Solicitud de acceso a liquidaciones y justificantes de las bestretes de caja fija de Alcaldía del Ayuntamiento de Lleida

Resolució 52/2017, de 15 de febrer Número d’expedient de la reclamació: 9/2017. Administració reclamada: Ajuntament de Lleida. Informació reclamada: Còpia de les liquidacions de despeses de les bestretes de caixa fixa d’Alcaldia des dels anys 2006 fins al 2016, així com de la documentació justificativa corresponent. Sentit de la resolució: Estimació. Resum: L’interès públic en el control del bon ús dels recursos públics justifica l’accés per part dels electes locals a les liquidacions de despeses de les bestretes de caixa fixa d’Alcaldia, així com a la documentació justificativa corresponent. El fet que, en aplicació de les taules d’accés i avaluació documental, s’hagi destruït part de la informació sol·licitada, no impedeix que es doni accés almenys a la informació recapitulativa relativa a la informació sol·licitada que, en aplicació d’aquestes mateixes taules, s’ha de conservar. Paraules clau: Ajuntament. Electes locals. Bestretes de caixa fixa. Factures. Deure de conservació de la informació. Ponent: Oriol Mir Puigpelat. Antecedents 1. El 16 de gener de 2017 té entrada a la GAIP la Reclamació 9/2017, presentada pel Grup Municipal del Comú de Lleida a l’Ajuntament de Lleida contra la manca de lliurament per part d’aquest Ajuntament de la informació demanada a la sol·licitud d’accés que s’indica a l’antecedent següent. A la reclamació es declina el procediment de mediació que ofereix la GAIP. 2. El 14 d’octubre de 2016, el grup municipal reclamant adreça a l’Ajuntament de Lleida una sol·licitud d’accés a informació on es demana el següent: “Còpia de les liquidacions de despeses de les Bestretes de caixa fixa d’Alcaldia des dels anys 2006 fins al 2016, ambdós inclosos. Sol·licitem còpia de les liquidacions practicades i de tota la documentació acreditativa relacionada (factures, tiquets, etc.)”. 3. El 19 d’octubre de 2016, la primera tinent d’alcalde de l’Ajuntament de Lleida adreça un escrit al grup municipal en què li comunica, d’una banda, que no és possible lliurar la informació relativa als anys 2006 a 2008 “atès que aquesta informació ja no existeix als arxius municipals, tal com consta en l’informe de l’Arxiu municipal que s’adjunta”. En l’informe adjunt, “el Servei d’Arxiu informa que els documents sol·licitats com són els Manaments de pagament des de l’any 2006 al 2008 ambdós inclosos han estat avaluats i eliminats aplicant la normativa esmentada [la normativa reguladora dels arxius i les ordres d’aprovació de les taules d’accés i avaluació documental] i específicament d’acord amb la TAD [taula d’accés i avaluació documental] 38”. A l’escrit de la tinent d’alcalde també s’afirma, d’altra banda, que, “pel que fa a la resta de la informació, procedeixo a cursar les instruccions oportunes als serveis econòmics per tal que procedeixin a recollir-la i li pugui ser lliurada tan aviat com sigui possible”. 4. En no rebre la informació, el 10 de gener de 2017 el grup municipal presenta reclamació davant la GAIP, que té entrada al registre d’aquesta Comissió, com s’ha dit, el 16 de gener. La reclamació conté la fonamentació següent: “Es va demanar aquesta informació a data de 14 d’octubre amb la voluntat d’exercir la fiscalització i control pertinent com a grup municipal a l’oposició a l’Ajuntament de Lleida de les despeses discrecionals per part del departament d’alcaldia. A dia 19 del mateix mes vam rebre un escrit (adjunt) on ens contesten que la informació del 2006 al 2008 ha estat destruïda i que la resta d’informació es procedeix a recollir-la per ser lliurada. Tres mesos després seguim sense rebre la informació sol·licitada ni tenir cap altra comunicació al respecte, el que considerem una clara voluntat de dilació i d’entorpir el deure de fiscalització de l’oposició municipal”. 5. El 17 de gener de 2017 la GAIP confirma al grup municipal reclamant la recepció de la reclamació. El 20 de gener de 2017, la GAIP comunica la presentació de la reclamació a l’Ajuntament de Lleida i li demana l’expedient, així com un informe jurídic sobre la reclamació presentada. 