Instrumentos de descripción del Archivo General del Ministerio del Interior (AGMI)

ANTECEDENTES

1.1.Según se desprende de la documentación obrante en el expediente, el 3 de julio de 2025 el reclamante solicitó al MINISTERIO DEL INTERIOR, al amparo de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (en adelante, LTAIBG), la siguiente información:

«El acceso a los instrumentos de descripción, en cualquier forma que se hallen (catálogos, bases de datos, documentos pdf), del Archivo General del Ministerio del Interior, en lo referente a los fondos anteriores a 1975 de:

1. Dirección General de Política Interior.
2. Subsecretaría de Gobernación - Interior.
3. Secretaría General Técnica.

2. Preferentemente se solicitan en formato digital. De no ser posible el envío de los instrumentos de descripción, no hay objeción alguna en la visita física del archivo».

https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2013-12887

Número y fecha de resolución: indicados al margen.
Número de expediente: 1882/2025
Reclamante:
Organismo: MINISTERIO DEL INTERIOR.
Sentido de la resolución: Estimatoria por motivos formales.
Palabras clave: cultura, archivos, instrumentos de control y descripción, arts. 13 y 24 LTAIBG.

2.2.Mediante resolución de 1 de agosto de 2025 se inadmite la solicitud de acuerdo con lo siguiente:

«1º.- Con fecha 16 de mayo de 2025, el interesado efectuó una solicitud de acceso y consulta en el Archivo General por la que solicitaba relaciones de alcaldes y concejales durante el franquismo. Esa solicitud fue reiterada por correo electrónico y telefónicamente, pidiendo además acudir a consultar presencialmente los instrumentos del archivo por si no se había efectuado la búsqueda correctamente. El Secretario General Técnico respondió con dos resoluciones, fechadas el 1 y el 18 de julio de 2025, en las que se comunicaba al interesado la inexistencia de la documentación que solicita, se le derivaba al Archivo General de la Administración y a la Dirección General de Política Interior, y se le informaba que su presencia en el Archivo General carece de fundamento ya que la documentación que ha solicitado no se conserva en él. Se le recordaba además la normativa, tanto la general estatal como la desarrollada por el Ministerio del Interior, por la que se rige el Archivo General.

2º.- Se significa que la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, Disposición adicional primera, 2, establece que se regirán por su normativa específica, y por esta Ley con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información. Es el caso de la normativa por la que se rige el Archivo General».

3.3.Mediante escrito registrado el 1 de septiembre de 2025, el solicitante interpuso una reclamación ante el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno (en adelante, el Consejo) en aplicación del artículo 24 LTAIBG en la que pone de manifiesto su disconformidad con la resolución dada en el sentido siguiente:

«PRIMERA. Los antecedentes que menta el Secretario General Técnico no competen al caso.

En su resolución el Secretario General Técnico desvela un procedimiento iniciado por mí en mayo de 2025 en la sede electrónica del Ministerio en el marco del proyecto de investigación en el que trabajo. Pese a no tener relación con la petición efectuada por el Portal de la Transparencia me veo obligado a dar algunas explicaciones aclaratorias sobre esta cuestión:

(…)

2. En aquella solicitud se requerían dos cosas: 1. Consultar los Instrumentos de Descripción (IDD) que tuviera el archivo (ya sea en forma de catálogos, bases de datos, etc.) en los que se describe la documentación que pudieran conservar de la Dirección General de Administración Local y; 2. Consultar la documentación que hubiera en el archivo con relaciones de alcaldes y concejales. Se trataba, por tanto, de una petición doble: de un lado solicitud de documentación, de otro, consulta de registros del Archivo.

3. Esta petición fue respondida mediante dos resoluciones:

1. Primero con una resolución firmada a 1 de julio de 2025 por la que se informaba que la búsqueda que había realizado el personal de archivo había resultado negativa. Es decir, que no habían localizado la documentación. En esa resolución no se mencionaba mi petición de acceso a los registros del archivo (IDD). Comuniqué mi insatisfacción con dicha resolución, al no atender en modo alguno a mi petición de acceso al archivo (que había manifestado en repetidas ocasiones por correo electrónico y con la disposición por escrito de suscribir compromisos de confidencialidad).
2. Tras esto, el Secretario General Técnico firmó una segunda resolución el 17 de julio de 2025 en la que se respondía a la cuestión del acceso. En dicho escrito rechazaban mi petición de consultar los registros del archivo aduciendo que, al no haber localizado ellos la documentación que solicitaba, no había lugar a que consultara yo mismo los Instrumentos de Descripción.

