Certificado de Registro de Personal de un tercero

ANTECEDENTES

1. Según se desprende de la documentación obrante en el expediente, el 11 de octubre de 2024 el reclamante solicitó al MINISTERIO DEL INTERIOR, al amparo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (en adelante, LTAIBG), la siguiente información:

«CERTIFICADO DE REGISTRO DE PERSONAL, expedido por el titular del órgano encargado del Registro de Personal del Ministerio del Interior, a petición de (…), funcionario de carrera del Cuerpo Superior de Técnicos de Instituciones Penitenciarias, para que surtiera efecto en el proceso convocado por Orden del Consejero de Economía, Hacienda y Empleo de 24 de abril de 2023 (BOCM de 8 de mayo de 2023), para la provisión de un puesto de trabajo vacante en la Consejería de Sanidad, de conformidad con el artículo 55 de la Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid, por el procedimiento de Libre Designación, y con N.C.D. 28, que finalmente obtuvo por RESOLUCIÓN de 30 de agosto de 2023 de la Dirección General de Recursos Humanos (BOCM de 12 de septiembre de 2023).»

2. El Ministerio, tras haber acordado la ampliación de plazo de un mes en aplicación del artículo 20.1 LTAIBG, dictó resolución el 12 de noviembre de 2024 en la que responde lo siguiente:

«Examinada la mencionada solicitud, este Centro Directivo ha resuelto no conceder el acceso a la información solicitada. Así pues, se le indica que: En virtud del artículo 18.4. del Real Decreto 2073/1999, de 30 de diciembre, por el que se modifica el Reglamento del Registro Central de Personal y las normas de coordinación con los de las restantes Administraciones públicas, se establece que: “Los interesados podrán ejercer el derecho de acceso a sus datos de carácter personal, solicitándolo en la oficina central o en las oficinas delegadas del Registro Central de Personal, en los términos establecidos por la normativa reguladora de esta materia.” Por tanto, es el interesado, y no un tercero, quien podrá solicitar al Registro Central de Personal los certificados que, a su criterio, considere oportunos.»

3. Mediante escrito registrado el 24 de noviembre de 2024, el solicitante interpuso una reclamación ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno (en adelante, el Consejo) en aplicación del artículo 24 de la LTAIBG en la que pone de manifiesto que:

«(…) En primer lugar, es preciso formular las siguientes alegaciones respecto a la ampliación del plazo (…).La ampliación del plazo tiene sentido siempre y cuando se necesite más tiempo para buscar la información o la documentación requerida por ser necesaria la ampliación para encontrarla y, se puede entender que en principio, ponerla a disposición del solicitante; es decir, por tener que realizar labores reales para identificar los informes donde puede estar archivado el expediente o en las propias bases de datos, porque afecta a un número muy importante de documentos y tiene que realizarse una búsqueda de los mismos que excede del tiempo de un mes o porque la entrega de documentos requiere de procesos de escaneo y anonimización importantes. Todo ello, con la intención de recabar efectivamente la información o documentación requeridas para entregársela al solicitante. Respecto al contenido de la resolución denegatoria, su tenor literal es el siguiente: (…)Por tanto, esta resolución adolece de una falta de motivación absoluta, en tanto que no se basa en ninguna de las causas de inadmisión ni invoca ninguno de los límites establecidos en la LTAIBG, incumpliendo el artículo 20 de la misma. Más aún, lo que parece estar resolviendo es una solicitud de ejercicio de derecho de acceso de protección de datos, en lugar de una solicitud de acceso a la información pública (…).»