6. El 3 de febrer de 2017 la GAIP rep l’expedient i l’informe de l’Ajuntament de Lleida, signat pel seu alcalde, on s’afirma que “tal i com s’ha exposat en els apartats anteriors i com es va indicar en l’escrit de la Primera Tinent d’Alcalde, no hi ha objecció per donar l’accés a la informació al regidor que ho ha sol·licitat, en els termes establerts per la normativa. Ara bé, la consulta i posada a disposició d’aquesta documentació no és automàtica i requereix tasques administratives i tècniques que impliquen a diferents serveis municipals que estan treballant en aquestes, alhora que ho fan en les quotidianes de la gestió municipal i l’atenció al ciutadà, tasques prioritàries en compliment de la finalitat de l’administració municipal. A més a més, aquesta petició massiva d’informació no és puntual, sinó que s’afegeix a un bon nombre de peticions de les quals la GAIP n’és prou coneixedora. Per tot l’exposat anteriorment, us informo que s’està treballant en l’elaboració de la informació objecte d’aquesta petició, que serà lliurada tant aviat com estigui disponible, de la qual cosa us informarem”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP El fet que la reclamació tingui el seu origen en una sol·licitud d’accés a informació d’un grup municipal formulada a l’empara de la normativa de règim local, que no contempla expressament la possibilitat de reclamar davant òrgans de garantia com la GAIP, no impedeix que aquesta sigui competent per conèixer-la. Com aquesta Comissió ha assenyalat en reiterades ocasions (entre d’altres, amb major deteniment, a les seves Resolucions relatives a les Reclamacions 4/2016, 22/2016, 23/2016, 28/2016 i 34/2016), el règim d’accés dels càrrecs electes locals a la informació de l’ens local respectiu constitueix un supòsit de “règim d’accés especial” als efectes de la disposició addicional primera, apartat segon, de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i, com a tal, es regeix per la seva normativa específica (article 77 de la Llei 7/1985, de 2 d’abril, reguladora de les bases del règim local, articles 14 a 16 del Reial decret 2568/1986, de 28 de novembre, pel qual s’aprova el Reglament d’organització, funcionament i règim jurídic de les entitats locals i, a Catalunya, l’article 164 del Decret legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, pel qual s’aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya) i, supletòriament, per l’LTAIPBG. Aquesta aplicació supletòria de l’LTAIPBG comporta que els càrrecs electes locals disposin també del mecanisme de reclamació davant la GAIP que aquesta llei reconeix en general a la ciutadania. L’Ajuntament de Lleida no ho qüestiona en cap moment. Aquesta Comissió també ha afirmat (amb més detall, entre d’altres, a les Resolucions de 17 de novembre i 23 de desembre de 2016 sobre les Reclamacions 218/2016 i 331/2016) la seva competència per conèixer de reclamacions presentades contra la manca de lliurament efectiu de la informació prèviament sol·licitada i estimada, com succeeix en aquest cas. 2. Dret d’accés a la informació sol·licitada El grup municipal reclamant demana còpia de les liquidacions de despeses de les bestretes de caixa fixa d’Alcaldia des dels anys 2006 fins al 2016, ambdós inclosos, així com de la documentació justificativa corresponent. Les bestretes o avançaments de caixa fixa es troben regulades a l’article 190.3 del Reial decret legislatiu 2/2004, de 5 de març, pel qual s’aprova el text refós de la Llei reguladora de les hisendes locals i als articles 73 a 76 del Reial decret 500/1990, de 20 d’abril, que despleguen l’anterior. Es tracta, com el seu nom indica, de bestretes o provisions de fons fetes a favor de determinades persones de l’Administració de què es tracti per tal que puguin abonar –eventualment, mitjançant una targeta de crèdit específica–, sense necessitat d’aprovació prèvia per part dels òrgans d’intervenció, despeses corrents de caràcter periòdic o repetitiu, com dietes, despeses de locomoció, material d’oficina no inventariable, conservació i altres de característiques similars (article 73.1 del Reial decret 500/1990). Les persones habilitades per disposar-ne han d’aportar els justificants corresponents, com a mínim, en el mes de desembre de cada any (article 74.4 del Reial decret 500/1990). Només en poden disposar les persones a qui autoritzi l’entitat, i el seu import anual no podrà superar la quantia que fixi el Ple de la corporació (article 73.4 del Reial decret 500/1990). Aquesta Comissió ja va declarar el dret dels electes locals a accedir als moviments de les bestretes de caixa fixa i als documents justificatius corresponents a les Resolucions de 7 de juliol de 2016 sobre les Reclamacions 34/2016 i 42/2016. Com s’afirma a la primera d’elles, “[l’]interès públic en el control del bon ús dels recursos públics constitueix un interès públic superior (article 22.1 LTAIPBG) que justifica l’accés a aquesta informació per part dels electes locals fins i tot encara que pugui revelar aspectes de la vida íntima del treballador afectat. Les despeses que pugui efectuar el treballador amb la targeta vinculada a la bestreta de caixa fixa no són, com s’ha vist, despeses privades derivades d’una retribució en espècie (i