceso a la información pública solicitada, porque se trata de datos que en ningún caso incluyen datos identificativos, y difícilmente pueden afectar a ninguno de los bienes protegidos por los artículos 21, 23 y 24 LTAIPBG.

En definitiva, esta Comisión reconoce el derecho de acceso a la información solicitada y reclamada relativa a los datos del padrón en el ámbito territorial que comprende el área básica de salud REUS 3 y que se dispongan a fecha de 21 de noviembre de 2024, tal como se ha formulado la petición, y no se identifican limitaciones que impidan su entrega, especialmente las relativas a datos personales, ya que no se incluyen en la petición datos identificativos en ningún caso.

4. Obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) y atribuciones de la función pública de secretaría

La Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y gestión de documentos modificada por la Ley 20/2015, de 29 de julio, establece la obligatoriedad de los titulares de documentos públicos de disponer de un sistema de gestión documental (SGD) que garantice el tratamiento correcto de los documentos en todo su ciclo de vida y que permita cumplir con las obligaciones de transparencia, y que la organización, la evaluación y la conservación de los documentos públicos y el acceso a estos son responsabilidad directa de sus respectivos titulares.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración electrónica (aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero), establece que las administraciones públicas deben adoptar las medidas organizativas y técnicas para garantizar la recuperación y conservación del documento electrónico. En cuanto a la gestión de la documentación y archivo de los documentos electrónicos, deben gestionarse y conservarse en expedientes electrónicos de acuerdo con las prescripciones de la normativa en materia de archivos y documentos, de acuerdo con la Disposición Adicional Undécima de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña.

Asimismo, el artículo 19.2 de la Ley 9/1993, de 30 de septiembre, del patrimonio cultural catalán, que regula los documentos que integran el patrimonio documental de Cataluña, incluye, entre otros, "los documentos producidos o recibidos, en el ejercicio de sus funciones y como consecuencia de su actividad política y administrativa, por la Generalitat, por los entes locales y por las entidades autónomas, las empresas públicas y las otras entidades que dependan de ellos" y, en consecuencia, están sujetos al Decreto 13/2008, de 22 de enero, sobre acceso, evaluación y selección de documentos.

Por tanto, atendiendo a estos preceptos legales, la información solicitada y reclamada, en caso de existir, debe formar parte del registro del padrón municipal, que debe estar perfectamente clasificado de manera que permita su recuperación y facilite, si procede, su acceso. Como referencia y siguiendo el modelo de Cuadro de clasificación para la Administración Local del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña, esta documentación debería estar clasificada dentro del nivel Registros de población (código 0195), serie padrones municipales de habitantes (2664).

5. Seguimiento de la ejecución

El artículo 43.5 LTAIPBG establece que: "la Administración debe comunicar a la Comisión las actuaciones realizadas para ejecutar los acuerdos de mediación y para dar cumplimiento a las resoluciones dictadas por la Comisión". Sobre la base de estas comunicaciones y de las efectuadas por las personas interesadas, la GAIP debe realizar el seguimiento del cumplimiento de sus resoluciones, de acuerdo con lo que prevén los artículos 48 y 49 RGAIP y el apartado 30 de su Manual de reclamación, y puede adoptar las medidas previstas en caso de incumplimiento.

El artículo 43 LTAIPBG establece que si la Administración incumple el plazo establecido por los acuerdos de mediación o por las resoluciones de la GAIP para entregar la información reclamada, las personas interesadas pueden comunicarlo a la Comisión para que esta requiera su cumplimiento; la desatención de este requerimiento, vista la remisión expresa hecha a este precepto por el artículo 77.2.b LTAIPBG, debe ser calificada como infracción muy grave en relación con el derecho de acceso a la información pública (que puede ser sancionada de conformidad con los artículos 81 y 82 LTAIPBG). El artículo 49.2 RGAIP prevé que, para los efectos anteriores, la Comisión puede poner estos hechos en conocimiento de los órganos competentes para ordenar la incoación del procedimiento sancionador correspondiente al que hace referencia el artículo 86 LTAIPBG.

Asimismo, el artículo 25.2.k RGAIP prevé la publicación en la web de la Comisión de los casos en que sus requerimientos han sido desatendidos por los sujetos obligados.

6. Publicidad de las resoluciones de la GAIP

El artículo 44 LTAIPBG prevé que las resoluciones de la GAIP deben publicarse en el portal de la Comisión previsto en el artículo 25 RGAIP, con la previa disociación de los datos personales.

RESOLUCIÓN

Sobre la base de los antecedentes y fundamentos jurídicos expuestos, el Pleno de la GAIP, en la sesión de 20 de febrero de 2025, resuelve por unanimidad:

1. Estimar la Reclamación 9/2025 y declarar el derecho de la persona reclamante a la información solicitada, de acuerdo con las consideraciones expuestas en el fundamento jurídico 3.
2. Requerir al Ayuntamiento de Reus que entregue a la persona reclamante la información indicada en el apartado 1 dentro del plazo máximo de quince días.
3. Requerir al Ayuntamiento que informe a la GAIP, dentro del plazo de cuatro días, del órgano o la persona responsable del cumplimiento de esta Resolución, así como de las actuaciones realizadas para cumplirla.
4. Invitar a la persona reclamante a que informe a la GAIP de cualquier incidencia que se produzca con motivo del cumplimiento de esta Resolución.
5. Declarar finalizado el procedimiento relativo a la Reclamación 9/2025 y dar publicidad de esta resolución en la web de la GAIP.

Los plazos establecidos en esta Resolución para la entrega de la información deben contarse en días hábiles (excluyendo festivos y sábados) y, si no se especifica otra cosa, comienzan a partir del día siguiente a la recepción de su notificación por parte de la Administración reclamada.

La Administración obligada puede solicitar a la GAIP la ampliación del plazo otorgado para hacer efectivo el envío de la información. Esta solicitud solo podrá ser admitida a trámite si se notifica a la GAIP antes de que finalice el plazo fijado en la Resolución, y debe fundamentarse en circunstancias que no hayan podido ser tenidas en cuenta por la Comisión antes de dictar su Resolución. La GAIP únicamente otorgará la ampliación solicitada, tras informar a la persona reclamante, si la Administración obligada ha justificado de forma precisa y consistente su necesidad.

Si la Administración obligada no entrega la información dentro del plazo establecido por esta Resolución, la persona reclamante puede ponerlo en conocimiento de la GAIP, para que la Comisión requiera su cumplimiento. Mientras no se cumpla plenamente la Resolución, la Comisión difundirá en su web www.gaip.cat el incumplimiento de la Administración obligada, de acuerdo con el artículo 25.2.k RGAIP.

Todo ello sin perjuicio de que la persona reclamante pueda, considerando que esta Resolución es un acto administrativo declarativo de derechos que vincula a la Administración, requerir su ejecución ante los Tribunales, al amparo del artículo 29.1 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa. Esta acción puede interponerse después de que hayan transcurrido tres meses desde que la persona afectada ha reclamado formal y directamente a la Administración el cumplimiento de esta Resolución.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa, se puede interponer recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña en un plazo de dos meses, a contar desde el día siguiente a la notificación de la resolución, de acuerdo con la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.