Reclamación por acceso a expedientes de baja de empadronamiento y solicitud de traducción al castellano estimada por la GAIP

Resolució 515/2024, de 25 d’abril Número d’expedient de la Reclamació: 2/2024 Administració reclamada: Ajuntament de Roses Informació reclamada: Accés a expedients de baixa d’empadronament. Sentit de la resolució: Estimació Resum: Aquesta Comissió vol fer palès que l’Ajuntament de Roses hauria d’haver lliurat la documentació que estimava en el decret de 22 de juny de 2022, en lloc de posposar, sense cap mena de motivació, la materialització d'aquest dret amb un nou decret d'alcaldia de 14 de març de 2024, amb un període encara afegit de 30 dies, que implica un endarreriment del tot injustificat de l’accés als expedients en els quals la persona reclamant té la condició d’interessada. Pel que fa en concret a les persones interessades, en relació amb la informació del respectiu procediment, vist el que estableix l’article 10.2 LPL: “L’Administració ha de lliurar a les persones interessades que ho sol·licitin, en la llengua oficial demanada, una testimoniança traduïda d’allò que els afecta. La sol·licitud de traducció no pot comportar cap perjudici o despesa al sol·licitant, ni retards en el procediment ni suspendre’n la tramitació i els terminis establerts”. Per tant, les persones interessades en un procediment sí que tenen dret a que l’Administració els tradueixi, donant fe, la documentació que les afecta i amb la rellevància que en aquests casos pot tenir l’exercici del dret d’accés a la informació pública, en relació amb el dret a la defensa i amb la consegüent coherència amb les garanties referides anteriorment. D’acord amb tot allò exposat fins ara, aquesta Comissió conclou que s’ha de reconèixer el dret d’accés a la informació reclamada en els termes en què ho ha sol·licitat reiteradament la persona reclamant; és a dir, íntegrament traduïda al castellà, en tant que la documentació que cal facilitar forma part dels expedients on el reclamant ostenta la condició d’interessat . Paraules clau: Ajuntament. Persona interessada. Padró municipal. Accés a expedients. Traducció al castellà. Reclamació contra silenci. Ponent: Josep Ramon Barberà i Gomis Antecedents El dia 1 de gener de 2024 entra a la GAIP la Reclamació 02/2024, presentada per una persona interessada contra l’Ajuntament de Roses, en relació amb la sol·licitud indicada a l’antecedent següent. La persona reclamant sol·licita el procediment de mediació previst a l’article 42 de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (LTAIPBG) i regulat pels articles 36 a 41 del Reglament de la GAIP, aprovat pel Decret 111/2017, de 18 de juliol (RGAIP). A la reclamació es fa constar que no s’ha obtingut cap resposta ni s’ha lliurat cap informació per part de l’administració reclamada. En data 14 de juny de 2022 la persona reclamant va presentar una sol·licitud d’informació a l’Ajuntament de Roses, que presentava la literalitat següent: “-Ruego me manden en castellano el expediente completo de mi baja de empadronamiento, indicándome el nombre de las personas que han tomado esta decisión en su nombre, las actuaciones y motivaciones detalladas que se han hecho, al fin de hacer las alegaciones correspondientes ante las administraciones estatales”. El dia 11 de gener de 2024, la GAIP requereix a la persona reclamant que esmeni la seva reclamació, per tal de poder-la admetre a tràmit. En concret, li demana que aporti la sol·licitud d’accés a la informació pública per la qual reclama, que s’efectua en data 17 de gener de 2024. El 18 de gener de 2024 la GAIP admet provisionalment la Reclamació, informa a la persona reclamant sobre els aspectes més rellevants de la seva tramitació i de la posició jurídica que ostenta com a persona interessada, de conformitat amb la legislació de procediment administratiu i la de transparència i accés a la informació pública. Li demana especialment que informi a la GAIP immediatament de les comunicacions que rebi de l’Administració reclamada relatives a la informació pública sol·licitada. El mateix dia 18 de gener la GAIP comunica la reclamació a l’Ajuntament de Roses, i li requereix que, dins del termini de cinc dies, li trameti les dades identificatives i de contacte de la persona o persones que representaran a la seva Administració a la sessió de mediació, així com dues possibles dates de la seva conveniència per a la celebració de la sessió de mediació. En data 6 de març de 2024, la GAIP reitera a l’Ajuntament la petició de dates i dades dels assistents per a la convocatòria d’una sessió de mediació. El 22 de març de 2024 la GAIP rep comunicació de l’Ajuntament de Roses, referida a un decret d’alcaldia de 14 de març de 2024, en el qual es diu: “1. Estimar el dret d’accés del sol·licitant als expedients núms. 964/2022 i 5144/2023. 