que, per tant, siguin completament lliures i s’hagin de preservar del coneixement aliè), sinó despeses corrents de caràcter periòdic o repetitiu, com dietes, despeses de locomoció, material d’oficina no inventariable, conservació i altres de característiques similars que han d’estar directament relacionades amb l’exercici de les funcions assignades i són necessàries per al desenvolupament d’aquestes. Es tracta, en definitiva, de despeses de fons públics vinculades a una determinada finalitat pública, i els càrrecs electes locals han de poder conèixer-les per tal de poder controlar que s’ajustin a aquesta finalitat” (FJ 2). Durant la tramitació d’ambdues reclamacions, en existir oposició de la persona afectada, es va demanar l’informe de l’Autoritat Catalana de Protecció de Dades, que també es va mostrar favorable a l’accés. L’Ajuntament de Lleida en cap moment s’oposa a aquest accés, i consta de fet el propi consentiment de l’alcalde (antecedent 6), titular de les bestretes de caixa considerades durant tot el període sol·licitat. Cal, per tant, que es lliuri la informació sol·licitada, i que, es faci en un termini breu, atès que l’Ajuntament ha disposat de gairebé quatre mesos per preparar-la, des de l’escrit de 19 d’octubre de 2016 en què es va comunicar al grup municipal reclamant que li seria lliurada “tan aviat com sigui possible”. L’única objecció manifestada per l’Ajuntament es refereix a la impossibilitat material de lliurar la informació dels anys 2006 a 2008, atès que hauria estat eliminada d’acord amb l’establert per la taula d’accés i avaluació documental 38, elaborada per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental i aprovada en la seva redacció actual per Ordre del conseller de Cultura i Mitjans de Comunicació CMC/300/2008, de 4 de juny, per la qual s'aproven, es modifiquen i es deixen sense efecte taules d'avaluació documental (DOGC 5157). La destrucció de documentació pública a l’empara d’aquestes taules troba cobertura en la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents (article 9) i en el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents, i és admissible sempre que es respectin les cauteles previstes pels articles 11 i 12 d’aquest darrer decret. La taula 38, relativa als “Manaments de pagament”, disposa efectivament que la documentació que conforma l’expedient pot ser objecte de “destrucció total en un termini de sis anys des de la data de remissió a l’òrgan o òrgans de control extern”. La pròpia taula 38, tanmateix, disposa que determinada informació d’aquests expedients s’ha de conservar a les sèries recapitulatives “Llibre de Caixa de Tresoreria (TAD 588)” i “Llibre de registre de manaments de pagament”. Cal per tant, que es doni accés almenys a aquesta informació recapitulativa relativa a la informació sol·licitada dels anys 2006 a 2008. 3. Seguiment de l’execució L’article 43.5 LTAIPBG estableix que “l’Administració ha de comunicar a la Comissió [GAIP] les actuacions fetes per a executar els acords de mediació i per a donar compliment a les resolucions dictades per la Comissió”. Sobre la base d’aquestes comunicacions i de les efectuades per les persones interessades, la GAIP ha de fer seguiment del compliment de les seves resolucions, d’acord amb el previst per l’apartat 30 del seu Manual de reclamació, i pot adoptar les mesures que s’hi preveuen pel cas d’incompliment. 4. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 15 de febrer de 2017, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 9/2017 i declarar el dret del grup municipal reclamant a que l’Ajuntament de Lleida li faciliti la informació següent: a) Còpia de les liquidacions de despeses de les bestretes de caixa fixa d’Alcaldia des dels anys 2009 fins al 2016, ambdós inclosos, i de tota la documentació acreditativa relacionada. b) Còpia de la informació recapitulativa existent relativa a la informació sol·licitada dels anys 2006 a 2008, ambdós inclosos. 2. Requerir a l’Ajuntament de Lleida que, en el termini màxim de cinc dies des de la notificació d’aquesta Resolució, posi a disposició del grup municipal reclamant les còpies indicades a l’apartat 1. 3. Requerir a l’Ajuntament de Lleida que informi la GAIP sobre el compliment d’aquesta Resolució tan bon punt es produeixi. 4. Convidar el grup municipal reclamant a comunicar a la GAIP qualsevol incidència que sorgeixi en l’execució d’aquesta resolució i que pugui perjudicar els seus drets i interessos. 5. Declarar finalitzat el procediment relatiu a la Reclamació 9/2017 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Barcelona, 15 de febrer de 2017 Elisabet Samarra i Gallego Presidenta Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.