(…)

Por el contrario, el expediente incoado en el portal de transparencia solicita disponer de copias de los inventarios de:

• Dirección General de Política Interior
• Subsecretaría de Gobernación – Interior
• Secretaría

SEGUNDA. La resolución no está fundamentada.

2. Una parte considerable de la documentación del Ministerio de la Gobernación de la época franquista no ha sido transferida aún al Archivo General de la Administración y se encuentra todavía en el Archivo General del Ministerio del Interior. Como se puede observar en la siguiente tabla (extraída de la página web del archivo del ministerio) todavía se conserva documentación de muchos órganos con fechas externas anteriores al 4 de julio de 1977, momento en el que el que el Ministerio de la Gobernación se convierte en el de Interior. Si atendemos a los tres organismos de los que hemos solicitado documentación (con asterisco y subrayados en amarillo), vemos que hay casos que remontan a la época republicana. No son meros remanentes, el volumen total que suman los tres organismos (unas 36.000 cajas) atestiguan su importancia.

[Reproducción de la tabla correspondiente a los fondos documentales conservados en el Archivo General del Ministerio del Interior, que de acuerdo con los datos disponibles tienen un volumen de más de 75.000 cajas].

2. En efecto, nuestra petición, como ya hemos argumentado anteriormente, no versa sobre el contenido que custodia el archivo. Por el contrario, tomándolo como un ente público más, solicita la copia de ciertos registros (los IDD) que produce en su funcionamiento orgánico.

3. La normativa del archivo no regula la cesión de copias de documentación que genera el propio archivo, en tanto que ente público, a través de solicitudes de transparencia. En este aspecto, por tanto, la petición se rige de manera directa por la LTBG como registros generados por un ente de la Administración General del Estado».

https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-12887&tn=1&p=20181206#a24

4.4.Con fecha 2 de septiembre de 2025, el Consejo trasladó la reclamación al Ministerio requerido solicitando la remisión de la copia completa del expediente derivado de la solicitud de acceso a la información y el informe con las alegaciones que considere pertinentes. El 17 de septiembre de 2025 tuvo entrada en este Consejo, junto al expediente, escrito en el que se señala lo siguiente:

«1º.- El interesado, con fecha 1 de septiembre de 2025, presenta reclamación en referencia a la resolución del Secretario General Técnico de 1 de agosto de 2025, por la que se inadmitía su petición de acceso al Archivo General del Ministerio del Interior al existir un régimen específico y preferente de acceso en este ámbito, constituido básicamente por la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, la Orden de 21 de diciembre de 2000 por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio del Interior y se regula el acceso a los archivos de él dependientes y la Instrucción de 12 de julio de 2006, de la Secretaría General Técnica, por la que se dictan normas sobre el acceso y la consulta de documentos en los archivos dependientes del Ministerio del Interior.

2º.- A través de la reclamación al Consejo de Transparencia de 1 de septiembre, el interesado solicita, en concreto, no tanto acceder a los documentos sino a los “instrumentos de descripción”, para su directa consulta.

Sin perjuicio de que la búsqueda documental se ha realizado por funcionarios del Cuerpo Facultativo de Archiveros con amplia experiencia en los archivos del Ministerio del Interior, así como en otros archivos estatales, gozando tal actuación de las máximas garantías, utilizando para ello las herramientas internas de gestión, físicas e informáticas, de exclusivo uso por dichos funcionarios, el acceso que se pretende es imposible por cuanto el Archivo General del Ministerio del Interior no es un archivo histórico sino un archivo central, con sus competencias inherentes entre las que no se encuentra la de elaborar instrumentos de descripción.

La Norma técnica 1ª Diccionario de Terminología Archivística [Diccionario de terminología archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993, 2ª ed. 1995 https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/dta/portada.html] define claramente:

INSTRUMENTO DE CONSULTA

Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. En función de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

INSTRUMENTO DE CONTROL

Es aquél que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, son instrumentos de control los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación, registros topográficos, registro gráfico de depósitos; y en la fase de valoración: relaciones, calendarios de conservación, registros generales de entrada y salida, relaciones de eliminación, informes/propuestas de eliminación, relaciones de testigos resultantes de muestreo, etc.

INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN

Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción, proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.