2. Estimar parcialment el dret d’accés a l’expedient núm. 11174/2021 relatiu a la “Comprovació i baixa, dels estrangers no comunitaris (NO ENCSARP) corresponent al mes de desembre de 2021”, en el sentit que al tractar-se d’un expedient genèric únicament podrà tenir accés a la documentació relativa a la seva persona. 3. Informar a l’interessat que l’accés a la documentació sol·licitada s’haurà de fer efectiu en el termini de 30 dies, a comptar des de l’adopció de la present resolució, d’acord amb la previsió de l’article 36 de la Llei 19/2014, de 29 de desembre. 4. Desestimar la petició de traducció al castellà dels tres expedients als quals se li autoritza l’accés d’acord amb el fonament de dret quart d’aquesta resolució. 5. Notificar aquesta resolució a l’interessat. 6. Notificar aquesta proposta al Síndic de Greuges pel seu coneixement i als efectes oportuns. 7. Comunicar aquesta resolució a la Unitat de Transparència d’aquesta corporació (Secretaria) per tal de fer l’oportuna comunicació a la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública (GAIP) als efectes de l’informe sol·licitat en relació a la Reclamació 2/2024”. En els antecedents d’aquesta comunicació, l’Ajuntament de Roses fa constar que ja va estimar parcialment l’accés a l’expedient que va donar lloc a la seva baixa del Padró d’Habitants, mitjançant resolució de data 22 de juny de 2022. La notificació d’aquesta resolució consta practicada el dia 29 de desembre de 2023, on s’hi adjunten tres documents. Literalment, es diu que “s’ha constatat que si bé, es va autoritzar l’accés a la documentació sol·licitada la materialització d’aquest dret d’accés es va dur a terme tard i de manera parcial. Únicament es va donar accés a tres documents”. El dia 04 d’abril de 2024 la GAIP trasllada la resposta de l’Ajuntament a la persona reclamant. En data 17 d’abril, la persona reclamant insisteix davant de la GAIP en que vol tenir accés als expedients, íntegrament. Aporta també un escrit del Síndic de Greuges, d’11 d’abril de 2024, que dona notícia al reclamant de la comunicació efectuada a l’Ajuntament de Roses, en el qual es diu literalment que: “- La sol·licitud d'accés a l'expedient ja va ser resolta mitjançant el decret d'alcaldia de 22.7.2022, per la qual cosa el que quedava pendent era que l'Ajuntament fes efectiu el lliurament de la documentació que integra l'expedient o expedients relacionats amb la tramitació de la baixa padronal de l'interessat. És per això que, a criteri de la institució, i tenint en compte que el Sr. XXX no ha formulat cap altra sol·licitud d'accés, sinó que s'ha limitat a reclamar que li fos lliurada la documentació que va sol·licitar el 14.6.2022 i que va donar lloc al decret d'alcaldia de 22.7.2022, l'única cosa que corresponia fer era procedir al lliurament d'aquesta documentació, en lloc d'endarrerir, encara més, la materialització d'aquest dret amb un nou decret d'alcaldia de 14.3.2024 i l'aplicació dels 30 dies per fer efectiu aquest dret. Fetes aquestes observacions, no volem deixar d'assenyalar que la fonamentació que conté el decret de 14.3.2024 amb relació a la desestimació de la petició de traducció al castellà de la documentació dels expedients relacionats amb la baixa padronal no se sustenta jurídicament d'acord amb l'ordenament jurídic i, a més, contradiu la mateixa fonamentació que va invocar l'Ajuntament en el decret de 22.7.2022 amb relació a la traducció de l'expedient al castellà”. Fonaments jurídics 1. Competència de la GAIP i contingut i abast general del dret d’accés a la informació pública L’article 39.1 LTAIPBG estableix que “Les resolucions expresses o presumptes en matèria d’accés a la informació pública i, si escau, les que resolguin el recurs de reposició poden ésser objecte de reclamació gratuïta i voluntària davant la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública, encarregada de vetllar pel compliment i les garanties del dret d’accés a la informació pública que regula aquest títol”. L’article 29 RGAIP desenvolupa aquest precepte i concreta que també poden ser objecte de reclamació davant la GAIP les comunicacions que substitueixin les resolucions i l’incompliment material del dret d’accés, quan aquest