4. Con fecha 25 de noviembre de 2024, el Consejo trasladó la reclamación al Ministerio requerido solicitando la remisión de la copia completa del expediente derivado de la solicitud de acceso a la información y el informe con las alegaciones que considere pertinentes. El 9 de diciembre de 2024 tuvo entrada en este Consejo, junto al expediente, escrito en el que se señala lo siguiente:

1. PRIMERO. En virtud del artículo 71 del Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público, se establece que cada Administración Pública constituirá un Registro en el que se inscribirán los datos relativos al personal, siendo el Registro Central de Personal, dependiente del Ministerio para la Transformación Digital y la Función Pública, el registro correspondiente a la Administración General del Estado. Por tanto, no existe un “Registro de Personal del Ministerio del Interior” como indica el solicitante, siguiendo el literal del artículo 1.1 del Real Decreto 2073/1999, de 30 de diciembre, por el que se modifica el Reglamento del Registro Central de Personal y las normas de coordinación con los de las restantes Administraciones públicas:

   “El Registro Central de Personal es el registro administrativo de la Administración General del Estado en el que se inscribe el personal a que se refiere el artículo 5 del presente Reglamento, y en el que se anotan preceptivamente los actos que afecten a su vida administrativa.”

2. SEGUNDO. Según el artículo 1 del Reglamento del Registro de Personal aprobado por el Decreto 251/2023, de 22 de noviembre, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba el Reglamento del Registro de Personal de la Comunidad de Madrid, se constituye este registro para el personal dependiente de la Comunidad de Madrid, siguiendo el literal del artículo:

   “El Registro de Personal de la Comunidad de Madrid es el registro administrativo en el que se inscribe el personal al servicio de la Administración de la Comunidad de Madrid, sus entes y organismos públicos y sus órganos de gestión sin personalidad jurídica, y se anotan preceptivamente determinados actos que afectan a su vida administrativa.”

3. TERCERO. El “CERTIFICADO DE REGISTRO DE PERSONAL” que el solicitante reclama, presumiblemente se refiere al ANEXO de la Orden de 24 de abril de 2023, del Consejero de Economía, Hacienda y Empleo, por la que se aprueba convocatoria pública para la provisión de un puesto de trabajo vacante en la Consejería de Sanidad, de conformidad con el artículo 55 de la Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid, por el procedimiento de Libre Designación, el cual será aportado por el interesado que solicite la vacante convocada, tal y como especifica en el apartado 4.3 de la citada Orden en su literal:

   “Los funcionarios de otras Administraciones públicas que soliciten alguno de los puestos convocados, incluidos aquellos que estén ocupando un puesto de trabajo de forma provisional en la Comunidad de Madrid, deberán adjuntar a su solicitud el Anexo que acompaña a la presente Orden, debidamente cumplimentado y firmado por el titular del órgano encargado del Registro de Personal de su Administración de origen.”

4. CUARTO. El documento solicitado estará en poder del Registro Central de Personal de la Administración General del Estado al ser el registro único de personal de dicha Administración Pública, como se indica en el apartado primero de estas alegaciones, en poder del Registro de Personal de la Comunidad de Madrid, como se indica en el segundo apartado o, en todo caso, en poder del funcionario al que se le adjudicó la vacante por Resolución de 30 de agosto de 2023, de la Dirección General de Recursos Humanos, por la que se resuelve la convocatoria aprobada por Orden del Consejero de Economía, Hacienda y Empleo de 24 de abril de 2023 (Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de 8 de mayo), para la provisión de un puesto de trabajo vacante en la Consejería de Sanidad, de conformidad con el artículo 55 de la Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid, por el procedimiento de Libre Designación. Por tanto, se concluye que el documento reclamando por el solicitante no se encuentra en poder de la Dirección General de Política Interior como queda argumentado en los apartados anteriores de estas alegaciones.»

5. El 10 de diciembre de 2024, se concedió audiencia al reclamante para que presentase las alegaciones que estimara pertinentes; recibiéndose escrito el mismo día en el que señala que reitera íntegramente los motivos expuestos en la reclamación.

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 38.2.c) de la LTAIBG y en el artículo 13.2.d) del Real Decreto 615/2024, de 2 de julio, por el que se aprueba el Estatuto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, A.A.I., el presidente de esta Autoridad Administrativa Independiente es competente para conocer de las reclamaciones que, en aplicación del artículo 24 de la LTAIBG, se presenten frente a las resoluciones expresas o presuntas recaídas en materia de acceso a la información.