Ambas normas técnicas establecen distintas fases del ciclo vital de los documentos y de tratamiento documental según los tipos de archivo, y a la fase de archivo central o general no le corresponde la elaboración de instrumentos de descripción, sino la elaboración de instrumentos de control, que forman parte de su archivo de gestión o de oficina. Las funciones y los instrumentos resultantes de éstas progresan según el tipo de archivo en el que se encuentren los documentos: en los archivos centrales se identifican y valoran para su control, y en los intermedios e históricos se hacen planes e instrumentos de descripción para la difusión.

En todo caso, como ha quedado expuesto, bajo cualquier concepto que se considere, derivado de la normativa archivística o de la normativa general del procedimiento administrativo, el Archivo General del Ministerio del Interior no elabora ni dispone de instrumentos de descripción.

Sin embargo, el Archivo General no conserva el fondo documental que refiere el solicitante por la razón de que no le ha sido transferido por la Dirección General de Política Interior, competente durante el periodo cronológico de dicho fondo en materia de régimen local y electoral, así como sobre la dirección y coordinación de los gobiernos civiles. Además, el Archivo General del Ministerio del Interior, como archivo central, que no histórico, no dispone de sala de lectura para investigadores ni de instrumentos de descripción, por cuanto la normativa específica que lo rige no exige su elaboración.

Como se ha puesto de manifiesto de forma reiterada, y cualquiera que sea la normativa que se considere, la general de transparencia o la específica de archivos, en el presente caso no estamos ante una negativa o limitación de acceso a la información sino ante el hecho de la imposibilidad material de facilitar lo que no existe, al menos, en el Archivo General del Ministerio del Interior».

5.5.El 17 de septiembre de 2025, se concedió audiencia al reclamante para que presentase las alegaciones que estimara pertinentes; recibiéndose escrito el 30 de septiembre de 2025 en el que señala:

«1. Se hace necesario pues, explicar de dónde viene la distinción entre instrumento de control e instrumento de descripción y por qué es irrelevante en relación a la petición, por ser la petición clara y la distinción meramente analítica en la archivística española.

5. Así pues, “Instrumento de Descripción” dejaría de significar algo genérico, para referirse a documentación generada en los procesos de descripción de los archivos, mientras que “instrumentos de control” se emplearía para etapas de identificación y valoración. Dentro de esta distinción analítica se proponían también el concepto de “instrumento de difusión” para los generados en esa etapa.

[Incluye tabla de clasificación de los instrumentos de consulta de un archivo, indicando para cada etapa, los instrumentos correspondientes (de controlo o de referencia, y entre estos, los instrumentos de descripción y de difusión), así como su utilidad].

6. Se trata, pues, de una distinción analítica creada para asentar la distinción entre diferentes fases de vida de un archivo en la década de los noventa. En el mundo anglosajón, esta distinción es irrelevante, porque emplean principalmente Finding aids, engloba instrumentos que consideraríamos tanto de descripción como de control. En los países del entorno inmediato tampoco existe tal distinción. En Portugal, por ejemplo, se sigue empleando la voz “instrumento de descrição” con la misma generalidad que findig aids, es decir, incluyendo Registros. En Francia se emplea de manera genérica instrument de recherche incluyendo también elementos como registros de entrada (bordereaux de versement).

8. Con este recorrido por la historia terminológica de la archivística española he querido mostrar que la distinción que mantiene el Ministerio del Interior, es por sí misma, bastante artificial y formal. Si nos pusiéramos igual de técnicos y quisiéramos llevar la alegación a un argumento ad absurdum, diríamos que en la medida que esos “instrumentos de control” (que son los únicos que dice tener) se generaron antes de los procesos de estandarización de los noventa, tampoco tiene sentido llamarlos “instrumentos de control”, porque no siguieron las normas que hacen que se les pueda catalogar como tal. Evidentemente es un absurdo. Como absurdo es que un ciudadano que solicite estos documentos tenga que ser experto en la terminología archivística, o que tenga que conocer previamente si las prácticas profesionales que imperan en aquel archivo, hace que allí a los documentos con los que trabajan les llamen instrumento de control o instrumentos de descripción.

ALEGACIÓN ADICIONAL TERCERA- En la práctica de los archivos españoles un mismo documento puede ser Instrumento de Descripción y de Consulta. Ya hemos visto que la distinción entre instrumento de descripción y de consulta es muy analítica, coyuntural y propia de la archivística española. En la mayoría del contexto de la archivística occidental no se emplea. A continuación veremos que tienen sus razones para no hacerlo, porque un mismo documento, según estos criterios, puede ser instrumento de descripción y de consulta.