ha estat reconegut expressament o presumpta. D’acord amb aquests preceptes, la GAIP és competent per tramitar i resoldre aquesta Reclamació. L’article 2.c LTAIPBG defineix el dret d’accés a la informació pública com “el dret subjectiu que es reconeix a les persones per a sol·licitar i obtenir la informació pública, en els termes i les condicions regulats per aquesta llei”. Per la seva banda, l’apartat b del mateix precepte defineix la informació pública com “la informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats d’acord amb el que estableix aquesta llei”. Segons l’article 18.1 LTAIPBG, “Les persones tenen el dret d’accedir a la informació pública, a què fa referència l’article 2.b, a títol individual o en nom i representació de qualsevol persona jurídica legalment constituïda”. Com és prou conegut, i pel que fa en concret a la competència de la GAIP en relació amb els procediments administratius oberts, aquesta Comissió ve entenent (des de les Resolucions d’estimació de les Reclamacions 17 i 19/2015) que s’ha de reconèixer la possibilitat que les persones interessades puguin acudir als procediments i a les garanties d’accés regulades per l’LTAIPBG, ja que si són disponibles per a les persones no interessades, amb molta més raó ho han de ser per a les interessades, si en el marc del procediment respectiu se’ls denega la informació sol·licitada. Això és especialment rellevant en el cas que ens ocupa, on s’ha produït una dilació injustificada pel que fa a l’accés efectiu a la informació per part d’una persona a la qual l’administració ha reconegut la condició d’interessada. 2. En general, sobre el dret d’accés de la persona reclamant a la informació sol·licitada La Llei 29/2010, del 3 d’agost, de l’ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, aplicable a la totalitat del sector públic autonòmic i local parteix d’allò que la pròpia llei anomena model català d’administració electrònica. Entre les finalitats d’aquesta llei, per tal de millorar la transparència, l'eficàcia, l'eficiència i la qualitat en les relacions entre el sector públic i els ciutadans, destaca la de “garantir que l'ús dels mitjans electrònics promogui una administració pública oberta, transparent, accessible, eficaç i eficient” (article 3.a). En aquest marc legislatiu i pel que fa als expedients iniciats a partir de l’entrada en vigor de la Llei 39/2015, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques (LPAC) hem d’entendre que són expedients electrònics, que el seu article 70.1, els defineix com “el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la” i en el punt 2 estableix que el format dels expedient ha de ser “electrònic i s’han de formar mitjançant l’agregació ordenada de tots els documents, les proves, els dictàmens, els informes, els acords, les notificacions i altres diligències que els hagin d’integrar, així com un índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. Així mateix, ha de constar a l’expedient una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada”. Per tant, els expedients electrònics es configuren a partir de documents electrònics i les actuacions dels ens públics queden acreditades, amb plena validesa legal, en aquests documents electrònics (articles 26 i 34). El Reial Decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s’aprova el Reglament d’actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics (en endavant, RD) detalla en l’article 46 què s’entén per document administratiu electrònic; això és, “la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, arxivada en un suport electrònic, segons un format determinat i susceptible d’identificació i tractament diferenciat admès a l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i la normativa corresponent, i que hagin generat, rebut o incorporat les administracions públiques en l’exercici de les seves funcions subjectes a dret administratiu” i afegeix “quan en el marc d’un procediment administratiu tramitat per mitjans electrònics l’òrgan actuant estigui obligat a facilitar a l’interessat un exemplar d’un document administratiu electrònic, aquest document es pot substituir pel lliurament de les dades necessàries per al seu accés per mitjans electrònics adequats”. Quant a l’exercici del dret d’accés a l’expedient electrònic i l’obtenció de còpies dels documents electrònics, resulta particularment rellevant l’article 52 RD, que s’expressa en els termes següents: “D’acord amb el que preveu l’article 53.1.a) de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, el