2. La LTAIBG reconoce en su artículo 12 el derecho de todas las personas a acceder a la información pública, entendiendo por tal, según dispone en el artículo 13, «los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones».

De este modo, la LTAIBG delimita el ámbito material del derecho a partir de un concepto amplio de información, que abarca tanto documentos como contenidos específicos y se extiende a todo tipo de “formato o soporte”. Al mismo tiempo, acota su alcance, exigiendo la concurrencia de dos requisitos que determinan la naturaleza “pública” de las informaciones: (a) que se encuentren “en poder” de alguno de los sujetos obligados, y (b) que hayan sido elaboradas u obtenidas “en el ejercicio de sus funciones”. Cuando se dan estos presupuestos, el órgano competente debe conceder el acceso a la información solicitada, salvo que justifique de manera clara y suficiente la concurrencia de una causa de inadmisión o la aplicación de un límite legal.

3. La presente reclamación trae causa de una solicitud, formulada en los términos que figuran en los antecedentes, en la que se pide el certificado emitido por el Registro de Personal del Ministerio del Interior a un funcionario del Cuerpo Superior de Técnicos de Instituciones Penitenciarias para participar en la convocatoria de provisión de un puesto de trabajo vacante en la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid por el procedimiento de libre designación. El Ministerio acordó ampliar el plazo de resolución en un mes, transcurrido el cual, denegó el acceso por tratarse de información referida a un tercero, subrayando que únicamente pueden acceder a los certificados los propios interesados. Con posterioridad añade que se trata de información que, en su caso, obra en poder del Registro Central de Personal dependiente del Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública y del solicitante de dicho certificado.

4. Antes de entrar a examinar el fondo de asunto, procede recordar que el artículo 20.1 LTAIBG dispone que «[l]a resolución en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver. Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante».

Según el criterio CI/005/2015, de 14 de octubre, de este Consejo la ampliación de plazo para resolver prevista en el artículo 20.1. in fine LTAIBG, «(…)por tratarse de una excepción al plazo general, deberá ser convenientemente justificada y relacionada con el caso concreto y esta justificación habrá de constar de forma motivada». La correcta aplicación de esta ampliación del plazo, que debe utilizarse razonablemente y ser objeto de una interpretación restrictiva, se ciñe a dos supuestos: (i) «el volumen de datos o informaciones» y (ii) «la complejidad de obtener o extraer los mismos»; debiéndose justificar su concurrencia de forma expresa y en relación con el caso concreto. En este caso, el órgano competente si bien adoptó y notificó al reclamante el acuerdo de ampliación de plazo con fundamento en el artículo 20.1 in fine LTAIBG, no argumentó la concurrencia de las causas que habilitan el uso de esa posibilidad excepcional de ampliación del plazo (complejidad o volumen de la información), sin que aprecie el carácter voluminoso o complejo de la información interesada.

A lo anterior se añade que resulta abiertamente contrario a la finalidad del artículo 20.1 in fine LTAIBG ampliar el plazo ordinario para, finalmente, no proporcionar la información solicitada, como ocurre en este caso en el que la ampliación del plazo da a la denegación de la información. Esta ampliación únicamente está justificada cuando se reconozca el derecho de acceso y se necesite más tiempo para buscar la información o la documentación requerida, prepararla y ponerla a disposición del solicitante, no debiendo extenderse nunca más allá del tiempo estrictamente necesario para estos fines; por lo que, en este caso, la ampliación acordada no resultó conforme a derecho.

A la vista de ello, es obligado recordar a la Administración que la observancia del plazo máximo de contestación es un elemento esencial del contenido del derecho constitucional de acceso a la información pública, tal y como el propio Legislador se encargó de subrayar en el preámbulo de la LTAIBG al manifestar que «con el objeto de facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública la Ley establece un procedimiento ágil, con un breve plazo de respuesta».

5. Sentado lo anterior, conviene recordar que el artículo 13 LTAIBG, antes transcrito, determina que el objeto del derecho de acceso a la información pública son los contenidos o documentos que obren en poder de alguno de los sujetos obligados por haberla elaborado o adquirido en el ejercicio de sus funciones, por lo que la existencia previa de la información en su ámbito de competencias es condición necesaria para el reconocimiento del derecho.