Así, en el caso concreto del Archivo General de la Administración, que es donde deben ir a parar la documentación de los Ministerios, he podido comprobar que buena parte de instrumentos de descripción (IDD) son en realidad Registros Generales de Entrada (RGE). Estos RGE los emite el órgano que transfiere la documentación y una vez revisados, el AGA en muchas ocasiones los divide y encuaderna individualmente como inventarios. En ocasiones la única diferencia que hay es que se le añade la nueva signatura que tendrá en el archivo intermedio (signAGA le llaman). Solo en algunos casos el AGA emprende programas que profundizan la descripción de esos fondos, analizando el contenido de las series y creando nuevas bases de datos con información toponímica, onomástica, etc. Sin embargo, como decimos, en muchos casos (me atrevería a decir, la mayoría) los investigadores trabajamos con IDD en papel que son realmente antiguos RGE, es decir, trabajamos con documentos que en el momento del traspaso se le consideraban “Instrumento de Control” pero que, tras una simple encuadernación y adición de la nueva signatura del AGA pasan a ser “Instrumento de Descripción”. La distinción, por tanto, es meramente formal y en la práctica no implica cambios materiales.Véase la figura tres de IDD 17.19 del Fondo de Presidencia.

ALEGACIÓN ADICIONAL CUARTA: El Archivo General del Ministerio del Interior debería tener instrumentos de descripción, aunque no los llamen así. Llama poderosamente la atención la declaración que hace el Ministerio de que no se conservan Instrumentos de Descripción. En la ALEGACIÓN ADICIONAL PRIMERA ya hemos mostrado que, habida cuenta de que la petición era clara, una buena práctica de transparencia habría sido contactar con el solicitante ofreciendo los instrumentos que consideren necesarios para cubrir su demanda —que no era acceder a los instrumentos de descripción, como un fin en sí mismo, sino para conocer los fondos— aunque no les llamen instrumentos de descripción (…).

1. En primer lugar queremos mostrar cómo, a excepción de los archivos de gestión, en los restantes archivos que componen el sistema de archivos español, se realizan (o deben realizar) tareas de descripción. Así copiamos textualmente el Real Decreto omitiendo únicamente fragmentos no pertinentes. Hemos subrayado en amarillo las menciones a la fase de identificación, en turquesa a la fase de valoración, en verde a la fase de descripción y en fucsia a la fase de difusión.

[Texto de los artículos 9, 10, 11 y 12 del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre]

5. Además, el Ministerio señala que cuando los archiveros realizan estas consultas utilizan “herramientas internas de gestión, físicas e informáticas, de exclusivo uso por dichos funcionarios”. Estas herramientas deberían ser consideradas con toda firmeza instrumentos de descripción si “proporciona información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s” tal y como reza la definición del término, independientemente del soporte.

6. Que sean herramientas internas no implica, pues, que sean instrumentos de control. Que tengan soporte informático, tampoco, pues los softwares de gestión de bases de datos se apoyan, precisamente, en datasets que son —por su propia naturaleza— fácilmente exportables. Estos datasets pueden ser también considerados instrumentos de descripción según su contenido. No es necesaria la utilización física de ningún ordenador.

“Descripción

Cualquier programa de descripción de fondos en un Archivo Central deberá realizarse partiendo de los resultados de la etapa anterior, pues no tendrá sentido plantearse la elaboración de un inventario, por ejemplo, de series documentales de las que se sabe con certeza que han de ser eliminadas en un plazo más o menos largo o que tengan un período de reserva prolongado en virtud del cual no vaya a ser posible su consulta de forma más o menos inmediata.

Por otra parte, teniendo en cuenta que, si cumple debidamente con sus funciones, un Archivo Central no deberá custodiar nunca fondos históricos, su actividad descriptiva deberá reducirse a aquellas series documentales que excepcionalmente lo requieran por alguna razón muy concreta.

Además, el constante cambio que deben sufrir las fracciones cronológicas de sus series documentales ni siquiera hace aconsejable la elaboración de un Instrumento General como la Guía, cuya finalidad puede ser perfectamente sustituida por el Repertorio de Series.”

[Texto original de la Segunda Guía Técnica. Página 45-46. 5-46. El doble subrayado, con negrita y cursiva, es del propio documento.]