dret d’accés de les persones interessades que es relacionin electrònicament amb les administracions públiques a l’expedient electrònic i, si s’escau, a l’obtenció d’una còpia total o parcial d’aquest, s’entén satisfet mitjançant la posada a disposició de l’expedient esmentat en el Punt d’accés general electrònic de l’administració competent o a la seu electrònica o seu electrònica associada que correspongui. A aquest efecte, l’administració destinatària de la sol·licitud ha de remetre a l’interessat o, si s’escau, al seu representant l’adreça electrònica o el localitzador que doni accés a l’expedient electrònic posat a disposició, i ha de garantir l’accés durant el temps que determini la corresponent política de gestió de documents electrònics, sempre d’acord amb el dictamen de valoració emès per l’autoritat qualificadora corresponent, i el compliment de la normativa aplicable en matèria de protecció de dades de caràcter personal i de transparència i accés a la informació pública i de patrimoni documental, històric i cultural”. D’altra banda, en l’àmbit de l’LTAIPBG i pel que fa a la informació que s’hagi generat en suport electrònic en aplicació de la legislació referida fins ara, cal tenir en compte allò que estableix el seu article 37; és a dir, que si la documentació existeix en format electrònic, l’accés a la informació és gratuït. Finalment, i pel que fa a en concret al cas que ara ens ocupa, aquesta Comissió vol fer palès que l’Ajuntament de Roses hauria d’haver lliurat la documentació que estimava en el decret de 22 de juny de 2022, e n lloc d'endarrerir, sense cap mena de motivació, la materialització d'aquest dret amb un nou decret d'alcaldia de 14 de març de 2024, amb un període encara afegit de 30 dies, que implica un endarreriment del tot injustificat de l’accés als expedients en els quals la persona reclamant té la condició d’interessada. 3. En particular, sobre la traducció al castellà de la documentació reclamada Com mostren els antecedents, s’ha plantejat reiteradament per la persona reclamant la traducció al castellà dels documents continguts en els expedients als quals desitja tenir accés. Pel que fa la posició de l’administració reclamada, en el seu informe l’Ajuntament de Roses considera el següent: “En quan a la petició de traducció al castellà de tota la documentació a la qual demana tenir accés, l’article 15.3 de la Llei 39/2015, de 1 d’octubre disposa que “L'Administració pública instructora ha de traduir al castellà (...) els documents dirigits als interessats que així ho sol·licitin expressament”. Així doncs, en el marc d’un procediment, els interessats tenen dret a la traducció al castellà dels documents que els siguin dirigits, però no als expedients sencers. Tanmateix, val a dir que en aquest cas no es demana la traducció del document que se li ha de ser notificat sinó de la traducció íntegra de tres expedients administratius ja tramitats. La Llei 19/2014, de 29 de desembre no contempla el dret a la traducció de la informació a la que es demana accés. De fet, i d’acord amb l’article 29.1.b) de la Llei 19/2014 s’han d’inadmetre les sol·licituds que suposen un tasca complexa d’elaboració o reelaboració, com seria el cas”. Per tal de resoldre la qüestió que ara se’ns planteja, resulta del tot convenient recordar la doctrina de la GAIP pel que fa al dret a escollir la llengua en la qual les persones interessades volen rebre la informació, expressada a partir del seu Dictamen 1/2016, d’11 de maig. En primer lloc, cal assenyalar que la legislació de transparència no conté cap previsió que reguli expressament la llengua en què s’ha de lliurar la informació sol·licitada, ni un eventual dret de les persones sol·licitants a rebre la informació demanada en una llengua determinada. Per analitzar aquesta qüestió cal distingir entre el règim jurídic aplicable a la llengua mitjançant la qual s’exerceix el dret d’accés (presentació de les sol·licituds i redacció de les resolucions, notificacions i comunicacions de l’Administració), per una banda, i el que s’ha d’aplicar a la informació objecte de l’exercici d’aquest dret, per l’altra. Pel que fa a la primera qüestió, l’article 17.4 LTAIPBGE reconeix el dret de les persones sol·licitants d’adreçar-se a l’Administració utilitzant qualsevol de les llengües oficials en el territori on radica l’Administració sol·licitada. Tot i que no ho estableix expressament la legislació de transparència, aquest dret es completa amb el de rebre les