En este caso el reclamante pretende obtener la copia del certificado del Registro Central de Personal que solicitó una tercera persona para concurrir a un proceso selectivo. Debe recordarse que este tipo de certificados da fe de los datos que obran en el mencionado RCP referidos a la vida administrativa o expediente laboral de las personas que prestan sus servicios en la Administración General del Estado: situación administrativa, destino, titulaciones y méritos, trienios, servicios previos, sanciones, licencias etc. Por ello, como bien recuerda el Ministerio, la solicitud de emisión de tales certificados ha de efectuarse por la propia persona interesada en un procedimiento que no cabe calificar de acceso a la información pública, sino de expedición de certificados (acreditación) de datos propios.

La pretensión de obtener una copia de un certificado emitido por el RCP para un tercero (ajeno al reclamante) sí podría tener encaje en la noción amplia de información pública que contiene el artículo 13 LTAIBG en la medida en que, en caso de existir dicha copia, se trataría de información que obra en poder del RCP por haber sido elaborada en ejercicio de sus funciones.

Sin embargo, tal como apunta el órgano competente en su resolución inicial —con mención del artículo 18.3 y 4 del Real Decreto 2073/1999, de 30 de diciembre que modifica el Reglamento del Registro Central de personal y las normas de coordinación con los de las restantes Administraciones Públicas— el certificado pretendido incorpora datos personales de una tercera persona (cuyo alcance desconoce este Consejo al no haberse especificado el concreto contenido del certificado solicitado), resultando de aplicación, en consecuencia, las previsiones normativas reguladoras de la protección de los datos de carácter personal.

Desde esta perspectiva no puede desconocerse que, en el caso de que dicho certificado reflejase anotaciones de sanciones, resultaría de aplicación lo dispuesto en el artículo 15.1 LTAIBG que exige el consentimiento expreso del afectado (o el amparo en una norma con rango de ley) para acceder a información que contenga datos relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas que no conllevasen la amonestación pública del infractor; consentimiento o previsión legal que no constan en este caso.

De no ser así, la decisión sobre el acceso debería adoptarse previa ponderación razonada, tal como exige el artículo 15.3 LTAIBG para aquellos datos que ni son meramente identificativos, ni pertenecen a las categorías especiales que tienen una protección reforzada. En este caso, a juicio de este Consejo, la obligada ponderación de derechos e intereses se inclina claramente a favor de la garantía del derecho fundamental a la protección de los datos de carácter personal de los afectados, pues no se ha invocado ni se aprecia un interés público (ni privado) en el acceso que reúna el peso específico suficiente para prevalecer sobre la protección de los derechos de la persona cuyos datos figuran en la documentación solicitada. A estos efectos, resulta relevante que el fin perseguido de someter a escrutinio la regularidad de la provisión del puesto de trabajo existen otros instrumentos en nuestro ordenamiento que implican una injerencia menos intensa en el derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal.

Todo ello con independencia de lo indicado por el Ministerio del Interior en la fase de alegaciones acerca de que la información solicitada no obra en su poder, al depender el RCP del Ministerio de Transformación Digital y de la Función Pública.

6. En consecuencia, de acuerdo con lo expuesto, procede desestimar la reclamación.

RESOLUCIÓN

En atención a los antecedentes y fundamentos jurídicos descritos, procede DESESTIMAR la reclamación interpuesta frente a la resolución del MINISTERIO DEL INTERIOR.

De acuerdo con el artículo 23.1, de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, la reclamación prevista en el artículo 24 de la misma tiene la consideración de sustitutiva de los recursos administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 112.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Contra la presente resolución, que pone fin a la vía administrativa, se podrá interponer recurso contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses, directamente ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, de conformidad con lo previsto en el apartado quinto de la Disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa.

EL PRESIDENTE DEL CTBG
Fdo.: José Luis Rodríguez Álvarez