3.4. En resumen, la pionera Guía Técnica de 1992 no solo no prohíbe a los Archivo Generales hacer tareas descriptivas, sino que incluso les guía en ellos. En cualquier caso, cualquier polémica artificiosa que pudiera haber sobre esta cuestión quedaría zanjada en la ALEGACIÓN ADICIONAL CUARTA y su análisis del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, con mayor rango normativo que una norma técnica.

ALEGACIÓN ADICIONAL SEXTA. El trabajo directo con los instrumentos de referencia de los archivos forma parte indelegable de las tareas de investigación científica

SOLICITO

Que se tenga a bien dar por presentada esta reclamación y se atienda, total o parcialmente, la solicitud formulada en el expediente 001-106176, sean calificados como sean calificados en el Archivo General del Ministerio del Interior los instrumentos que contienen descripciones y “proporciona[n] información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s”».

FUNDAMENTOS JURÍDICOS

1.1.De conformidad con lo dispuesto en el artículo 38.2.c) de la LTAIBG https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-12887&p=20181206&tn=1#a38 y en el artículo 13.2.d) del Real Decreto 615/2024, de 2 de julio, por el que se aprueba el Estatuto del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, A.A.I. https://www.boe.es/eli/es/rd/2024/07/02/615, el presidente de esta Autoridad Administrativa Independiente es competente para conocer de las reclamaciones que, en aplicación del artículo 24 de la LTAIBG https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-12887&p=20181206&tn=1#a24, se presenten frente a las resoluciones expresas o presuntas recaídas en materia de acceso a la información.

2.2.La LTAIBG reconoce en su artículo 12 https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-12887&tn=1&p=20181206#a12 el derecho de todas las personas a acceder a la información pública, entendiendo por tal, según dispone en el artículo 13, «los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones».

De este modo, la LTAIBG delimita el ámbito material del derecho a partir de un concepto amplio de información, que abarca tanto documentos como contenidos específicos y se extiende a todo tipo de “formato o soporte”. Al mismo tiempo, acota su alcance, exigiendo la concurrencia de dos requisitos que determinan la naturaleza “pública” de las informaciones: (a) que se encuentren “en poder” de alguno de los sujetos obligados, y (b) que hayan sido elaboradas u obtenidas “en el ejercicio de sus funciones”.

Cuando se dan estos presupuestos, el órgano competente debe conceder el acceso a la información solicitada, salvo que justifique de manera clara y suficiente la concurrencia de una causa de inadmisión o la aplicación de un límite legal.

3.3.La presente reclamación trae causa de una solicitud, formulada en los términos que figuran en los antecedentes, en la que se pide el acceso a información consistente en los instrumentos de descripción del Archivo General del Ministerio del Interior, en concreto, aquellos referidos a los documentos anteriores a 1975 producidos por la Dirección General de Política Interior, la Subsecretaría de Gobernación (anterior denominación del Departamento) – Interior y la Secretaría General Técnica

El Ministerio inadmitió la solicitud con base en el apartado 2 de la Disposición adicional primera LTAIBG, invocando la aplicación de la «normativa general estatal como la desarrollada por el Ministerio del Interior, por la que se rige el Archivo General», a lo que se añade en el trámite de alegaciones que el Archivo General del Ministerio del Interior «no elabora ni dispone de instrumentos de descripción», indicando las diferencias entre instrumentos de descripción y de control, y exponiendo que la normativa específica no obliga a que los archivos en la «fase de archivo central o general» elaboren instrumentos de descripción.

En su reclamación, el interesado aclara que su petición «no versa sobre el contenido que custodia el archivo», sino que, considerando al Archivo General del Ministerio del Interior «como un ente público más, solicita la copia de ciertos registros (los IDD [instrumentos de descripción]) que produce en su funcionamiento orgánico» dicho Archivo. Posteriormente, en el trámite de audiencia interesa que se le faciliten los instrumentos de control existentes, tras una exposición sobre los conceptos archivísticos de instrumento de descripción e instrumento de control de la que concluye que «[e]n la práctica de los archivos españoles un mismo documento puede ser Instrumento de Descripción y de Consulta».

4.4.Con carácter previo conviene recordar que el artículo 13 LTAIBG, antes transcrito, determina que el objeto del derecho de acceso a la información pública son los contenidos o documentos que obren en poder de alguno de los sujetos obligados por haberla elaborado o adquirido en el ejercicio de sus funciones.