resolucions, notificacions i comunicacions administratives en la llengua escollida per la persona que exerceix el dret d’accés, en virtut de la garantia general establerta pels articles 33.1 de l’Estatut d’autonomia de Catalunya (EAC), 5.2 del Decret legislatiu 2/2003, de 28 d’abril, pel qual s’aprova el Text refós de la Llei municipal i de règim local de Catalunya, 9 i 10 de la Llei 1/1998, de 7 de gener, de Política Lingüística (LPL) i 15.3 de l’LPAC (en relació amb els procediments tramitats per l’Administració General de l’Estat i amb els tramitats per les comunitats autònomes o els ens locals que hagin de tenir efectes en una altra part de l’Estat on no sigui oficial la mateixa llengua). En segon lloc, i de manera prou rellevant per al nostre cas, cal que ens plantegem en quina llengua ha d’estar o pot estar redactada la informació pública obtinguda en exercici del dret d’accés. D’entrada, convé aclarir que no hi ha cap precepte de la legislació de transparència, ni de la resta de l’ordenament jurídic, que el reconegui, cosa que per sí sola, i més que sigui en contrast amb l’article 17.4 LTAIPBGE citat anteriorment, ha de portar a entendre que aquest dret no existeix, de manera que l’Administració pública ha de lliurar la informació sol·licitada en la llengua en què es trobi redactada (naturalment, si disposa d’ella en les dues llengües oficials, en aquest cas sí que hauria de donar a la persona sol·licitant la possibilitat d’escollir). Aquesta conclusió és coherent amb l’article 5.2 LTAIPBG (que vincula a la publicitat activa l’objectiu d’oferir “documents autèntics”, qualitat que no tenen els traduïts), i també amb els principis generals d’eficiència i economia aplicables a l’activitat administrativa. Sens perjudici del que s’acaba de dir, no es pot desconèixer que en determinades relacions jurídiques les lleis emparen el dret de les persones a escollir la llengua en què volen rebre la informació sol·licitada. Pel que fa en concret a les persones interessades, en relació amb la informació del respectiu procediment, vist el que estableix l’article 10.2 LPL: “L’Administració ha de lliurar a les persones interessades que ho sol·licitin, en la llengua oficial demanada, una testimoniança traduïda d’allò que els afecta. La sol·licitud de traducció no pot comportar cap perjudici o despesa al sol·licitant, ni retards en el procediment ni suspendre’n la tramitació i els terminis establerts”. Per tant, les persones interessades en un procediment sí que tenen dret a que l’Administració els tradueixi, donant fe, la documentació que les afecta i amb la rellevància que en aquests casos pot tenir l’exercici del dret d’accés a la informació pública, en relació amb el dret a la defensa i amb la consegüent coherència amb les garanties referides anteriorment. Si una persona interessada demana la traducció al català o al castellà de documentació inclosa en el corresponent procediment, l’Administració li ha de prestar aquest servei amb caràcter gratuït, i sense dilacions. L’article 10.2 LPL que s’acaba de citar és molt clar en aquest sentit. En canvi, si qui demana la traducció a una de les llengües oficials a Catalunya d’informació pública objecte de l’exercici del dret d’accés no ho fa en tant que persona interessada en un procediment administratiu, l’Administració pot optar per no admetre a tràmit la sol·licitud, en base a l’article 29.1.b LTAIPBG (sempre que la traducció comportés una tasca complexa d’elaboració o reelaboració de la informació), o bé, si voluntàriament assumeix la tasca de fer la traducció, pot sotmetre- la a contraprestació econòmica, en base a l’article 37.2 LTAIPBG (ja que la traducció és assimilable a transposar la informació a formats diferents de l’original), advertint sempre prèviament del seu cost. D’acord amb tot allò exposat fins ara, aquesta Comissió conclou que s’ha de reconèixer el dret d’accés a la documentació reclamada en els termes en què ho ha sol·licitat reiteradament la persona reclamant; és a dir, íntegrament traduïda al castellà, en tant que aquesta documentació forma part d’els expedients on el reclamant ostenta la condició d’interessat. 4. Obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) i atribucions de la funció pública de secretaria L’article 7 de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol estableix l’obligatorietat dels titulars de documents públics a disposar d’un sistema de gestió documental (SGD) que garanteixi el tractament correcte dels documents en tot el seu cicle de vida i que permeti complir amb les obligacions de transparència. Un concepte molt ampli que requereix dotar -se d’un seguit d’eines i instruments que permetin la millora dels processos, la seva normalització i estandardització, per tal de garantir el compliment de la normativa i la qualitat de la informació i la implementació de solucions que permetin garantir la correcta gestió de la informació pública. L’article 8 afegeix que l’organització, l’avaluació i la conservació dels documents públics i l’accés a aquests són responsabilitat directa dels titulars respectius. El capítol X del Reial decret 4/2010, del 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica estableix que les administracions públics han d’adoptar les mesures organitzatives i tècniques per a garantir la recuperació i conservació del document electrònic entre aquestes, la definició d’una política de gestió de documents, la inclusió en els expedient d’un índex electrònic signat per l’òrgan o entitat que garanteixi la integritat de l’expedient electrònic i permeti la seva recuperació, la identificació única i inequívoca de cada document que permeti classificar-lo i recuperar-lo, l’associació de metadades, la classificació d’acord amb un quadre de classificació, el període de conservació segons les convencions de cada comissió avaluadora, l’accés complet i immediat dels documents entre d’altres. Pel que fa a gestió de la documentació i arxiu dels documents electrònics, la Disposició Addicional Onzena de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya estableix que els documents electrònics s'han de gestionar i conservar en expedients electrònics d'acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d'arxius i documents; que l’arxiu dels documents i expedients electrònics ha d'assegurar la identitat i la integritat a llarg termini de la informació que contenen; que els documents públics electrònics han de tenir garantides l'autenticitat i la integritat dels continguts, i també la conservació de l'aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, llur confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d'arxius i documents; que les administracions públiques han d'assegurar la possibilitat de transformar els documents per raons tecnològiques, per a adaptar -ne el format i la sintaxi informàtica a les necessitats de gestió i preservació establertes per la normativa d'arxius i documents; que els sistemes d'informació que utilitzin les administracions públiques incloses en l'àmbit d'aplicació d'aquesta llei han de garantir, sempre que sigui possible, l'autenticitat i la integritat de llurs dades, i també la traçabilitat de les accions que portin a terme; que les dades contingudes en els sistemes d'informació de les administracions públiques es consideren documents públics electrònics, i els són aplicables les disposicions d'aquesta llei relatives a l'arxiu electrònic. Tanmateix, l’LTAIPBG reconeix els sistemes de gestió de documents públics com a facilitadors de dades i documents autèntics (art. 5.2) i la necessitat d’estructurar la informació seguint criteris temàtics i cronològics, seguint el quadre de classificació documental corporatiu i incorporant-hi índexs o guies de consulta (art. 6.1.d). Cal recordar, que l’article 3 del Reial decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració local amb habilitació de caràcter nacional, que regula la funció pública de secretaria estableix en punt 2 la funció de fe pública, i entre aquestes la direcció superior dels arxius i registres de l’entitat local (l). Així doncs i en conseqüència d’aquest mandat legal i el d’assessorament legal preceptiu (article 2.1.a), ha de ser coneixedora de l’existència d’un sistema de gestió documental, impulsora si no en disposa, vetllar per la documentació amb una sistemàtica de treball mínima sobre la documentació de la qual n'és el custodi i responsable primer de la manca de localització de documentació, de mantenir l'ordre i garantir el retrobament de documentació. Altrament, l’article 19.2 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català que regula els documents que integren el patrimoni documental de Catalunya inclou, entre altres, “els documents produïts o rebuts, en l'exercici de llurs funcions i com a conseqüència de llur activitat política i administrativa, per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen” i en conseqüència estan subjectes al Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents que estableix en l’article 11.4 que “quan l'aplicació