Por ello, no tienen cabida en el ámbito material del derecho de acceso a la información pública aquellas solicitudes en las que lo pretendido es obtener respuesta a una consulta, obtener una justificación específica de las razones por las que se realizó una actuación y no otra, obtener una concreta actuación material de la Administración u evidenciar una queja, como ocurre en este caso en el que el reclamante expone que «[e]l Archivo General del Ministerio del Interior debería tener instrumentos de descripción» y que «[u]na parte considerable de la documentación del Ministerio de la Gobernación de la época franquista no ha sido transferida aún al Archivo General de la Administración y se encuentra todavía en el Archivo General del Ministerio del Interior».

En consecuencia, dado que la competencia atribuida a este Consejo es la de conocer de las reclamaciones que se presenten en aplicación del artículo 24 LTAIBG frente a las resoluciones expresas o presuntas en materia de acceso a información pública, no siendo éste el objeto de la indicada parte de la reclamación, se han de inadmitir dichas peticiones con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116.1.a) de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo común de las Administraciones Públicas.

5.5.También con carácter previo debe recordarse que la naturaleza estrictamente revisora de la reclamación regulada en el artículo 24 LTAIBG no permite al reclamante alterar en este procedimiento de recurso el objeto de su solicitud de acceso, salvo cuando lo acote a una parte de lo pedido inicialmente. Por consiguiente, este Consejo no puede pronunciarse sobre la procedencia o no del acceso a informaciones no incluidas en la solicitud formulada ante el órgano cuya decisión se revisa y se introducen por primera vez la reclamación o, como ocurre en este caso, en el trámite de audiencia, en el que se solicitan los instrumentos que «proporciona[n] información sobre archivo/s, fondo/s o serie/s», en alusión a los instrumentos de control y a «las herramientas internas de gestión, físicas e informáticas»que el Ministerio expone que se utilizan por parte de los funcionarios de dicho Archivo.

En efecto, si bien asiste la razón al interesado cuando afirma que por parte del Ministerio no se puede exigir a cualquier ciudadano que solicite estos documentos que«tenga que ser experto en la terminología archivística», este Consejo considera que tampoco puede exigirse al Ministerio que responda acerca de los instrumentos de control cuando específicamente se formula una solicitud de instrumentos de descripción por parte de un usuario del propio Archivo e investigador del ámbito universitario que además consta que dispone de amplios conocimientos sobre terminología archivística, tal y como queda acreditado en los escritos dirigidos a este Consejo. En efecto, consta una previa relación entre el Archivo y el reclamante en el contexto de solicitudes y consultas de documentos de archivo, a lo que se une que los conceptos manejados por el reclamante en el trámite de audiencia no difieren en lo esencial de los conceptos presentados por el Ministerio en sus alegaciones. Dadas las indicadas circunstancias del caso, se considera que difícilmente el Ministerio del Interior podía haber entendido que el reclamante incluía los instrumentos de control en su petición de los instrumentos de descripción, y, por tanto, no cabe introducir dicha petición en el presente procedimiento.

6.6.Por otra parte, este Consejo considera que, de acuerdo con lo previsto en el apartado 2 de la Disposición adicional primera LTAIBG, existe un régimen jurídico específico que regula el acceso a los documentos custodiados en los archivos que no tengan la consideración de archivos de oficina o gestión y que viene dado por lo dispuesto en el artículo 57 de la Ley de Patrimonio Histórico Español (LPHE), que se desarrolla y complementa en el «Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso», en concreto en su capítulo IV, titulado «Procedimiento de acceso a documentos y archivos», artículos 23 a 32, que dispone todo lo relativo a la formulación de la solicitud de acceso, autorización de entrada a los archivos y consulta de documentos, a la tramitación de las solicitudes, obtención de copias, plazos para su resolución y el régimen de impugnaciones de las resoluciones dictadas en esta materia, entre otros asuntos relacionados con la materia, debiendo ser éste el cauce utilizado por el reclamante para obtener la copia de los documentos pretendidos.