d'una taula d'avaluació i accés documental comporti l'eliminació de documents, la persona tècnica que porti a terme aquesta aplicació, abans de procedir a la destrucció, ha de: a) Disposar d'un inventari de la documentació a destruir, b) Obtenir l'autorització de la secretaria general o de la direcció de l'organisme o entitat titular de la documentació, c) Comprovar que cap circumstància administrativa o jurídica hagi alterat el termini de conservació fixat per als documents a eliminar” i ha de disposar del corresponent Registre de destrucció de documents (article 12) degudament autoritzat per la secretaria general o la direcció de l’organisme o entitat titular dels documents. Així doncs, atenent a aquests preceptes legals, la informació sol·licitada i reclamada, en el cas que existeixi, ha de formar part de diferents expedients administratius que han d’estar degudament classificats de manera que permeti la seva recuperació i facilitar -ne, si escau, l’accés. Com a referència i seguint el model de Quadre de classificació per a l’Administració Local del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, aquesta documentació hauria d’estar classificada dins el nivell Modificació del padró d’habitants (codi 0197), sèrie Renovacions / confirmacions de l'empadronament per a persones estrangeres (2679). 5. Publicitat de les resolucions de la GAIP L’article 44 LTAIPBG preveu que les resolucions de la GAIP s’han de publicar en el portal de la Comissió previst a l’article 25 RGAIP, amb la dissociació prèvia de les dades personals. Resolució Sobre la base dels antecedents i fonaments jurídics exposats, el Ple de la GAIP, en la sessió de 25 d’abril de 2024, resol per unanimitat: 1. Estimar la Reclamació 02/2024 i declarar el dret de la persona reclamant a la informació sol·licitada, d’acord amb les consideracions fetes al fonament jurídic 3. 2. Requerir a l’Ajuntament de Roses perquè, dins del termini màxim de 15 dies, des de la recepció d’aquesta Resolució, lliuri a la persona reclamant la informació indicada en l’apartat anterior. 3. Requerir al Ajuntament de Roses que informi en aquest mateix termini a la GAIP de l’òrgan o la persona responsable del compliment d’aquesta Resolució, així com de les actuacions dutes a terme per complir-la. 4. Convidar a al persona reclamant que informi a la GAIP de qualsevol incidència que es produeixi amb motiu del compliment d’aquest Resolució. 5. Declarar finalitzat el procediment relatius a al Reclamació 2/2024 i disposar la publicació d’aquesta resolució al web de la GAIP. Iolanda Pineda Balló Presidenta Els terminis establerts en aquesta Resolució per lliurar la informació s’han de comptar en dies hàbils (descomptant festius i dissabtes) i si no s’especifica una altra cosa comencen a partir de l’endemà de la recepció de la seva notificació per l’Administració reclamada. L’Administració obligada pot sol·licitar a la GAIP l’ampliació del termini atorgat per fer efectiu el lliurament de la informació Aquesta sol·licitud només pot ser admesa a consideració si és notificada a la GAIP abans que fineixi el termini fixat a la Resolució, i s’ha de fonamentar en circumstàncies que no hagin pogut ser tingudes en compte per la Comissió abans de dictar la seva Resolució. La GAIP únicament atorgarà l’ampliació sol·licitada, després d’informar-ne a la persona reclamant, si l’Administració obligada ha justificat de forma precisa i consistent la seva necessitat. Si l’Administració obligada no lliura la informació dins del termini establert per aquesta Resolució, la persona reclamant pot posar- ho en coneixement de la GAIP, per tal que la Comissió en requereixi el compliment. Mentre no s’acompleixi plenament la Resolució, la Comissió difondrà al seu web www.gaip.cat l’incompliment de l’Administració obligada, d’acord amb l’article 25.2.k RGAIP. Si l’Administració desatén el requeriment d’execució que li adreci la GAIP, la Comissió posarà els fets en coneixement de l’òrgan competent, d’acord amb allò previst per l’article 86 LTAIPBG, i li sol·licitarà la incoació d’un procediment sancionador per infracció molt greu amb relació al dret d’accés a la informació pública, a l’empara de l’article 77.2.b LTAIPBG. Contra aquesta resolució, que posa fi a la via administrativa, es pot interposar recurs contenciós administratiu davant el Tribunal Superior de Justícia de Catalunya en un termini de dos mesos, a comptar de l’endemà de la notificació de la resolució, d’acord amb la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.