Sin embargo, tal y como se expone en la reclamación, en este caso se interesan no los documentos ingresados en el Archivo General del Ministerio del Interior, sino que «tomándolo como un ente público más, solicita la copia de ciertos registros (los IDD [instrumentos de descripción]) que produce en su funcionamiento orgánico». Aunque en la resolución se indica inicialmente que resulta aplicable el expuesto régimen jurídico específico de la normativa sobre archivos y patrimonio documental, lo cierto es que únicamente el artículo 24.4 del Reglamento 1708/2011 se refiere a dicha información, indicando que «el responsable del archivo pondrá a disposición del público los instrumentos de referencia y descripción de los fondos documentales que lo integran, con excepción de los que en aplicación de las limitaciones legalmente previstas no deban constar», por lo que en lo demás resultará aplicable, tal y como prevé el apartado 2 de la Disposición adicional primera LTAIBG invocada por el Ministerio, la regulación contenida en la LTAIBG.

7.7.Sentado lo anterior, y quedando el objeto de esta reclamación acotado a la petición de instrumentos de descripción, en cualquier forma que se hallen (catálogos, bases de datos, documentos pdf), del Archivo General del Ministerio del Interior, en lo referente a los fondos anteriores a 1975, el análisis de la conformidad de la respuesta dada por el Ministerio no puede desconocer que la solicitud objeto del presente procedimiento se realiza con base en los datos sobre fondos documentales de carácter histórico facilitados por el Ministerio del Interior tanto en el cuadro de clasificación publicado en la web oficial como en anteriores respuestas a consultas de archivo realizadas por el interesado, y que, tal y como consta en este procedimiento, el Ministerio ha dado respuesta anteriormente a este mismo interesado.

En concreto, en lo que se refiere a la solicitud del 3 de julio de 2025, objeto de este procedimiento, este Consejo considera que la respuesta dada en la resolución no fue conforme a la LTAIBG, pues simplemente se recogían los antecedentes de respuesta dada al interesado en una anterior consulta y se inadmitía la solicitud aludiendo de modo general a la existencia de una normativa específica en el ámbito de los archivos.

No puede desconocerse, sin embargo, que ante la reclamación, en la que el interesado incidió en que «nuestra petición, como ya hemos argumentado anteriormente, no versa sobre el contenido que custodia el archivo (…) [sino que] solicita la copia de ciertos registros (los IDD) que produce en su funcionamiento orgánico», el Ministerio ha declarado formalmente que «el Archivo General del Ministerio del Interior no elabora ni dispone de instrumentos de descripción», respuesta, esta sí, completa y conforme a la LTAIBG

8.8.Volviendo a lo previsto en el citado artículo 13 LTAIBG, el objeto del derecho de acceso a la información pública son los contenidos o documentos que obren en poder de alguno de los sujetos obligados por haberla elaborado o adquirido en el ejercicio de sus funciones, por lo que la existencia previa de la información en su ámbito de competencias es condición necesaria para el reconocimiento del derecho.

En este caso, el órgano requerido ha declarado formalmente que no existe la información solicitada ya que el Archivo General del Ministerio del Interior no dispone de instrumentos de descripción, afirmación que este Consejo no tiene motivos para poner en duda.

A ello no obsta que, como indica el reclamante, la normativa aplicable sí prevé que los archivos centrales realicen tareas de descripción (artículo 10 del citado Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre), ni tampoco que en otros archivos (como el Archivo General de la Administración, que esgrime como ejemplo el interesado) se hayan revisado instrumentos de control a fin de habilitarlos para la función de instrumentos de descripción, ya que se desprende de lo afirmado por el Ministerio del Interior que dicha habilitación no se ha realizado por su Archivo General.

9.9.En virtud de las razones expuestas, la presente reclamación debe ser estimada por motivos formales al no haberse respetado el derecho del reclamante a obtener la información completa en el plazo máximo legalmente establecido, habiendo sido necesaria la interposición de una reclamación ante este Consejo para ver plenamente reconocido su derecho.

RESOLUCIÓN

En atención a los antecedentes y fundamentos jurídicos descritos, procede ESTIMAR por motivos formales la reclamación interpuesta frente al MINISTERIO DEL INTERIOR.

De acuerdo con el artículo 23.1 https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-12887&tn=1&p=20181206#a23, de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, la reclamación prevista en el artículo 24 de la misma tiene la consideración de sustitutiva de los recursos administrativos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 112.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565&p=20151002&tn=1#a112.

Contra la presente resolución, que pone fin a la vía administrativa, se podrá interponer recurso contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses, directamente ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, de conformidad con lo previsto en el apartado quinto de la Disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1998-16718&p=20230301&tn=1#dacuarta.

EL PRESIDENTE DEL CTBG
Fdo.: José Luis Rodríguez Álvarez